De standaardselectie leidt vaak tot een te grote selectie cursussen. In de praktijk zal je vaak je zoekopdracht willen verfijnen naar cursussen van je eigen academie en wellicht alleen cursussen met de status ‘Definitief’. In dat geval vul je bij ‘Beperk cursussen tot’ de waarde ‘Alleen eigen cursussen’ in, en bij status ‘Definitief’. Je kunt deze waarden intypen of selecteren via de LOV (List of Values) -knop naast het filterveld.

Opdracht:

Verfijn de zoekopdracht zoals hierboven beschreven staat en voer hem uit.

Vraagje: 

Hoeveel rijen zijn er nu gevonden?

1. Je kunt de zoekresultaten filteren door op het trechtertje te klikken.
2. Hierdoor verschijnen er velden boven de kolomnamen waarin een filter kan worden opgegeven. De filter wordt uitgevoerd door op <Enter> te drukken.
3. Deze filters kunnen weer verwijderd worden door op de trechter met het rode kruis erdoor te klikken en de velden zelf kunnen verborgen worden door opnieuw op het trechtertje  te klikken.

Het initiële zoekscherm toont een beperkt aantal selectiecriteria. Er zijn echter veel meer filters waarmee je studenten, cursussen, examenprogramma’s etc. kunt selecteren. Deze filters bereik je via de knop 'Uitgebreid zoeken'.

We gaan dit oefenen door studenten te zoeken. Het scherm om studenten te zoeken is 2.1 Student – Zoek. Dit kan je bereiken door het menunummer in te typen of door via het menu Student, Student, naar Studentgegevens te gaan.

We gaan dit oefenen door studenten te zoeken. Het scherm om studenten te zoeken is 2.1 Student-Zoek.

Dit kan je bereiken door het menu nummer in te typen of door via het menu Student, Student naar Studentgegevens te gaan.

Opdracht:
Ga naar het zoekscherm voor studenten op de door jou gewenste manier.

Als het goed is, zie je nu bovenstaande scherm met de standaardselectie van OSIRIS om een student te zoeken. Vaak zal je een student zoeken op basis van zijn studentnummer of achternaam, maar het kan voorkomen dat je bijvoorbeeld een selectie wilt maken van alle studenten die bezig zijn met een bepaalde opleiding.

Opdracht:
Zoek een student op basis van achternaam, neem de naam ‘Jansen’ en beperk de studenten ‘Alleen eigen studenten’ klik dan o 'Zoeken'.

1. De gevonden studenten staan in het rechterkader in tabelvorm.
2. Via dubbelklikken of de pijltje knop, kun je naar de detailgegevens van de student.
3. Onder de zoekresultatentabel staat een tabel met inschrijfhistorie (inschrijvingen van de student bij de instelling) van de geselecteerde student.

In je selectie, je zoekresultaat, heb je nu ook studenten staan die niet meer zijn ingeschreven. Als je wilt weten wie er voor dit collegejaar staan ingeschreven, kun je een extra filter instellen via 'Uitgebreid zoeken'.

Opdracht:
Kies voor 'Uitgebreid zoeken'.

Je komt nu in onderstaande scherm. Merk op dat de eerder ingevulde zoekcriteria nog steeds ingevuld staan.
De zoekcriteria zijn ondergebracht in verschillende onderdelen. Per onderdeel zijn relevante zoekcriteria opgenomen. Om alleen de studenten te selecteren die voor het huidige collegejaar staan ingeschreven, moet je bij het onderdeel ‘Inschrijving opleiding’ een extra waarde opgeven.

Opdracht:
De selectie wordt nu aangepast op basis van de extra zoekcriteria, die ook te vinden zijn in het scherm links. Links staan altijd de opgegeven criteria en rechts vind je het resultaat van de zoekopdracht in beeld.

1. Klik op 'Uitgebreid zoeken'
2. Ga naar het onderdeel ‘Inschrijving opleiding’
3. Vul bij ‘Collegejaar’ het huidige collegejaar in
4. Vul bij ‘Actiefcode opleiding’ de waarde = 4.
5. Vul bij 'Reden beëindiging (inschrijving) is leeg
6. Kies vervolgens voor 'Zoeken' of druk op <Enter>.

