Inleiding
Doel: Het behandelen van verzoeken waar een student zich bij de Toelatingscommissie moet melden. Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden binnen Osiris Aanmeld die de toelatingscommisie moet uitvoeren om een verzoek te behandelen.
Voor wie: Leden van de toelatingscommissie.
De TLC-DFS handelt geen TLC-verzoeken af voor JHS en AAAD. Zij hebben een eigen portal.
De TLC komt wekelijks bij elkaar, en in de maand augustus 2x
Werkvoorraad
Periodiek behandeld de toelatingscommissie de ingediende verzoeken.
Via menu 2.3.01 kom je terecht in de werkvoorraad.
Selecteer bij "Toon" de bullet "Werkvoorraad.
Er zijn 3 hoofdcategorieën.
Om de verzoeken te behandelen open je de categorie "Openstaand".
Bij "Toelatingscommissie - Beoordeling" open je "Beoordeling TLC".
De belangrijke statussen voor de toelatingscommissie zijn:
- In behandeling (Student heeft relevante informatie op meldloket gevuld en de aanvraag naar Avans verstuurd en daardoor heeft de TLC het verzoek in behandeling)
- Aanvullende informatie opgevraagd bij student (TLC heeft aanvullende info nodig en heeft dit bij student uitgezet en deze heeft nog niet gereageerd)
- Aanvullende informatie opgevraagd binnen Avans Hogeschool (TLC heeft om meer informatie gevraagd binnen Avans, bijvoorbeeld bij een decaan)
Je ziet vervolgens alle studenten die een verzoek hebben ingediend bij de Toelatingscommissie.
Als je inzoomt op deze student (klik op zwarte bolletje met pijl er in) kom je uit bij alle gegevens van het verzoek.
Overzicht van het scherm - In behandeling nemen van het verzoek
1. Boven aan het scherm vind je lopende aanmeldingen.
Zorg dat je de juiste regel hebt geselecteerd (Toelatingscommissie)
2. In de Checklist zie onder het kopje "Formulier" de informatie die de student heeft ingediend via het loket.
Checklist - verwerken van het verzoek
5. Als de aanvraagregel op "In behandeling" staat, is ook de status van 'Checklist: Beoordeling TLC' op "In behandeling" .
Ook komt er een dropdown bij "Antwoord student vraag".
Op basis van de aangeleverde informatie volgt een van de volgende stappen:
Let op, de actie voer je uit bij Anwoord Studentvraag:
De status van de rubriek (in de grijze regel) wordt automatisch aangepast naar aanleiding van de gekozen status van de vraag. Ook als student het verzoek opnieuw heeft ingediend zal hierdoor automatisch de status van de rubriek wijzigen.
1.2 voordat je begint:
Team Studentenadministratie en Team Intake voeren ook nog werkzaamheden uit nadat de TLC de besluiten heeft genomen. Dit doen we door het doorsturen van een excellbestand wekelijks nadat de besluiten zijn verwerkt in Osiris.
In Osiris hebben we 2 hoofdbakken:
- Toelatingscommissie Aanmelddeadline 23-24
- Toelatingscommissie Studiekeuzecheck 23-24
Kopieer beide voorraden die je gaat behandelen naar het excelbestand (d.m.v. Exporteer naar excellbestand)
2. Afhandelen van het verzoek
Afhankelijk van het verzoek kom je tot verschillende oordelen. Dit kunnen zijn:
- Verzoek Toegekend
- Verzoek Afgewezen
- Meer informatie nodig van student of intern
- Doorverwijzen (verzoek of bericht hoort niet bij TLC thuis)
- Besluit herzien (in gevallen wanneer GAC van mening is dat de student wel toegelaten moet worden)
Hieronder volgt de uitleg van hoe te handelen per categorie:
2.1 Verzoek wordt toegekend
Aangeleverde documentatie is volledig en compleet en verzoek wordt toegekend.
- Zet de status bij antwoord Studentvraag op "Toegekend"
- Klik op opslaan!
- Selecteer beide regels onder kopje "Formulier" (onderbouwing en eventuele bijlage van student)
- Klik op groene bolletje met vink
- Klik nogmaals op opslaan
Status aanvraagregel komt nu op `Afgehandeld en toegekend` te staan.
De aanmeldregel is niet meer blokkerend voor toelating.
Status aanvraagregel komt nu op `Afgehandeld en toegekend` te staan.
De aanmeldregel is niet meer blokkerend voor toelating.
