Aanmeldprocessen worden steeds vaker gebruikt om zaken te regelen voorafgaand aan het inschrijven. Veel van deze processen worden beheerd door de studentenadministratie en door international office maar er zijn steeds meer processen waar ook de academie een rol speelt.

Vaak bekijk je studenten individueel of gebruik je filters of dashboards maar je kunt ook de werkvoorraad bekijken.

Je vind het scherm via menu 2.3.01 maar dan zul je eerst het gewone zoekscherm zien. Bovenin het scherm kun je switchen naar de werkvoorraad.

De icoontjes bovenin met de kleurtjes geven een uitleg als je erboven zweeft met je muis. Deze zijn alleen interessant indien er een actie van de student verwacht wordt (termijnbewaking). Rood en oranje zijn op dit moment niet in gebruik (termijnbewaking voor administratie).

De cijfers in het blauw zijn de dagen die geteld worden als er een actie door student uitgevoerd moet worden.

De werkvoorraad kijkt niet naar de rubriekstatus maar naar de status van de aanmelding van de student. Je kunt de status van de rubrieken wel zien als je de plusjes aanklikt, de rubriek openklapt.

Aankomend werk (nog niet ingediend, nog niet geverifieerd of nu in behandeling bij anderen, mijn rubrieken nog niet gestart)

Als er nog geen enkele rubriek waarbij de medewerker betrokken is een actieve status heeft, dan verschijnt diezelfde aanmelding in de groep met aankomend werk. Zodra de rubriek wel een status krijgt, moet de medewerker(groep) immers aan de slag. Ook aanmeldingen van studenten die nog niet geverifieerd zijn, staan in de bak met aankomend werk. Zodra ze inloggen verschuiven ze naar openstaand werk.

Openstaand werk (nu behandeling nodig, mijn rubrieken in behandeling)

Als de medewerker voorkomt in een medewerkergroep van 1 van de rubrieken met een actieve status (rubriekstatus van type Open of In behandeling), dan staat de aanmelding in de groep met openstaand werk. Uitzondering vormen de aanmeldingen van studenten die nog niet geverifieerd zijn: zij staan in aankomend werk totdat ze inloggen.

Verwerkt werk (mijn rubrieken zijn klaar)

Als de aanvraag als geheel nog niet op Afgehandeld of Geannuleerd staat, maar voor alle rubrieken waarbij de medewerker betrokken is wel een rubriekstatus van type Afgehandeld heeft, dan verschijnt de aanmelding in de groep verwerkte aanmeldingen. Dat hoeft dus niet te betekenen dat de aanmelding al helemaal klaar is. Het kan best zijn dat een andere afdeling (bijv. centraal IO voor een visum) er nog mee verder moet.

Afgesloten werk (geen onderdeel van werkvoorraadscherm)

De aanmelding verdwijnt uit het werkvoorraadscherm zodra de status op ‘Afgehandeld’ (nieuwe status op aanvraagniveau) of ‘Geannuleerd’ gezet wordt. Het werkvoorraadscherm toont dus geen aanmeldingen die helemaal zijn afgerond. Deze aanmeldingen zijn wel gewoon te vinden via de filters, maar dus niet in de actuele werkvoorraad. Via de filters zijn alle aanmeldingen te vinden, net zoals dat in de huidige OSIRIS-versie het geval is.