Door een student te selecteren in de tabel komt zijn inschrijfhistorie tevoorschijn. Hier kun je checken of de student inderdaad is ingeschreven op een van de opleidingen van je academie.

Het kan zijn dat er studenten bij zitten die in het gevraagde collegejaar niet bij jouw academie ingeschreven staan, maar in een eerder collegejaar wel ingeschreven hebben gestaan. OSIRIS vindt in dit geval dat de student zowel aan het criterium ‘eigen student’ als ‘ingeschreven in het collegejaar’ voldoet. Om alleen de studenten te hebben die nu bij jouw academie ingeschreven staan, moet je de zoekopdracht nog verder verfijnen. Dit kan door bij het selectiecriterium ‘Faculteit’ bij het onderdeel Opleiding de code van jouw faculteit in te vullen.

Opdracht:
Verfijn de zoekopdracht met alleen studenten van jouw faculteit.

Merk op dat de onderdelen waar een zoekcriteria is ingevuld, cursief staan in het ‘Uitgebreid zoeken’ scherm. Hier zijn dit de onderdelen Personalia en Inschrijving opleiding.

Waarschijnlijk had je geen of weinig studenten gevonden met je laatste zoekopdracht. Om alle studenten te krijgen die het opgegeven collegejaar bij jouw academie ingeschreven zijn, kun je het criterium ‘Achternaam’ weghalen.

Dit kan door het vakje leeg te maken, of door het criterium te ‘verwijderen’ via het kruisje naast het criterium.

Je ziet dat er veel manieren zijn om (actieve) studenten te zoeken. Afhankelijk van welke zoek criteria je kiest, kunnen er verschillen in het resultaat zitten. Zorg er dus altijd voor dat je zeker weet dat je de juiste criteria hebt gekozen.

Bij het uitgebreid zoeken heb je kunnen zien dat er veel verschillende onderdelen met verschillende zoekcriteria zijn. Om snel bij een filter te komen, kun je via het invoerveld ‘Ga naar filter’ zoeken naar een bepaalde filter.

Als er meerdere filters worden gevonden met een bepaalde term, wordt een lijstje met mogelijke filters getoond:

OSIRIS onthoudt jouw laatst gebruikte selectie en slaat deze op. Dat betekent dat als je het zoekscherm sluit en weer opnieuw opent, je kan kiezen om je laatste selectie te gebruiken: `

Per academie zijn er facultaire selectiefilters beschikbaar. Dit zijn filters die ervoor zorgen dat je makkelijk terugkerende zoekopdrachten op dezelfde wijze kunt uitvoeren.

Deze facultaire filters herken je aan de tekst (facultair) achter de naam van de filter. Ook deze filters zijn te vinden het drop down menu in het zoekscherm.

Zoals je hierboven ziet zijn er al zoekcriteria automatisch toegevoegd en ingevuld door het kiezen van de facultaire filter ‘ACA Aanmelden(facultair)’.

Bij de zoekvelden staat een operator. Standaard staat deze op ‘=’ (is gelijk aan):

Opdracht:

- Verander de selectie van studenten in alle studenten waarvan de actiefcode ongelijk is aan 4

- Verander de selectie van het collegejaar naar tussen 2022 en 2024

- Selecteer iedereen die tussen 19 juli 1985 en 14 september 1992 geboren is

- Selecteer iedereen waarvan het studentnummer groter is dan 2078000

Bij de 3^e selectie, op basis van geboortedatum, heb je kennis gemaakt met het invoeren van een datum via een kalender. Je hebt bij het invoeren van een datum de keuze om deze direct in te typen, maar ook, net als bij een LOV, op te halen via een kalender.

Bij de laatste opdracht wilde je wellicht de operator ‘>’ kiezen bij studentnummer. Die is daar niet beschikbaar. Dit komt omdat het studentnummer eigenlijk een tekstveld is. Je kunt ook letters in een studentnummer op laten nemen. De selectie van studenten waarbij het nummer groter dan 2078000 is, is op deze wijze niet te maken.

