Doel: Deze werkinstructie laat zien welke inrichting er nodig voor het inzetten van de voorinschrijving met voorkeuren functionaliteit in Osiris ten behoeve van de Avans keuzemodules.
Voor wie: Osiris Coördinatoren die de inrichting doen voor de Avans keuzemodules.
Inleiding
In periode 2.3 zullen Avans-studenten een keuze moeten maken voor hun keuzemodule. Het is een hele uitdaging om alle keuzes van de studenten zo goed mogelijk te verdelen over de modules en daarbij rekening te houden met de voorkeuren van de student, maar ook met het aantal beschikbare plaatsen van een module. Om deze plaatsen zo goed mogelijk te verdelen moeten studenten vooraf hun voorkeuren opgeven. Hierbij wordt gebruikgemaakt van voorinschrijving en deze vindt plaats per aanvangsblok. Hierbij kun je inrichten hoeveel voorkeuren een student mag opgeven.
Nadat de studenten hun voorkeuren hebben opgegeven in Osiris Student, kan in Osiris Basis een loting worden uitgevoerd om de studenten zo goed mogelijk te verdelen over de cursussen. Wanneer het resultaat naar wens is kan de loting definitief worden gemaakt zodat de studenten daadwerkelijk worden ingeschreven.
In Osiris heet de functionaliteit Loting voorinschrijving cursussen. Echter wordt er binnen Avans NIET gesproken over loting. Deze term dekt niet de lading en kan ook een verkeerd beeld geven bij de studenten, medewerkers én docenten.
Er is voor gekozen om te spreken over het maken van een optimale verdeling op basis van de opgegeven voorkeuren (ipv loten) en het plaatsen van de student bij de module.
Inrichten blokkentabel
Bij keuzeonderwijs in de Avans Academie zal Functioneel beheer dit zelf inrichten.
Onderstaande is alleen van toepassing op keuzeonderwijs dat buiten P2.3 valt, waarbij je gebruik maakt van deze functionaliteit en dit in Osiris ook binnen de eigen academie doet. Doe dit altijd in overleg met Functioneel Beheer. Er zijn namelijk een aantal zaken mbt de (keuze)modules waar rekening mee gehouden moet worden om te zorgen dat de (keuze)modules op de juiste plek ingericht worden.
In de 'Referentietabellen- Blokken' (menu 3.3.03) dienen bij het juiste blok onderstaande gegevens toegevoegd te worden.
1. Minimum aantal voorkeuren: Het minimum aantal voorkeuren dat de student kan opgeven bij voorinschrijving met voorkeuren.
2. Maximum aantal voorkeuren: Het maximum aantal voorkeuren dat de student kan opgeven bij voorinschrijving met voorkeuren.
3. Minimum aantal inschrijvingen: Het minimum aantal cursussen waarvoor de student moet worden ingeschreven.
4. Maximum aantal inschrijvingen: Het maximum aantal cursussen waarvoor de student moet worden ingeschreven.
De student zal pas voorkeuren kunnen opgeven in Osiris Student als een minimum én maximum aantal inschrijvingen óf aantal punten is ingevuld. Wanneer wij gebruik maken van deze functionaliteit zullen deze in principe op 1 staan.
5. Hier komt de periode dat de voorinschrijving open staat. Vul hier de datums in voor Voorinschrijven vanaf, Voorinschrijven t/m en Intrekken voorinschrijving t/m.
Functioneel beheer richt deze tabellen in, dus maak hiervoor een melding in servicepunt indien je dit dus buiten 2.3, binnen de eigen academie gaat gebruiken.
Vermeld onderstaande gegevens.
Academie:
Blok:
Minimum aantal voorkeuren:
Maximum aantal voorkeuren:
Minimum aantal inschrijvingen en maximum aantal inschrijvingen staan op 1 wanneer deze functionaliteit gebruikt wordt.
Datums van:
Voorinschrijven vanaf:
Voorinschrijven t/m:
Intrekken voorinschrijving t/m:
Inrichting Module
De modules die aangeboden worden voor het Avans Keuzeonderwijs, moeten helemaal nieuw aangemaakt worden onder de AVAC.
Log hiervoor in onder de Avans Academie rechtsboven in Osiris.
Ga naar menu 'Cursus-Cursus' (menu 1.1.01) en maak een nieuwe cursus(module) aan met het groene plusje.
Het inrichten van de module is grotendeels hetzelfde als van een module in je eigen academie.
Maar om te zorgen dat een module gekenmerkt is als een module waarbij gewerkt wordt met voorinschrijving en omdat ze in de AVAC staan, dien je in Osiris wat zaken in te richten.
Ga naar menu 'Cursus-Cursus' (menu 1.1.01).
Bij het coördinerend onderdeel, kies je voor het organisatieonderdeel dat bij jouw academie hoort.
Deze zijn ingericht voor de AVAC academie en starten met 'AV' en dan de eerste 2 letters van de academie.
Zorg dat onderstaande instellingen goed staan.
1. Inschrijven open voor bijvakkers 'Ja'
2. Zet wachtlijst cursus op 'Ja'
3. Voorinschrijving: op 'Ja, met voorkeuren'. Zorg dat de andere instellingen ook gelijk zijn.
Ga naar Cursus-Werkvormen (menu 1.1.04).
Zorg dat hier inschrijven werkvorm: Onderwijs is toegevoegd en inschrijven? op 'Automatisch' staat.
