Doel: Toelichting welke stappen een academie moet doorlopen om alle noodzakelijke stappen te doorlopen voor inkomende externe minorstudenten.
Voor wie: Academiemedewerkers die zich bezighouden met inkomende externe minorstudenten
Werkvoorraad in Osiris - menu 2.3.01
Studenten voor een minor vind je terug onder de hoofdcategorie 'Aankomend'.
Je bereikt dit menu direct via de zoekfunctie en invoer van 2.3.01
Of via Student - Osiris aanmelding - Aanmeldingen.
Kies bovenin het scherm voor het bolletje 'Werkvoorraad' in plaats van Filters
Als een student via Studielink aangeeft een minor te komen volgen dan wordt automatisch het proces Minor opgestart.
Voor de academiemedewerker starten de werkzaamheden bij het verwerken van de vragen die worden gesteld bij het onderdeel ACA: Leerovereenkomst.
Klik hiervoor op het plusje bij ACA Leerovereenkomst en klik op de regel 'In behandeling'.
Krijg je tussentijds een KOM leerovereenkomst van de student aangeleverd. Dan kun je in Osiris (via menu 2.1 bijvoorbeeld) de student erbij zoeken en dan via Osiris Aanmeld en Uploads het document toevoegen (zie uitleg verderop in deze werkinstructie)
En zoom in op een van de studenten die bij de resultaten worden getoond
In het overzicht in menu 2.1.18 focust de academiemedewerker zich op de rubrieken die beginnen met ACA.
Checklist: ACA: Leerovereenkomst
De vragen wijzen vooral zichzelf uit.
We starten met de vraag: Betreft de aanvraag wel een KOM minor?
Het antwoord staat standaard met JA gevuld, betreft het GEEN KOM minor, muteer dit antwoord naar NEE.
Indien het géén KOM minor betreft, neem dan contact op met de studentenadministratie voor de verdere afwikkeling!
Als het een KOM minor betreft en je hebt de leerovereenkomst al in bezit, dan kun je deze meteen uploaden.
Let op: controleer voor het uploaden of de leerovereenkomst compleet en correct is:
- 3 pagina's
- 3 handtekeningen
- 2 instellingsstempels
Voor het uploaden van de leerovereenkomst verlaat je tijdelijk het scherm met aanmeldingen. Links in het menu klik je onder Osiris Aanmelding op Uploads
Zorg dat je het juiste proces hebt geselecteerd en klik in het onderste deel op het groene plusje om de KOM leerovereenkomst te uploaden.
Selecteer in de pop-up die verschijnt de juiste rubriek waar het om gaat: ACA: KOM leerovereenkomst
En bij vraag / Checklist selecteer je: "Upload KOM Leerovereenkomst"
We verzoeken jullie het volgende naamsformat te gebruiken voor de KOM-leerovereenkomsten:
Achternaam, Voorletter(s) tussenvoegsel - KOM
In het onderste deel van de pop-up kies je vervolgens voor het uploaden van de KOM leerovereenkomst die je van de student hebt ontvangen.
Dit gaat via: 'Bestand - Bestand kiezen'
Als laatste stap klik je op 'Upload bestand'
Als het bestand is geupload, ga je in het linkermenu weer terug naar 'Osiris aanmelding - Aanmeldingen'
Je ziet nu dat het document aan de checklist is toegevoegd. Als extra controle beantwoord je nog de vraag 'KOM leerovereenkomst geupload' met Ja
Vervolgens controleer je wat het aantal ECTS is wat met deze minor behaald kan worden.
Hiervoor heb je de opties:
- 30
- 15
- 10
En als laatste geef je aan of de student toelaatbaar is voor de Minor.
Hiervoor heb je de opties:
- Ja
- Nee (Kies je voor "Nee", dan wordt de aanmelding en de inschrijving geannuleerd)
- Nvt Herinschrijver (deze hoef je nooit zelf te vullen, dit wordt door SU-S gecontroleerd en ingevuld indien van toepassing)
Laatste stap van je aanpassingen is altijd om rechtsbovenin het scherm te klikken op Opslaan
Checklist: ACA: Certificaat
Zodra de student ingeschreven staat met actiefcode 4 en de minor aan het volgen is bij Avans, gaat het onderdeel "Checklist ACA: Certificaat" op status "in behandeling". Deze studenten kunnen jullie in de volgende werkvoorraad terugvinden:
Zodra de certificaten van de huidige minorenperiode zijn behaald en aangemaakt, kun je deze meteen uploaden. De werkwijze is vergelijkbaar als het uploaden van de leerovereenkomsten.
Dus bij Osiris Aanmelding - Uploads selecteer je het juiste proces. Vervolgens via het plusje kies je nu (in de pop-up) bij
- Rubriek voor ACA: Certificaat
- Vraag / Checklist voor Upload certificaat.
We verzoeken jullie het volgende naamsformat te gebruiken voor de certificaten:
Achternaam, Voorletter(s) tussenvoegsel - CERT
Totaaloverzicht - controles
Er is in menu 2.3.08 ook een overzicht gemaakt van alle lopende gevallen. Kies dan filter "ACA Minoren totaaloverzicht"
Hier kun je terugvinden:
- Welke status de aanvraag heeft
- Welke documenten er al aangeleverd zijn
- Wie zijn de herinschrijvers
- Welke aanvragen betrof geen Kom minor
- etc