Voor wie: voor academiemedewerkers die minorcertificaten maken/uitreiken.
Doel: Deze instructie geeft inzicht in hoe minorcertificaten (in bulk) opgeslagen kunnen worden in het studentendossier, maar ook hoe deze gemaild kunnen worden aan de student en ze kunnen ook nog steeds uitgereikt worden als papierenversie aan de student indien gewenst.
Context: Deze minorcertificaten zijn bedoeld voor zowel KOM als inkomende internationale studenten die bij Avans alleen een minor volgen en deze succesvol hebben afgerond.
Er zijn 3 opties beschikbaar van het minorcertificaat
- Papier- die heeft geen opmaak en kan op certificaten papier afgedrukt worden
- Mail - die gemaild kan worden naar de minorstudent (extern emailadres of Studielinkadres)
- Dossier- die opgeslagen wordt in het studentendossier
Voor de KOM studenten is het verplicht om de digitale versie van het minorcertificaat op te slaan in het studentendossier vanwege de financiële afhandeling en uitwisseling met de andere KOM instellingen.
Voor de internationale studenten is het niet verplicht om de digitale versie van het minorcertificaat op te slaan in het studentendossier.
Genereren van papieren versie van het minorcertificaat
- Ga naar menu 9.2.82 en kies voor de standaard selectiefilter “Minorcertificaat filter”.
- Vul de selectie aan naar eigen wens.
- Kies voor het rapport “AVANS Minorcertificaat papier“.
- Kies in welke taal het certificaat gedraaid moet worden.
- Bij de overige opties kies de opbouw van het certificaat.
- Indien het een internationale minorstudent is, vul dan ook de examenplaats.
- Klik op uitvoeren en sla het bestand op. Het is klaar om afgedrukt te worden op certificaten papier.
Mailen van het minorcertificaat
- Ga naar menu 9.2.82 en kies voor de standaard selectiefilter “Minorcertificaat filter”.
- Vul de selectie aan naar eigen wens.
- Kies voor het rapport “AVANS Minorcertificaat mail“.
- Kies in welke taal het certificaat gegeneerd moet worden.
- Belangrijk: Kies bij “Splitsen?” voor “Ja, verstuur als mededeling”.
- Bij de overige opties kies de opbouw van het certificaat.
- Indien het een internationale minorstudent is, vul dan ook de examenplaats.
- Klik op uitvoeren.
- Een pop-up verschijnt met een lijst van de losse PDF bestanden met het minorcertificaat.
Controleer of dit de juiste studenten zijn. - Klik op de knop “Verstuur als mededeling”.
Klik vervolgens op OK in de volgende pop-up en de studenten ontvangen binnen een aantal minuten de digitale versie van het minorcertificaat in hun mail (extern emailadres of Studielinkadres).
Opslaan van minorcertificaat in het studentendossier
Door de filter “Student heeft geen document van het documenttype 62.1.5.B” te gebruiken, kun je voorkomen dat minorcertificaten dubbel worden opgeslagen in het studentendossier. Deze filter is reeds opgenomen in de standaardselectie “Minorcertificaat filter”.
Maar let op: Gebruik eerst de print of mail optie voor de minorcertificaten voordat je ze in het studentendossier opslaat via de digitale versie. Zodra ze zijn opgeslagen in het studentendossier, voorkomt de bovenstaande filter om ze daarna nog te kunnen printen of mailen. Er is immers een document met documenttype 62.1.5.B aanwezig bij de student.
- Ga naar menu 9.2.82 en kies voor de standaard selectiefilter “Minorcertificaat filter”.
- Vul de selectie aan naar eigen wens.
- Kies voor het rapport “AVANS Minorcertificaat dossier".
- Kies in welke taal het certificaat gegeneerd moet worden.
- Belangrijk: Kies bij “Splitsen?” voor “Ja, opslaan als document”.
- Bij de overige opties kies de opbouw van het certificaat.
- Indien het een internationale minorstudent is, vul dan ook de examenplaats.
- Klik op uitvoeren.
- Een pop-up verschijnt met een lijst van de losse PDF bestanden met het minorcertificaat.
Controleer of dit de juiste studenten zijn. - Klik op de knop “Opslaan” en op de achtergrond wordt het uitgevoerd dat de minorcertificaten in het studentendossier worden opgeslagen. De duur voordat het is verwerkt is afhankelijk van de hoeveelheid minorcertificaten die opgeslagen moeten worden.