Als laatste stap moeten ern nog wat zaken verwijderd worden in het tabblad inschrijvingen (Inschrijvingen Chroho) afhankelijk van de reden van het verzoek. dit kan zijn Verzoek n.a.v. niet tijdig of niet afgeronde studiekeuze check OF verzoek n.a.v. aanmelding na aanmelddeadline.
Voor de volgende handelingen uit:
| Betreft toegekend n.a.v. SKC | Betreft toegekend n.a.v. AMD |
|---|---|
| - Vervang de regel "toelaatbaar qua SKC" door de witrregel - Verwijder Resultaat studiecheck - Verwijder Datum studiekeuzecheck Druk op Opslaan |
- Vervang "toelaatbaar qua aanmelddeadline" door "Ja, toestemming van instelling" Druk op Opslaan |
De status toegekend is verwerkt. De student ontvangt onderstaande mededeling:
Beste .....,
De Toelatingscommissie heeft je verzoek tot toelating voor de opleiding ....... beoordeeld en is van mening dat er sprake is van een bijzondere omstandigheid volgens het reglement Toelatingscommissie van Avans Hogeschool.
Dit betekent dat je nu de aanmeldingsprocedure kunt voortzetten. Als er nog To do acties zijn in Studielink, voer deze dan zo snel mogelijk uit.
Ik wens je veel plezier en succes met je studie.
Namens de Toelatingscommissie,
Harm van Kuijk
Voorzitter Toelatingscommissie Avans Hogeschool
Als het verzoek afgehandeld wordt dan leidt dit ook tot aanpassing van de status van de aanvraagregel.
2.2 Verzoek wordt afgewezen
Aangeleverde documentatie is volledig en compleet maar verzoek wordt niet toegekend.
- Zet de status bij antwoord Studentvraag op "Afgewezen" en druk op "opslaan"
- vul een evt. extra toelichting naar de student. (aanvullend op standaardtekst uit de mail)
- Klik op opslaan!
- Selecteer beide regels onder kopje "Formulier" (lever je onderbouwing aan en Antwoord student vraag)
- Klik op groene bolletje met vink
- Klik nogmaals op opslaan
Status aanvraagregel komt nu op `Afgehandeld en afgewezen` te staan.
Vervolgens ga je naar het tabblad Inschrijvingen onder Inschrijvingen Chroho en vul je bij "Intrekken vooraanmelding" de datum waarop he besluit door TLc is genomen en verwerkt.
DRUK OP OPSLAAN
Het inschrijfverzoek is ingetrokken (zie grijs stoplicht)
De student ontvangt automatisch onderstaande mededeling:
Beste <...>,
De Toelatingscommissie heeft je verzoek tot toelating voor de opleiding <...> beoordeeld en is van mening dat er geen sprake is van een bijzondere omstandigheid volgens het reglement Toelatingscommissie van Avans Hogeschool. Dit betekent dat je verzoek tot toelating is afgewezen.
Ben je het niet eens met deze beslissing, dan kun je binnen 6 weken na dagtekening bezwaar indienen bij de Geschillenadviescommissie van Avans Hogeschool. Kijk voor meer informatie over het indienen van een bezwaarschrift op bezwaar.avans.nl.
Namens de Toelatingscommissie,
Harm van Kuijk
Voorzitter Toelatingscommissie Avans Hogeschool
2.4 Aangeleverde toelichting/documenten zijn niet compleet. Je hebt aanvullende vragen aan de student.
Als de onderbouwing niet voldoende is:
- zet de grijze bullit onder `Formulier´ `Lever je onderbouwing aan, op onvoldoende. Dit doe je door te klikken op grijze bolletje met uitroepteken.
- Geef bij "opmerkingen aan student" aan wat je mist.
Bijv.: Opmerking: Wat we nog nodig hebben van je is .......................
- Indien er een bijlage bijzit, ook deze op onvoldoende zetten.
- Hierna kies je bij ACTIES voor de actie `Terug naar aanvrager´.
- Klik nogmaals op OPSLAAN
- Bij het overzicht wat verschijnt klik je op de knop "Bevestig termijnbewaking"
De status van de rubriek wordt automatisch op ´Aanvullende informatie opgevraagd bij student".
Ook wordt status van ´Antwoord student vraag´ op ´Aanvullende informatie opgevraagd bij student´ te staan.
Student ontvangt onderstaande mededeling:
Beste <....>,
De Toelatingscommissie heeft je verzoek tot toelating voor de opleiding <....> beoordeeld en is van mening dat er meer informatie nodig is om een uitspraak te doen. Beschrijf waarom je aanmelding te laat is en waarom je toch toegelaten moet worden bij Avans Hogeschool. Zorg ervoor dat je verzoek volledig is en dat je eventuele relevante documenten toevoegt.
