Doel: In dit artikel staat informatie over de voortgang van de journaalposten in Osiris. Zowel over inschrijvingen als beëindigingen en verwerken van bankbetalingen.
Voor wie: Studentenadministratie en Functioneel beheer
Inschrijvingen
Als een student een financiële regel krijgt in Osiris dan worden er journaalposten klaargezet.
Een student krijgt een financiële regel bij de actiefcodes 3, 4 en 7.
De actiefcodes 3 en 7 zijn nog geen inschrijving. Dit kan een vertekend beeld geven wat betreft de (te verwachten) opbrengst collegegelden.
Deze situatie zal zich met name voordoen in september (evt. nog in oktober als bij de nog niet inschreven studenten de inschrijfverzoeken niet zijn ingetrokken).
De boeking van de vordering: Deze journaalposten worden als verzameljournaalposten naar ABW verzonden op de vervaldatum van de incassotermijn (dus 9 keer per collegejaar)
| Debet |
Credit |
|---|---|
| Debiteuren (1400) | Vooruitontvangen collegegelden (8370) Opbrengsten incassokosten (2900) |
De doorbelasting: Deze journaalposten worden als verzameljournaalpost naar ABW gestuurd op de 25e van elke maand ( dus 12 keer per collegejaar)
| Debet | Credit |
|---|---|
| Vooruitontvangen collegegelden (2900) | Opbrengsten collegegelden (8100) |
Beëindigingen
Als de inschrijving van een student is beëindigd, wordt de volgende journaalpost klaargezet met als vervaldatum de 25e van de maand.
De vordering:
| Debet | Credit |
|---|---|
| Vooruitontvangen collegegelden (2900) | Debiteuren (1400) |
De doorbelasting:
| Debet | Credit |
|---|---|
| Restituties collegegeld (8110) | Vooruitontvangen collegegelden (2900) |
Klaarzetten voor restitutie naar de bank.
De journaalpost zal alleen geboekt worden, als blijkt dat de student per saldo te veel collegegeld heeft betaald.
| Debet | Credit |
|---|---|
| Debiteuren (1400) | Bank (1903 - Rabo NL24 RABO 0353 2807 04) |
Verwerking bankbetalingen
Overmaken teveel ontvangen collegegeld via de bank aan de student.
| Debet | Credit |
|---|---|
| Bank (1903 - Rabo NL24 RABO 0353 2807 04) |
Debiteuren (1400) |
Hoe zie je journaalposten terug in Osiris?
- Menu 2.3.79 Journaalposten -> alle journaalposten die op studentniveau zijn gemaakt.
- In de 1 na laatste kolom staat het verzameljournaalpostnummer. Dit is het nummer van de verzameljournaalpost waarin deze individuele boeking is opgenomen.
Bij menu Journaalposten Debiteuren is de boekdatum:
- De datum van het opboeken of tegenboeken van de vordering (dus de datum dat de inschrijving of restitutie wordt verwerkt).
- De datum van het dagafschrift bij het boeken van de bank (als het dagafschrift van 4 juni op 7 juni wordt verwerkt in Osiris, dan is de boekdatum 4 juni).
Hoe zie je verzameljournaalposten terug in Osiris?
- Menu 2.3.78 Verzameljournaalposten
- In kolom 1 staan de verzameljournaalpostennummers
Bij menu Verzameljournaalposten Debiteuren zie je in de kolom ‘Datum verzonden’ de datum dat de journaalpost naar ABW is verzonden en in de kolom ‘Geboekt op’ wanneer de post is verwerkt in ABW.
De journaalposten worden 1 keer per dag (’s ochtends om 4 uur) aangeboden aan ABW.
Controle (verzamel)journaalposten
Om te controleren of alle journaalposten verwerkt zijn, draait de Studentenadministratie elke dag menu 9.9.07 Niet teruggemelde (verzamel-)journaalposten.
Als het exportbestand (2 tabbladen 'Journaalpost' en 'Verzameljournaalpost') niet leeg is dan wordt dit direct gemeld bij Financiële Beheer Inschrijf door de Studentenadministratie.