Ga naar Cursus-Blokken (menu 1.1.06).
Voeg hier het blok toe waarin de module wordt aangeboden voor keuze onderwijs.
Dit zou in de basis P3 moeten zijn. De toets en herkansing vind plaats binnen het blok, dus kies bij toets voor P3 en H3.
Ga naar Cursus-Verzorging (menu 1.1.07).
1. Inschrijven door faculteit: Kies voor AVAC én jouw academie.
2. Kies bij verzorgend onderdeel voor het organisatieondereel van jouw academie. (dus AV gevolg door de 2 letters van de academie).
Ga naar 'Cursus-Werkvormgroepen' (menu 1.1.17).
Vul het maximum aantal deelnemers van de module in.
Als de module in meerdere blokken wordt aangeboden, dien je het maximum aantal per blok aan te geven!
Het is niet noodzakelijk, maar wel sterk aangeraden om deze al tijdens de voorinschrijvingsperiode ingevuld te hebben. Wanneer de analyse van de voorinschrijvingen van start gaat, dus na sluiting van de voorinschrijvingsperiode, heb je dit wel nodig.
Toevoegen vrij veld module
Wanneer de modules via de Avac worden aangeboden, dien je vrije velden toe te voegen. Hiermee zorg je dat de keuze van de student straks ook op de juiste plek in het examenprogramma terecht komt.
Ga naar Cursus- vrije velden (menu 1.1.03).
Voeg onderstaande vrije velden toe:
1. Avans keuzeonderwijs. Deze is nodig voor alle Avans keuzemodules.
2. Het vrije veld dat bij jou academie hoort, in dit geval ABE keuze onderwijs. Deze kun je later gebruiken wanneer er binnen de academie bijvoorbeeld verplichte keuze is.
Klik op 'Opslaan'.
Keuzeonderwijs in het examenprogramma bouwen
Het is nodig dat een student al aan een bachelor programma is gekoppeld, zodat de module die hij bij de voorinschrijving kiest, ook in het juiste examenprogramma terecht zal komen. Daarnaast voorkom je dan ook een waarschuwing in het inschrijfproces dat de cursus niet voldoet aan het vast deel van het examenprogramma.
Het examenprogramma zul je dus al moeten bouwen.
In het (nog te schrijven) artikel mbt bouwen examenprogramma modulair bachelor, vind je de instructie voor het Bachelor examenprogramma.
Vóór de start van het voorinschrijven, zullen de studenten aan het bachelor examenprogramma moeten worden gekoppeld.
Ga in het Examenprogramma- Onderwijsprogramma (menu 1.3.05) naar het juiste examenonderdeel.
Door het toevoegen van het vrije veld zorg je ervoor dat de module die de student kiest, op die plek in het examenprogramma terecht komt.
Klik op voorwaarden om een vrij veld toe te voegen.
Kies voor toevoegen vrije velden
Kies voor Avans Keuzeonderwijs en klik op OK.
Klik op 'Opslaan'.
Je ziet dan dat het vrije veld is toegevoegd.
Het keuzeonderwijs wordt niet meegenomen in de berekening van het judicium. Zorg ervoor dat deze uitgesloten wordt bij Examenprogramma- Judicium (menu 1.3.09).
Plaatsing met behulp van voorinschrijving
In 'Loting voorinschrijving cursussen (per blok)' (menu 2.4.80) vind je de blokken waarvoor een voorinschrijving op basis van voorkeuren is ingericht. Standaard staat de kolom 'Aantal studenten met voorkeuren'(1) niet zichtbaar. Deze kun je toevoegen via Bekijken; Kolommen.
Hier wordt dan zichtbaar wat is totaal aantal studenten is die hun voorkeur doorgegeven hebben.
In 'Loting voorinschrijving cursussen (per blok) - Blok' (menu 2.4.81) staat het overzicht van de inrichting van het blok met betrekking tot de voorinschrijving.
Het scherm Cursussen in 'Loting voorinschrijving cursussen - Cursussen' (menu 2.4.82) toont de cursussen waarop de loting van toepassing is. Per cursus wordt getoond hoeveel plaatsen er beschikbaar zijn (1), hoeveel studenten hun voorkeur voor deze cursus hebben uitgesproken (2) en, indien er een loting is uitgevoerd hoeveel studenten zijn geplaatst op de cursus(3). Wanneer er een proefloting is geweest zie je ook hoeveel studenten zijn geplaatst op de cursus bij de proefloting (4).
Bij 'Aantal studenten' zie je het totaal aantal studenten die de betreffende cursus in hun voorkeur hebben gezet. Dus wanneer er bijvoorbeeld 100 studenten kiezen en iedereen geeft 3 voorkeuren op, zal er 3 keer 100 komen te staan. Je ziet hier dus niet alleen de aantallen eerste keuzes.
In scherm 'Loting voorinschrijving cursussen - Studenten' (menu 2.4.83) kun je per student de opgegeven voorkeuren zien (1) met de volgorde (2) en of ze geplaatst zijn (3) of geplaatst zijn bij een proefloting.(4)
Na afloop van de voorinschrijvingsperiode komt er een periode waarin we de voorinschrijvingen gaan analyseren. Met die informatie komt er inzicht in de totale aantallen voorkeuren per module en door middel van proeflotingen krijgen we inzicht in wie waar geplaatst zou kunnen worden.