Als je twee of drie studenten of studentgroepen tegelijkertijd wilt selecteren, kan dit door de filterwaarden puntkomma-gescheiden (;) in te voeren. Bijvoorbeeld als je twee studenten wilt vinden:

Als je twee studentgroepen wilt vinden, kun je dat op twee manieren doen;
Bij de eerste optie krijg je studenten die óf in CK-A-% zitten óf in CK-EXCIE-B, dus krijg je alle studenten uit beide groepen.

In het tweede geval krijg je de studenten die zowel in de groep CK-A-% zitten als in de groep CK-EXCIE-B dus wordt een student alleen geselecteerd als deze in beide groepen voorkomt.

In OSIRIS kun je bij het zoeken gebruik maken van wildcards. Hierbij geldt dat ‘%’ staat voor een willekeurig aantal willekeurige karakters en _ voor één willekeurig karakter. Deze opties zijn vooral handig als je naar codes van cursussen of examenprogramma’s zoekt die een gemeenschappelijk kenmerk hebben, of naar namen van studenten waarvan je de schrijfwijze niet zeker weet.

Enkele voorbeelden van zoeken op code:

%-OZ% Zoek alle cursussen waar -OZ in voorkomt, bijvoorbeeld als de afkorting van de onderwijseenheid is gecodeerd.
%23 Zoek alle cursussen die in collegejaar 2023 gestart zijn.

Enkele voorbeelden zoeken op naam:

Jansen Alle studenten met de achternaam Jansen worden geselecteerd.
Jan%sen Studenten met de achternaam als Jansen, Janzen, Janssen, Jantsen etc. worden geselecteerd.
Jan_en Studenten met de achternaam als Jansen, Janzen, Jangen worden geselecteerd.
Jans% Studenten met een achternaam als Jans, Janse, Jansen, Janssen, Jansma et cetera worden geselecteerd.
Jans_% Studenten met een achternaam als Janse, Jansen, Janssen, Jansma etc. worden geselecteerd. Niet Jans omdat de _ vereist dat er minimaal 1 teken na Jans moet komen.
J_ns Studenten met een achternaam als Jans, Jens, Jons etc. worden weergegeven.
%hoven Studenten met de achternaam Enthoven, Schoonhoven, Hoven, Kouwenhoven etc. worden geselecteerd.

Bij het Uitgebreid zoeken heb je nog de knoppen Wissen, Sluiten en Zoeken. Met de knop WISSEN kun je in één klik alle ingevulde criteria verwijderen. Ook alle operatoren worden teruggezet naar ‘=’. Met de knop Sluiten kun je het scherm Uitgebreid zoeken sluiten, zonder dat de zoekopdracht uitgevoerd wordt. Wel worden dan de ingevulde criteria meegenomen naar het zoekscherm. Als je een complete zoekopdracht hebt ingevoerd en je wilt voor het uitvoeren even in een oogopslag alle ingevulde criteria bij elkaar zien, dan is de knop sluiten een handige optie. En met de de knop 'Zoeken' kun je het scherm 'Uitgebreid zoeken sluiten', en wordt de zoekopdracht uitgevoerd.

Als je een bepaalde zoekopdracht vaker uit moet voeren, is het handig om de selectie op te slaan of zelf je standaardselectie te maken. Dit is vooral fijn zodat je niet iedere keer meerdere criteria moet invoeren.

Een selectie opslaan doe je heel simpel door, nadat je de gewenste selectie hebt ingevoerd op beheer te klikken en voor de optie ‘Opslaan als’ te kiezen.

Je komt dan in een schermpje waar je de selectie een naam kunt geven en eventueel een toelichting.

1. Wijzig bij 'Naam' Standaardselectie OSIRIS (OSIRIS) naar je eigen tekst die je welt aangeven.
2. Klik dan op 'opslaan'

Als de selectie opgeslagen is, vind je hem terug in de picklist waar je de Staandaard selectie OSIRIS (OSIRIS) en laatste selectie kunt vinden.

In het resultaatscherm zijn verschillende knoppen beschikbaar. Afhankelijk van je rechten zijn sommige knoppen wel of niet zichtbaar.

