Vanwege de Corona problematiek heeft het CvB besloten dat studenten zich tot een uur voor de toets mogen uitschrijven, en dat ze de toets op een ander moment aangeboden krijgen. Dit besluit geldt voor studenten die door Corona of Quarantaine niet in de gelegenheid zijn om de toets op locatie te kunnen maken. Osiris biedt standaard niet de mogelijkheid om studenten tot een uur voor de toets uit kunnen schrijven. Dit kan wel op aantal werkdagen voor de toets. In deze Zaak leggen we het tijdstip van aanvraag vast zodat we kunnen controleren of de student het verzoek tot uitschrijven op tijd indient. In dat geval behoudt de student in Osiris de betreffende kans.

De na-uitschrijfzaak is van tijdelijke aard. Vooralsnog geldt het CvB besluit voor collegejaar 2020-2021 en 2021-2022. Deze Zaak ondersteunt het verzoek tot uitschrijven voor de toetsen die nog volgen in collegejaar 2020-2021 en 2021-2022.

RET maakt over het algemeen de toetsroosters definitief 5 werkdagen voor de toets. Daarom houden we de termijn van 5 werkdagen aan voor de na-uitschrijfzaak. De student kan zichzelf tot 5 werkdagen voor de toets via Osiris Student zelf uitschrijven (hiervoor is een parameter ingericht) en vanaf 5 werkdagen tot een uur voor de toets via de na-uitschrijfzaak.

De na-uitschrijfzaak is voor toetsen met een toetsrooster, oftewel de RET toetsen. Maar het is mogelijk om toetsroosters via Osiris menu 1.1.65 of 1.1.70 toe te voegen en deze ook op te nemen. Het CvB besluit is met name bedoeld voor toetsen die op locatie gemaakt worden en die de student door Corona/quarantaine niet kan maken.

In het formulier waarmee de student de na-uitschrijfzaak start is een lijst met toetsen opgenomen, waarvoor de student zich kan uitschrijven. Deze lijst wordt getoond op basis van de volgende voorwaarden:

• Er is een toetsrooster aanwezig voor de toets in Osiris
• De toetsdatum + tijd is vanaf 5 werkdagen tot een uur voor de toets
• De toets valt binnen het examenprogramma of minor programma van de student
• De student heeft een inschrijving voor de toets
• De student heeft een geldige inschrijving voor de opleiding
• Bij de cursus is aangegeven dat de student zich mag uitschrijven voor de toets
• De datum van vandaag valt binnen een blokweek in menu 3.3.03, de blokken moeten opeenvolgend zijn, dit is noodzakelijk om het juiste blok te kunnen bepalen.
• Er is geen resultaat ingevoerd (de toetsregistratie moet nog de status inschrijving hebben)

Daarnaast zijn er nog een aantal voorwaarden aan de zaak zelf:

• De student kan per zaak zich maximaal voor 10 toetsen per keer uitschrijven
• Er is geen limiet hoeveel keer de student een zaak kan starten per collegejaar

We geven een groep potentiële behandelaars toegang tot de zaak, die groep heet Actor. Iemand die een taak afhandelt is een behandelaar in de zaak. De na-uitschrijfzaak kent 2 actoren, de student en 'Academiebureau'. Daarnaast hebben de leden van de examencommissie leesrechten in deze Zaak. De student Actor spreekt voor zich. De 'Academiebureau' Actor zijn de medewerkers die ook cijfers mogen invoeren/ studenten mogen in en uitschrijven voor toetsen (op basis van toegekende autorisatie in Osiris), en daarvoor is de keuze gemaakt dat het de medewerkers zijn met het profiel SV_BEHEER_STUDIERESULTATEN.

In deze na-uitschrijfzaak is opgenomen dat er een notificatie email gestuurd wordt naar de actor 'Academiebureau' van de betreffende opleiding van de student. Zie in bovenstaande paragraaf wie dat zijn.

Het is mogelijk op academie niveau de mails naar alle academiebureau actoren te sturen. Dat kan op individueel niveau (naar medewerker) of naar een functioneel e-mailadres. Via een servicelijnmelding kan door de Osiris-coördinator van de academie aangegeven worden waar de voorkeur naar uit gaat. De default instelling is dat het op individueel niveau verstuurd wordt (naar persoonlijk e-mailadres van alle actoren met bovenvermeld profiel.

Ga naar Osiris-Docent via https://osirisdocent.avans.nl, om de na-uitschrijfzaken te kunnen bekijken en afhandelen. In het dashboard (startpagina) in Osiris Docent is zichtbaar hoeveel na-uitschrijfzaken er openstaan. Hier staan alle zaken waar nog geen actie op ondernomen is, of waar je zelf de actor/behandelaar van bent. Je wordt behandelaar van de taak zodra je iets wijzigt in de taak, bijvoorbeeld opslaan van het controle formulier (zie stap 4).

1. Klik bij ZAAK op de na-uitschrijfzaak om naar alle openstaande zaken te gaan. In dit voorbeeld is dat er maar 1.

Vervolgens wordt de lijst met openstaande taken getoond. De na-uitschrijfzaak kent maar één taak. In dit voorbeeld is er maar een openstaande taak/zaak.

1. Standaard staat deze filter op "Mijn openstaande taken", indien je alle taken wilt zien, kies dan voor "Alle openstaande taken". Hiermee zie je dan ook de taken waar eventueel je collega behandelaar is.
2. Klik op het linker (grijze) gedeelte om naar de details van de taak te gaan, om deze vervolgens af te handelen.

