Voor wie: Medewerkers die gemachtigd zijn een wachtlijst te beheren
Doel: Deze instructie toont:
A) Hoe je een wachtlijst inricht
B) Hoe je een wachtlijst kunt beheren
Voor wie: Medewerkers studentenadministratie
A - Inrichten van een wachtlijs. Ga naar: > Onderwijs > Cursus > Aanbod
Je kunt alleen met wachtlijsten werken, als je op cursusniveau hebt aangegeven dat je cursus een wachtlijst heeft
1) Zoek de cursus op waarbij je met een wachtlijst wil gaan werken
2) Dubbelklik op de gewenste cursus
Geef aan dat je met een wachtlijst wil werken
1. Geef aan dat je met een wachtlijst wil werken.
2. Je kunt je wachtlijst combineren met 'Voorinschrijving'. In dat geval zal elke student op de wachtlijst komen.
3. Vervolgens kun je de wachtlijst combineren met een plaatsingsprocedure. Afhankelijk van de gekozen voorwaarden van je instelling kun je hier kiezen om de wachtlijst te combineren met bijvoorbeeld één van de volgende plaatsingsprocedures. Je kunt daarbij zelf kiezen met welke procedure je wil werken:
- Aantal: Bij voldoende aanmeldingen worden alle aangemelde studenten ingeschreven voor de cursus
- Administr: De studentenadministratie zal studenten handmatig inschrijven voor de cursus. NB hierbij zullen alle studenten op de wachtlijst komen, waarna de administratie de studenten handmatig kan inschrijven.
- Intake: Studenten worden ingeschreven op basis van een intakegesprek
- Loting: Alle studenten worden ingeschreven op basis van loting. NB hierbij zullen alle studenten op de wachtlijst komen, waarna de administratie op basis van loting kan inschrijven.
- Volgorde: Studenten worden ingeschreven op volgorde van aanmelding
- Voorrang: Studenten bij wie deze cursus tot het standaard programma hoort, krijgen voorrang. Alle overige studenten worden op de wachtlijst geplaatst.
4. Indien je wil werken met een wachtlijst op basis van een maximum aantal deelnemers voor een cursus, dan moet je ook een maximum aantal deelnemers voor de cursus of werkvormgroep instellen. Dit doe je onder 'Deelnemers werkvorm'. Geef het maximum aantal deelnemers aan dat zich op de werkvorm mag inschrijven
B. Beheer de studenten op de wachtlijst. Ga naar: > Student > Inschrijven Onderwijs > Cursus wachtlijst
1. Zoek de betreffende cursus op
2. Klik op [Zoeken]
3. Dubbelklik op de cursus
Bekijk de studenten op de wachtlijst
1. Je ziet hier nu de studenten die op de wachtlijst
2. Met behulp van 'Toon de studenten die om de volgende reden op de wachtlijst staan' kun je bepalen welke studenten getoond moeten worden in dit overzicht
3. Hier zie je de reden waarom de studenten op de wachtlijst staan. Hier kunnen verschillende dingen staan, mede afhankelijk van de plaatsingsprocedure die je bij het inrichten van je wachtlijst hebt gekozen. De volgende redenen kunnen o.a. verschijnen:
- Maximum: De student staat op de wachtlijst staat omdat het maximum aantal inschrijvingen is overschreden.
- Geen onderdeel programma: De student staat op de wachtlijst omdat de cursus geen onderdeel is van zijn programma. Deze reden verschijnt alleen als je bij het inrichten van de wachtlijst hebt gekozen voor de plaatsingsprocedure 'Voorrang'.
- Voorinschrijving: De student staat op de wachtlijst omdat je alle studente op de wachtlijst plaatst. Je hebt bij het inrichten van je cursus gekozen voor 'Voorinschrijving: Ja'
- Administratie: De student staat op de wachtlijst omdat bij het inrichten van de wachtlijst is gekozen voor de plaatsingsprocedure 'Adminstr', waarbij alle studenten op de wachtlijst worden geplaatst.
- Loting: De student staat op de wachtlijst omdat bij het inrichten van de wachtlijst is gekozen voor de plaatsingsprocedure 'Loting', waarbij alle studenten op de wachtlijst worden geplaatst.
4. Onder [Acties] kun je nu de studenten op de wachtlijst gaan herverdelen. Dit kun je doen op twee manieren:
- Je kunt kiezen voor 'Inschrijven vanaf de wachtlijst'
- Je kunt kiezen voor 'Loten voorinschrijving'
Student inschrijven vanaf de wachtlijst
1. Selecteer de gewenste student(en). De balk wordt nu groen.
2. Kies bij [Acties] voor 'Inschrijven vanaf de wachtlijst'
3. Er opent nu een pop-up scherm
4. Indien je de student wil inschrijven terwijl het maximum aantal deelnemers van de wachtlijst al is overschreven, dan moet je de controlevinkjes voor het maximum aantal deelnemers uitzetten
5. Kies voor [Inschrijven]. Er zal een pop-up venster verschijnen waarin staat of de inschrijving gelukt is.
Student inschrijven door middel van loting
Je kunt bij acties ook kiezen voor [Loten voorinschrijving]. Dit kan alleen bij studenten waarbij de reden voor plaatsing op de wachtlijst [Loting] of [Geen onderdeel programma] is. In dat geval zal Osiris een random selectie (in plaats van volgorde: wie het eerst komt, wie het eerst maalt) maken onder de studenten op de wachtlijst en een willekeurige groep studenten inschrijven.