1. Onder de knop 'Bekijken' is het mogelijk om de tabel weergaven te beheren.

1. Bij 'kolommen' is het mogelijk om kolommen toe te voegen of  te verwijderen. Je kunt bijvoorbeeld de kolommen 'E-mailadres' toevoegen.  Dit kan handig zijn bij het exporteren naar Excel.

1. Klik je op 'ontkoppelen' dan wordt het resultaatscherm apart geopend en vergroot. Dit kan helpen bij een tabel met veel resultaten en/of kolommen.

1. Met de refresh knop ververs je de gehele tabel
2. Met de filter knop kun je de filters in het resultaatscherm aan en uit zetten
3. Met de Excel knop kun je de tabel exporteren naar Microsoft Excel
4. Met de export knop kun je de geselecteerde rijen exporteren
5. Met de kopieer knop kun je de geselecteerde studentnummers kopiëren naar een andere menu (scherm)
6. Met de envelop knop kun je naar de geselecteerde studenten een mededeling versturen

Vanuit een zoekresultaat kun je via dubbelklikken of via de zwarte pijl knop naar de detailgegevens van een student.

OSIRIS gaat automatisch naar de personalia van de student. Via je persoonlijke instellingen, kun je aangeven dat je een van de andere detailschermen weergeven wilt hebben.

1. Ga naar je persoonlijke instellingen
2. Ga naar 'Navigatie menu
3. Via het pop-up bij 'standaard te openen scherm bij student' kan je kiezen voor welke scherm (menu) je als eerste wilt openen.
4. Ga naar 'Menu uitgevouwen tonen' kies of je alles altijd uitgeklapt getoond moet worden of niet

Deze detailgegevens worden hieronder kort uitgelegd.

1. Links zie je een menu, hiermee kun je de verschillende categorieën van een student bekijken. Een student heeft zoveel gegevens dat dit nooit op een scherm past, vandaar dat via dit menu de verschillende categorieën te benaderen zijn.
2. De menu’s hebben een plusje/minnetje voor de naam staan. Dit betekent dat het opengeklapt kan worden.

Via persoonlijke instellingen kun je aangeven of alles altijd uitgeklapt getoond moet worden of niet.

Door op de naam van een men-onderdeel te klikken (bijvoorbeeld rapporten) kun je naar dat detailscherm toe. Het scherm waar je op zit, is in het menu aangegeven met een groene markering. In de afbeelding hieronder is dat Studentgegevens - Personalia.

1. Rechtsboven in het scherm vind je twee pijltjes. Hiermee kun je bladeren door de studenten uit het zoekresultaat. Het pijltje naar rechts gaat naar de student onder de huidige student met zoekresultaten, het pijltje naar links gaat naar de student boven de huidige student.
2. Via de knop ‘Terug naar overzicht’ kun je terug naar het zoekresultaat.
3. Je kunt het scherm als favoriet instellen via de witte ster
4. Via het vraagteken kan je naar de helptekst gaan

Er is een groot aantal categorieën beschikbaar in OSIRIS bij de student. Niet alle categorieën zullen echter zichtbaar zijn, afhankelijk van je autorisaties. Hieronder worden de categorieën besproken die je waarschijnlijk zal gebruiken in je werkzaamheden.

Studentgegevens:

• Personalia (scherm 2.1.01): bevat de persoonsgegevens van de student
• Personalia  DUO/SL (scherm 2.1.03): bevat de persoonsgegevens met betrekking tot DUO en Studielink
• Vrije velden (scherm 2.1.05) hier kunnen vrije velden die bij de student geregistreerd zijn gevonden
• Studentgroepen (2.1.06) bevat informatie over de studentgroepen waar de student deel van uitmaakt
• Mededelingen (scherm 2.1.08) toont de mededelingen die naar de student verzonden zijn.  Mededelingen kunnen hier ook op “Afgehandeld” gezet worden.
• Documenten (scherm 2.1.09) Op dit scherm kan een gebruiker de documenten raadplegen die gekoppeld zijn aan de geselecteerde student. Alleen documenten waarvoor de gebruiker geautoriseerd is worden getoond.
• Rapporten (scherm 2.1.10) toont alle student gebonden rapporten, bij de aanvraag wordt de actieve student meegenomen.  

