Dit betekent dat:

• we geen studentgegevens mogen vastleggen die niet strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze taken als onderwijsinstelling
• deze gegevens alleen in te zien zijn voor medewerkers die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden
• we de gegevens niet langer mogen bewaren dan strikt noodzakelijk.

“De termijn waarna de zorgdrager een informatieobject moet vernietigen dat voor vernietiging in aanmerking komt.”

De selectielijst hogescholen geeft een overzicht en toelichting van de belangrijkste processen binnen een hogeschool, met per proces de bijbehorende informatieobjecten en een onderbouwde bewaartermijn. Hogescholen kunnen hier een eigen variant voor vaststellen en de termijnen overnemen voor het inrichten van hun informatie- en archiefbeheer.

Als we dit vertalen naar Osiris moet je denken aan, hoe lang mag Avans (als zorgdrager) iets bewaren in Osiris en na welke termijn moet het verwijderd worden uit Osiris.

Om aan deze wettelijke verplichting te kunnen voldoen is het in Osiris mogelijk om voor verschillende ‘informatieobjecten’ bewaartermijnen in te richten.

Je moet dan denken aan:

• Zaken
• Aanmeldprocessen
• Mededelingen
• Documenten
• Notities
• Voorzieningen
• Adviezen (collectieve, bindende adviezen en doorstroomnomen)

Hiervoor kunnen we het aantal maanden inrichten gemeten vanaf een bepaalde datum waarna het ‘informatieobject’ moet worden verwijderd uit Osiris.

Denk bijvoorbeeld aan:

• 12 maanden na het uploaden van een document van een bepaald type bij een student
• 24 maanden na het verzenden van een mededeling van een bepaald type aan een student
• 60 maanden na de laatste uitschrijving van een student op een opleiding van een bepaald type proces

Als er nieuwe mogelijkheden worden ontwikkeld in Osiris om bewaartermijnen in te richten of om de bestaande inrichting aan te scherpen dan pakken we deze vanuit Functioneel Applicatiebeheer Osiris op om nog beter aan te sluiten op de selectielijst Avans, de AVG en Archiefwet.

Voor overige persoonsgegevens gelden geen concrete bewaartermijnen in de AVG, we mogen als Avans zelf bepalen hoe lang we deze gegevens willen bewaren maar wel met in het achterhoofd ‘niet langer dan strikt noodzakelijk’!

Voor studentgegevens kunnen we bijvoorbeeld inrichten hoelang adresgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen, financiële gegevens etc. bewaard moeten blijven gemeten vanaf een bepaalde datum.

De centrale Privacy Officers van Avans adviseren de in te richten bewaartermijnen.

Heb je geen rechten voor Osiris Basis, kijk dan mee met een collega van het academiebureau die ze wel heeft.

Voor overige vragen kun je een call aanmaken in Servicepunt.