Van de betreffende taak wordt vervolgens de details getoond en de instructie wat er gedaan moet worden om de zaak af te handelen. Lees de instructie.

1. Open eerst het controle formulier.

Vanwege technische redenen om het automatisch uitschrijven mogelijk te maken is het noodzakelijk om het controle formulier eerst te openen en op te slaan voor je kiest voor afronden Daarmee wordt het onderste gedeelte van het formulier opgeslagen in Osiris en kan het gebruikt worden om de student voor de toetsen uit te schrijven.

De nummers 1 t/m 3 en 5 t/m 8 zijn informatief over het formulier. Alleen nummer 4 en 9 zijn belangrijk voor deze stap.

1. Dit is de lijst met toetsen waarvoor de student zich wilt uitschrijven.
2. Dit is het aantal toetsen van de lijst er boven.
3. Dit is de datum en tijd waarop de student het zaakformulier heeft geopend, en dit tijdstip moet vanaf 5 werkdagen tot een uur voor de toets(en) zijn.
4. De student heeft de mogelijkheid om een opmerking te plaatsen. Bepaal of hier iets staat waar iets mee gedaan moet worden.
5. Hier worden de toetsen getoond waarvoor de student is uitgeschreven, oftewel de verwerkte uitschrijvingen. Deze is bij deze stap nog leeg.
6. Hier wordt het aantal verwerkte uitschrijvingen getoond. Deze is bij deze stap nog leeg.
7. Hier kan een opmerking ingevoerd worden die gericht is aan de student. Vul hier alleen iets in als er afgeweken wordt van de aanvraag, of om antwoord te geven op de opmerking die de student heeft geplaatst.
8. Dit gedeelte kan genegeerd worden, en is noodzakelijk om het automatisch uitschrijven mogelijk te maken
9. Klik op Opslaan

Alle noodzakelijke stappen zijn gedaan. Nu kan er automatisch uitgeschreven worden.

1. Klik op "Afronden- automatisch".

Als alles goed is gegaan, is de zaak afgerond. De student ontvangt een bevestigingsmail, en het scherm ziet er als volgt uit:

Deze zaak kent maar 1 taak en zowel de zaak en taak hebben als uitkomst "Afgerond".

1. De taak heeft de status afgerond gekregen
2. De zaak heeft de status afgerond gekregen

De zaak is afgerond en de student hoort succesvol uitgeschreven te zijn voor de gevraagde toetsen. Dit kan als volgt gecontroleerd worden door weer op het controle formulier te klikken:

1. Controleer of het aantal aangevraagde uitschrijvingen gelijk is aan het aantal verwerkte uitschrijvingen.
2. Het is niet nodig om alle toetsen te controleren, alleen als er een afwijking is in het aantal.

Het is mogelijk dat er een foutmelding getoond wordt tijdens het automatisch uitgeschrijven. Bijvoorbeeld als er ondertussen een resultaat is ingevoerd bij één of meerdere toetsen. Waarschijnlijk is het een resultaat wat verwijderd moet worden (bijvoorbeeld NA), maar omdat het door de docent is ingevoerd zal dat via de docent moeten als het resultaat nog niet is vastgesteld. Dit kan in de praktijk niet voorkomen als de uitschrijfverzoeken dagelijks verwerkt worden. Dat is een van de redenen waarom het belangrijk is om de na-uitschrijfzaken dagelijks te verwerken. De andere is dat de student een bevestigingsmail krijgt als de zaak is afgehandeld.

Voorstel voor afhandelen bij resultaat dat verwijderd moet worden:

1. Neem contact op met de docent en laat deze z.s.m. het resultaat verwijderen.
2. Docent haalt het resultaat weg
3. Ga terug naar de betreffende zaak en klik op "Afronden- automatisch"

Er kan een andere reden zijn dan in stap 7 aangegeven, waardoor het technisch niet mogelijk is om de student uit te schrijven voor een toets en daardoor de zaak handmatig afgehandeld moet worden.

1. Ga naar Osiris Basis
2. Schrijf de student handmatig uit voor de toetsen
3. Ga terug naar de zaak en vink alle verwerkte toetsen aan in het controle formulier (zie stap 6)
4. Mocht het aantal verwerkte toetsen met een reden afwijken, geef dan in de opmerking aan de student aan voor welke toets hij niet uitgeschreven is.
5. Klik op "Afgerond - handmatig"

Het rapport Na-uitschrijvingen per toetsdatum is een totaallijst met alle toetsuitschrijvingen die ingediend zijn, met de status of de uitschrijving verwerkt is of niet. Deze lijst kan gebruikt worden om de presentielijsten bij te werken met de last-minute uitschrijvingen die via de na-uitschrijfzaak verlopen. Het is een excel-lijst van alle toetsen die op die dag plaatsvinden binnen de betreffende academie. De studenten van een andere academie die ingeschreven zijn voor een toets van deze opleiding (bijvakkers, minors) staan ook op de lijst met de academie waar ze de eigen opleiding volgen.

Dit rapport kan opgevraagd worden via menu 9.2.28 Overzicht kerngegevens zaken, met als rapportnaam, AVANS Na-uitschrijvingen per toetsdatum.

LET OP: dit rapport is een intensief rapport wat mogelijk veel van de database van Osiris vraagt. Ga daarom zorgvuldig om met het opvragen van dit rapport en heb geduld tijdens het uitvoeren van het rapport. Als het te lang duurt probeer dit rapport dan niet af te breken door het sluiten van Osiris in de browser (het rapport zal op de achtergrond in Osiris blijven draaien).