Opleiding:

• Vooropleidingen (scherm 2.1.11) In dit scherm worden de vooropleidingen van een student en de bijbehorende vakken vastgelegd.
• Opleiding (scherm 2.1.13) In dit scherm worden de opleidingen getoond, die de student doet of gedaan heeft.

Buitenland:

• Uitwisseling buitenland (scherm 2.1.96): Met dit scherm kunnen gegevens worden vastgelegd voor studenten die met een uitwisselingsprogramma een opleiding in het buitenland volgen. Dit scherm is geen onderdeel van OSIRIS buitenland aanvragen maar een versimpelde vorm van het vastleggen van een uitwisselingsprogramma.

Inschrijven CROHO:

• Inschrijvingen (scherm 2.1.30) Op dit scherm zijn alle inschrijvingen, verzoeken tot inschrijving en geannuleerde inschrijvingen zichtbaar.
  Elk collegejaar moet een student (her-)inschrijven. Per collegejaar wordt dus een aparte regel aangemaakt. Je ziet per inschrijfregel om welke opleiding het gaat (in dit geval International Business met de opleidingscode IB-B) en welke actiefcode de inschrijfregel heeft, voltijd of deeltijd opleiding, het examentype (is de student bezig met zijn Propedeuse/Bachelor/AD of Master?), de bekostiging en de ingangsdatum en afloopdatum.
• De informatie die wordt getoond onder het overzicht is afhankelijk van de inschrijfregel die je hebt aangeklikt. Hier is zichtbaar of de student bijvoorbeeld een verzoek tot stoppen heeft ingediend met een daarbij behorende ‘beëindigingsreden’.

Hieronder een overzicht van de actief codes. De meest belangrijke is 4. Dit betekent dat de student heeft voldaan aan alle eisen en mag starten met de opleiding

Door te klikken op het zwarte pijltje van een betreffende inschrijving wordt er meer informatie getoond over die inschrijving:

Klik je op het ‘stoplicht’ (in dit geval het groene vinkje voor het CROHO nummer) dan wordt er getoond waar de student allemaal aan moet voldoen om te kunnen starten bij de opleiding dat collegejaar. Dit kan dus verschillen per collegejaar!

Inschrijven niet-CROHO:

• Inschrijvingen (scherm 2.1.40): In dit scherm heeft de student alleen een inschrijfregel staan wanneer het gaat om een exchange student (student van een buitenlands hogeschool/universiteit die hier voor een half jaar/jaar lessen komt volgen) of om studenten van een hogeschool waar wij een partnerschap mee hebben die zich bij de partnerschool hebben ingeschreven maar een opleiding volgen van Avans. Via dit menu komen deze studenten toch bij ons in het systeem zonder zich in te schrijven via Studielink.

Studieadvies:

• Studieadvies (scherm 2.1.43): Via dit scherm worden de voor een student uitgebrachte adviezen getoond. Er kan hier ook een handmatige correctie advies vastgelegd worden bij de student.

Examens:

• Examens (scherm 2.1.45): Via dit scherm kunnen de examens en examenprogramma’s van een student worden onderhouden. De gegevens van de examens en examenprogramma’s waarvoor de student staat ingeschreven wordt op het scherm getoond.
• Studievoortgang (scherm 2.1.52): Middels dit scherm kunnen een aantal studievoortgangsgegevens worden geraadpleegd. De SVO-gegevens zijn ververst bij het openen van het scherm. Daarnaast vind je ook een overzicht van de studievoortgang van de student.
• Individuele regelingen (scherm 2.1.46): In dit scherm kunnen de individuele examenregelingen voor een student worden onderhouden. Een individuele examenregeling houdt in dat je een wijziging in het examenprogramma van de student aanbrengt.
• Keuren profilering (scherm 2.1.48) Het goedkeuren van minoren en cursussen ten behoeve van de profileringsruimte. Via een detailpagina wordt informatie met betrekking tot het ingediende verzoekschrift van de minor of cursus getoond.

