De functie Termijnbewaking t.b.v. toetsresultaten is voor het bewaken van het proces omtrent toetsresultaten. De functie gebruikt hiervoor zelf in te stellen termijnen. Deze termijnen worden gebruikt voor het sturen van rappels aan docent en/of administratie. En ook om op het Dashboard in Osiris Docent met kleur (groen/geel/rood) de urgentie van de actie aan te duiden.

Termijnbewaking wordt ingericht in menu 3.4.30 Referentietabellen  Termijnen resultaatinvoer. Termijnbewaking wordt op academie niveau ingericht.

Er zijn 3 processtappen gedefinieerd waarop bewaking ingericht kan worden:

• Invoer resultaten
• Ondertekening door docent
• Verwerking door administratie

Door gebruik van elektronisch ondertekenen is processtap 3 overbodig om in te richten (Verwerking door administratie).

Per processtap kun je onderaan het scherm de volgende velden invullen:

Voor elke processtap zijn er 3 momenten in te richten namelijk 1^e waarschuwing, 2^e waarschuwing en deadline.

Per moment kun je alle velden opnieuw inrichten.

Bij het veld ‘Na aantal werkdagen’ vul je het aantal dagen vanaf bijvoorbeeld ‘toetsing’ dat de 1^e waarschuwing gestuurd mag worden. Bij het veld ‘vanaf’ heb de volgende opties:

• Toetsing (hier wordt gekeken naar de toetsdatum)
• Invoer resultaten (hier wordt gekeken naar datum dat de resultaten zijn ingevoerd)
• Ondertekening (hier wordt gekeken naar de datum dat de resultaten zijn ondertekend)

Bij het veld ‘Mededeling’ geef je aan welke ingerichte mededeling je wil gebruiken om te versturen bij de 1^e waarschuwing.

Het veld ‘Mededeling versturen aan’ heeft de volgende opties:

• Docent (verstuurt mededeling aan de docent van het resultaat, is deze niet aanwezig gaat de mededeling naar de contactpersoon)
  Is er een vervangend docent ingericht? Daar worden de mededelingen NIET naartoe gestuurd.
• Alle docenten (verstuurt mededeling aan alle docenten gekoppeld aan de toets)
• Contactpersoon (verstuurt mededeling aan contactpersoon van de cursus)
• Niet versturen (er wordt geen mededeling verstuurd aan docenten)

Bij het laatste veld ‘Mededeling voor administratie’ kun je een aparte mededeling inrichten die je naar een specifiek mailadres laten versturen d.m.v. een medewerkersgroep.

Elke academie heeft al een standaard ingerichte mededeling t.b.v. termijnbewaking in menu 3.1.03 genaamd TOETS_TERMIJN. Deze is aan te passen naar wens.

Het is mogelijk om de ‘administratie’ ook een mededeling te sturen. Wil je hiervoor een andere mededeling aangemaakt hebben? Vraag dit aan via Servicepunt bij Functioneel Beheer Osiris.

Als je een losse mededeling ook naar ‘administratie’ verstuurd wilt hebben moet je een medewerkersgroep in richten t.b.v. Termijnbewaking. Bij deze medewerkersgroep kun je een specifiek mailadres toevoegen waar de mededelingen naar verstuurd kunnen worden of je plaatst een aantal medewerkers in de groep waarna allemaal dan een mededeling verstuurd zal worden.

Deze medewerkersgroep moet vervolgens gekoppeld worden aan Termijnbewaking. Dat doe je in menu 3.2.15 Referentietabellen - Organisatieonderdelen.
Het koppelen van een medewerkersgroep aan een organisatieonderdeel wordt gedaan door Functioneel Beheer Osiris. Heb je dus een medewerkersgroep aangemaakt die gekoppeld moet worden, maak hiervoor dan een melding aan via Servicepunt.

Filter op je academie en je ziet een lijst van alle organisatieonderdelen van die academie. Heb je meerdere organisatieonderdelen waar je ook verschillende medewerkersgroepen aan wilt koppelen geef dit dan duidelijk aan in je Servicepunt melding. Per organisatieonderdeel kun je maar 1 medewerkersgroep koppelen.

Klik op het zwarte pijltje voor een organisatieonderdeel. In het veld 'Termijnbewaking' zie je welke medewerkersgroep gekoppeld is. Is deze leeg dan is er nog geen gekoppeld.
Actie door Functioneel beheer: Het veld ‘Termijnbewaking’ wordt dan gevuld met de medewerkersgroep in t.b.v. termijnbewaking.

Het is mogelijk om bij de configuratieparameters (menu 3.8.03  Rubriek: WORKFLOW) in te richten bij hoeveel percentage ingevoerde resultaten er geen signalering termijnbewaking meer nodig is. Er is een standaard waarde van 90 ingericht. Het is mogelijk om een afwijkende waarde in te richten op academie niveau. Wil je afwijken van de standaard waarde, graag hiervoor een melding maken via Servicepunt aan Functioneel Beheer Osiris.

Zoals eerder aangegeven heeft de inrichting van termijnbewaking ook een effect op het dashboard van Osiris Docent. Afhankelijk van de inrichting zullen sommige nummertjes bij ‘resultaat’ groen, geel of rood zijn.

Groen: Tot de 2^e waarschuwing
Geel: Na de 2^e waarschuwing
Rood: na de deadline

Alvorens dit in de Productie te gaan gebruiken raden wij sterk aan dit eerst in de testomgeving van begin tot eind goed te testen en een duidelijk plan uit te werken wanneer welke waarschuwing naar wie te sturen. Bespreek/bevestig dit plan ook met management en communiceer dit ook naar de docenten om vragen of (negatieve) reacties te voorkomen.

Omdat het testen van de mededelingen bij dit proces essentieel is, is het in de testomgeving nu mogelijk om met het profiel 'SV_BEHEER_ONDERWIJS_CATALOGUS' je eigen E-mail adres veld te vullen in menu 3.7.12. 

Wil je de mededeling alleen naar administratie sturen en niet naar een docent of contactpersoon? Pas in menu 3.4.30 bij de juiste termijn en waarschuwing de velden 1. 'Mededeling versturen aan' en 2. 'Mededeling voor administratie' aan naar onderstaande inrichting.