Doel: hoe maak je een stoplichtoverzicht
Voor wie: academiemedewerkers
Exporteren en opmaken van een Excel-bestand uit Osiris waarin je gemakkelijk per academie of opleiding inzichtelijk kunt maken per student aan welke items van het Stoplicht nog niet is voldaan.
Betekenis van de stoplicht kleuren:
Rood = student heeft een blokkade
Geel = student voldoet niet aan alle inschrijfvoorwaarde
Groen = Student voldoet aan alle inschrijfvoorwaarde
Grijs = niet van toepassing/ inschrijving ingetrokken
Blauw = student heeft verzoek tot stoppen gedaan
Ga naar: Student > Inschrijven CROHO > Inschrijven > Stoplicht > Exporteren
Geef criteria op voor je export. Wil je voor een opleiding of voor de gehele academie een overzicht uitdraaien? Voltijd, deeltijd of alle? Bedenk goed wat je wilt weten. Onder de knop [Uitgebreid zoeken] vind je de reguliere zoekcriteria uit menu 2.1 zoals Faculteit.
Geef de stoplicht criteria in waarop je wilt filteren, welke je wilt terugzien in het overzicht.
Vergeet niet om alle rijen (zoekresultaten) te selecteren voor je onderstaand scherm gaat vullen.
Selecteer alle studenten (met Ctrl+A) en kies onder [Acties] voor [Maak bestand], je krijgt dan de criteria te zien. Wil je een totaaloverzicht van alle Stoplichtcriteria die van invloed zijn op de totale Stoplichtkleur, kies dan de in de afbeelding aangegeven criteria. Dit zijn de criteria die binnen Avans worden gehanteerd. Wil je minder criteria in je overzicht hebben, vink dan de betreffende criteria uit. Je kunt in dit scherm ook aangeven of je de criteria die nog rood zijn mee wilt nemen in je overzicht. Als je klaar bent klik je op [Volgende]
Rode inschrijfcriteria wil zeggen (bijvoorbeeld) studenten met een rood stoplicht: BSA; te laat voor aanmelddeadline; niet voldaan aan SKC; niet betaald voor vorige collegejaar
Je krijgt dan een overzicht van het aantal inschrijvingen. Om het stoplichtoverzicht te genereren druk je op [Maak bestand]
Kies het bestandstype en de taal en klik op [Uitvoeren] Je overzicht wordt nu gemaakt in Excel
Extra tips voor in Excel
Om het overzicht in Excel wat werkbaarder te maken kan je beginnen met van het bestand een grote tabel te maken. Dit zorgt ervoor dat je op alle criteria kunt filteren. Dit doe je door in het tabblad [Invoegen] te klikken op [Tabel]. Geef aan dat je tabel kopteksten bevat en klik op [OK]
Voorwaardelijke opmaak voor de velden GEEL en ROOD
Selecteer de gehele tabel (met Ctrl+A) Ga naar het tabblad [Start] en vervolgens naar [Voorwaardelijke opmaak] > [Markeringsregels voor cellen] > [Gelijk aan...] Geef aan dat je het woord GEEL ook echt geel wilt hebben en het woord ROOD rood.
Filteren
Je ziet nu alle woorden GEEL en ROOD gekleurd worden. Door op het pijltje naast de koptekst te klikken kan je vervolgens sorteren op alle aanwezige waardes in de betreffende kolom