Inschrijven onderwijs:

• Cursussen en toetsen (scherm 2.1.55) Op dit scherm worden alle cursus- en toetsinschrijvingen van de student getoond.

Per combinatie van een student, cursus en aanvangsblok worden daaronder de aanwezige toetsinschrijvingen getoond.

Verder is het vanuit dit scherm mogelijk om een nieuwe cursus- of toetsinschrijving voor de student vast te leggen, door een regel toe te voegen aan de tabellen met de cursussen of toetsen, wordt de wizard voor het inschrijven van de student op de cursus of toets gestart.

Bij Avans schrijven de studenten zich in principe zelf in voor toetsen via OSIRIS Student. Er zijn enkele academies die zelf studenten inschrijven.

• Minors (scherm 2.1.56): Op dit scherm worden de minors getoond waar de student voor ingeschreven is. Het minorprogramma kan gewijzigd worden. De student inschrijven voor een minor kan door middel van de knop rechtsboven ‘Actie: inschrijven minor’ en uitschrijven door de regel van de inschrijving te verwijderen.
• Toets uitsluitingen (scherm 2.1.59) Op dit scherm kunnen de uitsluitingen voor toetsen opgenomen worden. Indien geprobeerd wordt om de student via cursusinschrijving in te schrijven op een van de toetsen, dan wordt daar een foutmelding over gegeven. Verder is het in dit scherm ook mogelijk om een blokkade op te geven voor het inschrijven op alle toetsen binnen een blok van het collegejaar van deze faculteit.
• Voorzieningen (scherm 2.1.60) Via dit scherm worden de voorzieningen die aan de student zijn toegekend bij de inschrijvingen voor de werkvormen en de toetsen geraadpleegd en onderhouden.

Resultaten:

• Toetsresultaten (scherm 2.1.65): Op dit scherm worden de cursussen van een student getoond. Per geselecteerde cursus worden de toetsgelegenheden met optioneel de resultaten weergegeven.  
• Geldende resultaten (scherm 2.1.67): Op dit scherm worden de geldende resultaten en de bijvakken elders van de student getoond.

Begeleiding:

• Begeleiders (scherm 2.1.75): Via dit scherm kunnen de begeleiders van een student worden bekeken en gewijzigd. Via het plusje kan je een begeleider toevoegen en via het kruisje kan je een begeleider verwijderen.
• Notities (scherm 2.1.76): Via dit scherm kunnen notities voor de geselecteerde student worden vastgelegd, gewijzigd en geraadpleegd.
• Voorzieningen (scherm 2.1.77): Op dit scherm zie je alle voorzieningen waar de betreffende student recht op heeft of recht op heeft gehad.

Er zijn diverse rapporten beschikbaar binnen OSIRIS, zowel op student niveau als op onderwijs niveau. Het aanbod is afgestemd op de rol van de gebruiker. Het meest gebruikte rapport is het Studievoortgangsoverzicht. Deze kun je op twee manieren opvragen.
Via Student; Studentgegevens; Rapporten, menu 2.1.10, of via menu 9.3.15; studievoortgangsoverzicht.

De gegevens worden bij het SVO ververst bij het openen van het scherm indien nodig: bijv. wanneer er een nieuw geldend resultaat bekend is.

Opdracht:
Draai een SVO uit van een student van je eigen academie.

Kijk of de student is ingeschreven voor toetsen, of de student al resultaten behaald heeft en hoeveel punten de student tot nu toe behaald heeft.

Hieronder nog wat handige tips en tricks voor het gebruik van OSIRIS.

Spring snel via rechtermuisknop.
Dit is handig om snel naar een student, cursus of examenprogramma te gaan, die wordt in een nieuw tabblad geopend.

Snel zoeken

• Rechtsboven zoeken op trefwoorden, b.v. (deel van) studentnummer of achternaam, ook op cursus of examenprogramma; dat kan ook direct zonder de S te muteren
• Voorbeeld: ‘c proj’ levert zoeken op trefwoord ‘proj’ binnen cursussen op