In de OER staat beschreven dat er een vervaltermijn is voor resultaten:
Geldigheidsduur van beoordelingen die je behaalt tijdens je opleiding
Beoordelingen voor toetsen die je behaalt tijdens je opleiding zijn zes jaar geldig. We berekenen dit vanaf de datum dat je de beoordeling van de laatste toets van de onderwijseenheid hebt gekregen.
Heb je nog niet alle toetsen van een tentamen behaald? Dan zijn de toetsen die je wel hebt behaald zes jaar geldig. We berekenen in dat geval deze zes jaar voor iedere toets apart.
• Haal je de beoordeling in de periode september tot en met januari? Dan is de beoordeling zes jaar geldig vanaf 1 februari.
• Haal je de beoordeling in de periode februari tot en met augustus? Dan is de beoordeling zes jaar geldig vanaf 1 september.
De beoordelingen die ouder zijn dan zes jaar, kunnen dus op twee momenten in het jaar vervallen. Osiris kent de mogelijkheid deze beperkte houdbaarheid te controleren. Dit document beschrijft hoe deze functionaliteit op academieniveau kan worden ingericht.
Proces geldigheidsduur
De basisfunctionaliteit voor controle op geldigheidsduur werkt als volgt:
- De geldigheidsduur van resultaten kan worden opgenomen in een examenprogramma. Daarmee geldt de duur voor alle cursussen binnen dit programma en voor alle studenten die aan het programma zijn gekoppeld;
- Studenten moeten worden geïnformeerd over de geldigheidsduur op het studievoortgangsoverzicht. Dit geldt zowel voor de resultaten die vervallen zijn als voor resultaten die binnenkort komen te vervallen;
- Indien nodig wordt voor individuele studenten of cursussen een afwijkende geldigheidsduur ingericht (altijd na besluit van de examencommissie);
- Indien nodig worden vervallen resultaten vervangen door ‘nieuwe’ resultaten via een (collectieve of individuele) vervangingsregeling;
In dit document komen bovenstaande stappen één voor één aan bod.
Hoe richt je de geldigheidsduur van resultaten in?
Bij het aanmaken van een examenprogramma bestaat er de mogelijkheid om de geldigheidsduur van resultaten te bepalen. Dit kan op twee manieren. Geldigheidsduur resultaten of Resultaten vervallen als geen diploma in.
In de bovenstaande afbeelding zie je dat bij het aanmaken van een examenprogramma de bovenstaande velden staan.
Geldigheidsduur resultaten:
Met behulp van dit veld kan de geldigheidsduur van resultaten, die onder het desbetreffende examenprogramma vallen, in maanden worden opgegeven. Wanneer het opgegeven aantal maanden is verstreken, zullen de resultaten komen te vervallen. Voor reeds behaalde cursussen wordt gerekend vanaf de datum van het cursusresultaat. Die datum is gelijk aan de meest recente toetsdatum die in die cursus voorkomt bij een toets die is betrokken in het behalen van die cursus.
Resultaten vervallen als geen diploma in:
Met behulp van dit veld kan aangegeven worden binnen welk gestelde termijn een student het examenprogramma moet afronden. Na deze termijn zullen alle resultaten in het examenprogramma komen te vervallen. Deze optie maakt gebruik van de aanvangsdatum van het examenprogramma.
‘Geldigheidsduur resultaten’ sluit het meest aan bij de bepaling uit de OER. Door de geldigheidstermijn in te stellen op 72 maanden zullen resultaten die ouder zijn dan zes jaar komen te vervallen. ‘Resultaten vervallen als geen diploma in’ zal in de regel veel meer resultaten afkeuren dan de OER beoogt. Dat is onwenselijk.
Informeer studenten over resultaten die gaan vervallen
Studenten worden erover geïnformeerd als ze studieresultaten hebben die binnen een bepaalde termijn zullen komen te vervallen. Dit kan door het op te nemen in het SVO van de student én door de student er actief op te wijzen.
Het is mogelijk om een waarschuwing in het SVO op te nemen dat bepaalde resultaten binnen een vooraf bepaald aantal maanden komen te vervallen. De student ziet die waarschuwing in zijn SVO. Ook als anderen een SVO van de student opvragen wordt de waarschuwing getoond.
Daarnaast kent Osiris het overzicht ‘Te vervallen toetsresultaten’ (9.3.09). Op dat overzicht wordt per cursus aangegeven welke resultaten komen te vervallen binnen een vooraf bepaald aantal maanden. Dat overzicht kan worden gebruikt om studenten actief op de hoogte te brengen van resultaten waarvan de geldigheidsduur bijna verstreken is. Het is aan de academie om te bepalen wie deze taak op zich neemt.
Gezien het feit dat de OER uit gaat van het halfjaarlijks vervallen van cijfers, ligt het voor de hand om die termijn in te stellen op zes maanden. Dat is dan ook de standaardinstelling voor alle academies. Indien gewenst kan daarvan per academie worden afgeweken.
De geldigheidsduur van resultaten verlengen
Soms is het noodzakelijk de geldigheidsduur van resultaten te verlengen. De examencommissie kan immers besluiten de geldigheidstermijn van de resultaten van een student te verlengen. De geldigheid kan in Osiris op twee manieren worden beïnvloed, op cursusniveau en op resultaatniveau.
Op resultaatniveau de geldigheidsduur verlengen
Per resultaat kan een uitzondering op de ingerichte termijnen opgegeven worden. Dit kan door naar de student te navigeren in Osiris en bij Toetsresultaten een Afwijkende geldigheidsduur op te geven (zie afbeelding 2). Er kan een datum worden ingevuld tot wanneer het betreffende resultaat geldig is. Dit is alleen mogelijk als het resultaat nog in concept is. Zodra het definitief is kan de Afwijkende geldigheidsduur niet meer aangepast worden.
Per cursus resultaten niet laten vervallen
Het is ook mogelijk om per cursus in zijn geheel de resultaten niet te laten vervallen. Dit geldt dan voor ieder resultaat voor die cursus en de toetsen waaruit de cursus is opgebouwd. Dit is in te richten op cursusniveau. Gebruik hiervoor het veld Geldigheidsduur resultaten van toepassing? En zet hierbij het drop-down op Ja of Nee.