De toelatingscommissie kent alleen verzoeken toe waarbij sprake is van bijzondere omstandigheden zoals omschreven in artikel 3 van het Reglement toelatingscommisie
Voor het aanleveren van de ontbrekende gegevens heb je één week, startende vanaf de dag dat je deze mail ontvangt. Wanneer wij dit niet binnen de gestelde tijd van je ontvangen, wordt je verzoek afgewezen.
Namens de Toelatingscommissie,
Harm van Kuijk
Voorzitter Toelatingscommissie Avans Hogeschool
2.5 Toelatingscommissie heeft informatie nodig van academie, decaan of andere collega
- Zet status bij antwoord Studentvraag op "Aanvullende informatie opgevraagd binnen Avans Hogeschool"
Druk op Opslaan
vul evt. extra toelichting. (Alleen voor eigen referentie)
- Klik op opslaan!
De case blijft op in behandeling staan. Bolletjes aanpassen is hier niet nodig.
Student ontvangt de volgende mededeling:
Beste <...> ,
De Toelatingscommissie heeft jouw verzoek tot toelating voor de opleiding <..,> in behandeling. Er is meer informatie opgevraagd binnen Avans Hogeschool. Zodra de status van jouw verzoek verandert, ontvang je daar bericht van.
Namens de Toelatingscommissie,
Harm van Kuijk
Voorzitter Toelatingscommissie Avans Hogeschool
- De TLC vraagt via outlook de gewesnte informatie op bij interne collega. Zodra deze ontvangen is kan het verzoek verder worden afgehandeld en toegekend of afgewezen worden.
2.6 Verzoek is ten onrechte bij de Toelatingscommissie gekomen
- Zet "antwoord student vraag" op "Doorverwezen"
- Klik op opslaan!
Druk op het grijze bolletje bij "Lever je onderbouwing aan." Zet deze op "afgehandeld" en vul bij de opmerkling naar welke afdeling je het hebt doorgestuurd.
- Klik nogmaals op opslaan
Status aanvraagregel komt nu op `Geannulleerd` te staan.
De aanmeldregel blijft blokkerend voor toelating.
De volgende mededeling wordt verstuurd:
Beste <...>,
De Toelatingscommissie heeft jouw verzoek tot toelating voor de opleiding ...... beoordeeld en is van mening dat jouw verzoek niet bestemd is voor de Toelatingscommissie. Stuur jouw vraag naar: ...........
Namens de Toelatingscommissie,
Harm van Kuijk
Voorzitter Toelatingscommissie Avans Hogeschool
2.7 Toelatingscommissie heeft verzoek afgewezen maar via Geschillen Advies Commissie wordt de student toch toegelaten
- Maak het veld "besluit" leeg
- Zet dit verzoek opnieuw op status "in behandeling"
- Zet status bij antwoord Studentvraag op "Besluit herzien"
- Klik op opslaan!
Vul een evt. extra toelichting naar de student. (aanvullend op standaardtekst uit de mail)
- Klik op opslaan!
- Selecteer beide regels onder kopje "Formulier"
- Klik op groene bolletje met vink
- Klik nogmaals op opslaan
Status aanvraagregel komt nu op `Afgehandeld en toegekend` te staan.
De aanmeldregel is niet meer blokkerend voor toelating.
Verwijder de datum bij intrekken vooraanmelding en kies bij toelaatbaar AMD voor "ja namens instelling"
3. Student stuurt aanvullende informatie in:
Wanneer de student aanvullende informatie/documenten terugstuurt, moet deze opnieuw worden behandeld. Deze komen in de voorraadbak "Opnieuw Ingediend"
De ingediende aanvullende info zie je terug bij "Lever je onderbouwing aan"
Vervolgens besluit je of het nu voldoende is, onvoldoende is of er toch nog aanvullende informatie nodig en handel volgens eerder beschreven situatie en acties
4. Na het behandelen van de voorraad
Tijdens of na het behandelen van de voorraad noteer je in het excelbestand wat het besluit is geworden van het verzoek. Vergeet niet het weeknummer aan te passen
LET OP: dit kan alleen toegekend of afgewezen zijn, omdat bij de andere situaties er nog geen definitief besluit is genomen.
Wanneer je hiermee klaar bent, stuur je het gehele bestand naar:
[email protected] en [email protected]
Zij zullen voor de verdere afhandeling in de systemen zorgen
