Doel: Toelichting welke stappen een academie moet doorlopen om alle noodzakelijke stappen te doorlopen voor inkomende externe minorstudenten.
Voor wie: Academiemedewerkers die zich bezighouden met inkomende externe minorstudenten
Werkvoorraad in Osiris - menu 2.3.01
onderstaande stappen brengen je naar de werkvoorraad met alle aanmelders die een actie van jullie verwachten. Heb je een leerovereenkomst ontvangen en wil je deze direct bij de betreffende student verwerken? Dan kan dit uiteraard ook via regulier menu 2.1!
Studenten voor een minor vind je terug onder de hoofdcategorie 'Aankomend'.
Je bereikt dit menu direct via de zoekfunctie en invoer van 2.3.01
Of via Student - Osiris aanmelding - Aanmeldingen.
Kies bovenin het scherm voor het bolletje 'Werkvoorraad' in plaats van Filters
Als een student via Studielink aangeeft een minor te komen volgen dan wordt automatisch het proces Minor opgestart.
Voor de academiemedewerker starten de werkzaamheden bij het verwerken van de vragen die worden gesteld bij het onderdeel ACA: Leerovereenkomst.
Klik hiervoor op het plusje bij ACA Leerovereenkomst en klik op de regel 'In behandeling'. Is deze werkvoorraad niet zichtbaar? Dan is er op dit moment geen student die een actie van de academie vereist. De werkvoorraad verdwijnt dus als er geen populatie in zit.
Krijg je tussentijds een KOM leerovereenkomst van de student aangeleverd. Dan kun je in Osiris (via menu 2.1 bijvoorbeeld) de student erbij zoeken en dan via Osiris Aanmeld en Uploads het document toevoegen (zie uitleg verderop in deze werkinstructie)
En zoom in op een van de studenten die bij de resultaten worden getoond
In het overzicht (menu 2.1.18) focust de academiemedewerker zich op de rubrieken die beginnen met ACA.
Ter info: De werkvoorraden die beginnen met "SUS" zijn bestemd voor de studentenadministratie. Hier beheren zij de onderdelen BBC en of de student een herinschrijver is. In deze onderdelen is dus GÉÉN actie vereist van de academie.
Checklist: ACA: Leerovereenkomst
Er worden enkele vragen gesteld die beantwoord moeten worden.
"Betreft het een KOM Minor?"
Het antwoord staat standaard met JA gevuld, betreft het GÉÉN KOM minor, muteer dit antwoord naar NEE.
Indien het géén KOM minor betreft, neem dan contact op met de studentenadministratie voor de verdere afwikkeling!
Als het een KOM minor betreft en je hebt de leerovereenkomst al in bezit, dan kun je deze meteen uploaden.
Let op: controleer voor het uploaden of de leerovereenkomst compleet en correct is:
- 3 pagina's
- 3 handtekeningen
- 2 instellingsstempels
We verzoeken jullie het volgende naamsformat te gebruiken voor de KOM-leerovereenkomsten:
Achternaam, Voorletter(s) tussenvoegsel - KOM
Voor het uploaden van de leerovereenkomst verlaat je tijdelijk het scherm met aanmeldingen. Links in het menu klik je onder Osiris Aanmelding op Uploads
Selecteer het juiste proces "MINOREN PROCES 2024-2025" bij Osiris Aanmelding - Uploads.
Selecteer het groene plusje en vul de gegevens als volgt in:
- Rubriek: ACA: Kom leerovereenkomst
- Vraag / Checklist: Upload leerovereenkomst.
In het onderste deel van de pop-up kies je vervolgens voor het uploaden van de KOM leerovereenkomst die je van de student hebt ontvangen.
Dit gaat via: 'Bestand - Bestand kiezen'
Als laatste stap klik je op 'Upload bestand'
Als het bestand is geupload, ga je in het linkermenu weer terug naar 'Osiris aanmelding - Aanmeldingen'
Je ziet nu dat het document aan de checklist is toegevoegd. Als extra controle beantwoord je nog de vraag "KOM leerovereenkomst geupload" met "Ja". (Dit biedt voor ons een handige filtermogelijkheid ter controle of er antwoorden met "Ja" zijn gegeven zonder documenttype 83.1.5.B.)
"Wat is het aantal ECTS van de minor?" Kies de juiste optie.
