Doel: Deze werkinstructie geeft inzicht en uitleg over de functionaliteit in Osiris waarmee het keuzeonderwijs op basis van voorinschrijving en loting geregeld kan worden.
Voor wie: Osiris Coördinaten die de inrichting doen voor de Avans keuzemodules.
Inleiding
In periode 2.3 zullen Avans-studenten een keuze moeten maken voor hun keuzemodule. Het is een hele uitdaging om alle keuzes van de studenten zo goed mogelijk te verdelen over de modules en daarbij rekening te houden met de voorkeuren van de student, maar ook met het aantal beschikbare plaatsen van een module. Om deze plaatsen zo goed mogelijk te verdelen moeten studenten vooraf hun voorkeuren opgeven. Hierbij wordt gebruikgemaakt van voorinschrijving en deze vindt plaats per aanvangsblok. Hierbij kun je inrichten hoeveel voorkeuren een student mag opgeven.
Nadat de studenten hun voorkeuren hebben opgegeven in Osiris Student, kan in Osiris Basis een loting worden uitgevoerd om de studenten zo goed mogelijk te verdelen over de modules. Wanneer het resultaat naar wens is kan de loting definitief worden gemaakt zodat de studenten daadwerkelijk worden ingeschreven.
In Osiris heet de functionaliteit Loting voorinschrijving cursussen. Echter wordt er binnen Avans NIET gesproken over loting. Deze term dekt niet de lading en kan ook een verkeerd beeld geven bij de studenten, medewerkers én docenten.
Er is voor gekozen om te spreken over het maken van een optimale verdeling op basis van de opgegeven voorkeuren (ipv loten) en het plaatsen van de student bij de module.
In deze werkinstructie wordt wel gesproken over loting, zodat dit correspondeert met wat er in Osiris staat.
Plaatsing met behulp van voorinschrijving
Zorg dat je bent ingelogd onder de juiste academie.
Ga naar menu '>Student >Inschrijven onderwijs> Cursus loten voorinschrijving (per blok)' (menu 2.4.80).
Hier kun je op basis van collegejaar de blokken vinden, waarvoor de voorinschrijving met voorkeuren is ingericht.
Hier vind je:
- De faculteit
- Het collegejaar
- Het (aanvangs) blok waarin het onderwijs plaats gaat vinden
- Startdatum van het blok
- Einddatum van het blok
- Startdatum van voorinschrijven, vanaf dit moment kunnen de studenten via Osiris Student hun voorkeuren opgeven
- Einddatum van voorinschrijving, tot en met deze datum kunnen de studenten via Osiris Student hun voorkeuren opgeven/wijzigen
- Het minimum aantal voorkeuren dat de student moet indienen
- Het maximum aantal voorkeuren dat de student kan indienen
- Het aantal studenten dat op dit moment een voorkeur heeft doorgegeven voor dit blok.
Standaard staat de kolom 'Aantal studenten met voorkeuren'(10) niet zichtbaar. Deze kun je toevoegen via Bekijken; Kolommen.
Blok
Wanneer je doorklikt op een van de blokken, kom je in het overzicht inrichting van het blok In 'Loting voorinschrijving cursussen (per blok) - Blok' (menu 2.4.81). Hier staat het overzicht van de inrichting met betrekking tot de voorinschrijving voor dat specifieke blok.
Modules
Het scherm Cursussen in 'Loting voorinschrijving cursussen - Cursussen>X' (menu 2.4.82) toont de modules waarop de loting van toepassing is. Per cursus wordt het volgende getoond:
- Hoeveel plaatsen er totaal beschikbaar zijn
- Het totaal aantal studenten dat hun voorkeur voor deze cursus hebben uitgesproken
- Indien er een loting is uitgevoerd, hoeveel studenten zijn geplaatst op de module
- Wanneer er een proefloting is geweest zie je ook hoeveel studenten zijn geplaatst op de module bij de proefloting
Bij 'Aantal studenten' zie je het totaal aantal studenten dat de betreffende cursus in hun voorkeur hebben gezet. Dus wanneer er bijvoorbeeld 100 studenten kiezen en iedereen geeft 3 voorkeuren op, zal er 3 keer 100 komen te staan. Je ziet hier dus niet alleen de aantallen eerste keuzes.
Wanneer je een module hebt geselecteerd is het volgende zichtbaar in het onderste scherm 'Studenten':
- Het studentnummer van de studenten die hun voorkeur voor deze module hebben opgegeven
- De naam van de studenten
- Volgorde voorkeur: Op welke voorkeursplaats deze student deze module heeft gezet
- Geplaatst? Of de student bij deze module is geplaatst bij de loting Ja/Nee
- Geplaatst? (Proefloting) Of de student bij deze module is geplaatst bij de proef loting Ja/Nee
Studenten
Het scherm 'Loting voorinschrijving cursussen - Studenten' (menu 2.4.83) toont een overzicht op student niveau.
Per student wordt het volgende getoond:
- De volgorde van voorkeur van de modules die de student gekozen heeft
- De modules die de student als voorkeur heeft opgegeven
- Geplaatst? Of de student bij deze module is geplaatst bij de loting Ja/Nee
- Geplaatst? (Proefloting) Of de student bij deze module is geplaatst bij de proef loting Ja/Nee
Na voorinschrijfperiode
Na afloop van de voorinschrijvingsperiode komt er een periode waarin we de voorinschrijvingen gaan analyseren. Met die informatie komt er inzicht in de totale aantallen voorkeuren per module en door middel van proeflotingen krijgen we inzicht in wie waar geplaatst zou kunnen worden.