- 30
- 15
- 10
"Is de student toelaatbaar voor de minor?". Het academiebureau bepaalt zelf de toelaatbaarheid. Zie hieronder nog een tip voor het opzoeken van de propedeuse indien nodig. Als de student toelaatbaar is zonder Propedeuse of andere voorwaarden, kun je de vraag uiteraard met "ja" beantwoorden.
Hiervoor heb je de volgend antwoordopties:
- Ja
- Nee (Kies je voor "Nee", dan wordt de aanmelding en de inschrijving geannuleerd!! Let hier dus goed op!)
- (Nvt Herinschrijver: deze hoef je nooit zelf te vullen, dit wordt door SU-S gecontroleerd en ingevuld indien van toepassing)
Is een bezit van een propedeuse noodzakelijk om te starten met de minor? Dan kun je dit controleren in het volgende scherm. Als de status verificatie "Diploma Centraal" of "Diploma decentraal" is, dan heeft de student een geverifieerde propedeuse in bezit.
"Gekoppeld aan een minorprogramma?" dit is een optionele vraag die indien wenselijk ingevuld kan worden. Deze vraag is niet verplicht om in te vullen en dus ook niet voorwaardelijk. Je kunt het antwoord leeg laten of beantwoorden met "ja" of "nee". Als het wenselijk is om hier later op te filteren/sorteren in dashboard 2308, zou dit dus handig kunnen zijn (zie hoofdstuk "totaaloverzicht - controles"). Is dit niet nodig, dan kan deze vraag genegeerd worden.
Laatste stap van je aanpassingen is altijd om rechtsbovenin het scherm te klikken op Opslaan of door middel van CTRL + S.
na het uploaden van de leerovereenkomst in Osiris, is het van belang dat deze ook wordt geüpload in Edubroker. Dat kan op de volgende manier:
1. ga naar het tabblad "leerovereenkomsten"
2. klik op "binnenkomende leerovereenkomsten"
3. roep de student op via het veld "zoek" en typ een (gedeelte van) de voor of achternaam. Gebruik géén enter na het invoeren. Nu komt de betreffende leerovereenkomst in het scherm.
4. klik op de leerovereenkomst
5. Druk op het groene "+-teken" en upload het bestand. Je hoeft dit verder niet op te slaan, dit gaat automatisch.
Mocht je de student niet kunnen vinden o.b.v. de achternaam en/of voornaam dan kun je ook nog zoeken door het (Referentie)nummer van de leerovereenkomst (links boven pagina 1) in te vullen in het zoekschermpje.
Voorwaarde voor een inschrijving met actiefcode 4 is een geüploade leerovereenkomst, een geldige BBC en toelaatbaarheid op "ja".
Checklist: ACA: Certificaat
Zodra de student ingeschreven staat met actiefcode 4 en de minor aan het volgen is bij Avans, gaat het onderdeel "Checklist ACA: Certificaat" op status "in behandeling". Deze studenten kunnen jullie in de volgende werkvoorraad terugvinden:
Zodra de certificaten van de huidige minorenperiode zijn behaald en aangemaakt, kun je deze meteen uploaden. De werkwijze is vergelijkbaar als het uploaden van de leerovereenkomsten. Deze hoeven NIET geüpload te worden in Edubroker!
Selecteer weer het juiste proces "MINOREN PROCES 2024-2025" bij Osiris Aanmelding - Uploads. Selecteer het groene plusje en vul de gegevens als volgt in:
- Rubriek: ACA: Certificaat
- Vraag / Checklist: Upload certificaat.
- Upload bij "bestand" het certificaat
We verzoeken jullie het volgende naamsformat te gebruiken voor de certificaten:
Achternaam, Voorletter(s) tussenvoegsel - CERT
Totaaloverzicht - controles
Er overzicht beschikbaar in menu 2.3.08 met alle binnenkomende KOM-minorstudenten waarin de statussen van al deze studenten in één oogopslag zichtbaar zijn. Kies in dit menu bovenin voor de filter "ACA Minoren totaaloverzicht".
Hier kun je o.a. terugvinden:
- Welke status de aanvraag heeft
- Welke documenten er al aangeleverd zijn
- Wie zijn de herinschrijvers
- Welke aanvragen betrof geen Kom minor
- Wat ontbreekt er voor een actiefcode 4 nog?
- etc.
sorteer of filter op de kolom waarin je meer inzicht in wil verkrijgen.
Wil je specifieker filteren en heb je hierbij hulp nodig? Stuur dan een servicepuntmelding naar Functioneel Beheer Inschrijf zodat ze je hierbij kunnen helpen.
(dit is een voorbeeld uit de testomgeving)