Doel: Het maken en onderhouden van standaard mededelingen.
Deze instructie beschrijft:
- Welke communicatiekanalen zijn er en wat kun je ermee.
- Hoe je een nieuwe mededeling kan aanmaken en welke opties er zijn.
Voor wie: Medewerker Functioneel Beheer
Communicatiekanalen
In menu 3.1.01 Referentietabellen - Communicatiekanalen
Hierin vind je welke communicatiekanalen er zijn in Osiris om mededelingen te versturen.
- De communicatiekanalen
- De beschikbare profielen voor medewerkers met het maximum aantal geadresseerden en maximum omvang van bijlagen.
- De standaard instellingen die beschikbaar zijn met o.a. de maximale lengte van een omschrijving.
Het maken van een nieuwe mededeling
- Je kunt een nieuwe mededeling maken met het gebruik van het groene plusje
- Je kunt ook een mededeling kopieren m.b.v. ACTIES - kopieer mededeling. Je gaat dan staan op een reeds bestaande mededeling deze gebruiken als basis van de mededeling
Je nieuwe mededeling is herkenbaar aan de groene balk. Nadat de nieuwe mededeling is gegenereerd moet je de volgende stappen doorlopen:
- Faculteit ingeven. Bij algemeen kies je 'AVANS'
- Mededeling verkorte omschrijving. (15 posities)
- Geef een Nederlandstalige omschrijving op van je mededeling
- Geef desgewenst een Engelstalige omschrijving van je mededeling
- Geef aan of de mededeling gewijzigd mag worden is door anderen. Deze wijzigingen kunnen andere medewerkers dan toevoegen zowel in de standaardmail, alsook eenmalig in het bericht op het moment dat ze het versturen.
- Geef de type mededeling in (zie toelichting over types)
- Geef het communicatiekanaal op (zie toelichting over communicatiekanalen)
- Geef een onderwerp op; dit is het onderwerp dat de mail zal krijgen.
- Geef aan of je de mededeling met of zonder opmaak wil versturen. Standaard zul je voor HTML kiezen.
- Geef de inhoud van de mededeling. Deze dient goedgekeurd te zijn door een S-adviseur.
- Naast een Standaard (Nederlands) bericht kun je ook een Engelstalig bericht versturen. Je bericht wordt dan in het Nederlands verstuurd naar studenten/medewerkers die Nederlands als voertaal hebben opgegeven, en in het Engels naar studenten/medewerkers die Engels als voertaal hebben opgegeven. Als je beide wil doen, kies dan hier voor een Engels en herhaal stap 8 en 10.
- Sla de mededeling op door op [Opslaan] te klikken
Toelichting punt 6: het type mededeling is vooral van belang voor de bewaartermijnen die we dienen te hanteren. Indien de mededeling door de studentenadministratie wordt verzonden gaat het om het type SU-S. Gaat het om een mededeling van International Office voor onze inkomende studenten met een buitenlandse vooropleiding kiezen we voor IO-INKOMEND.
Niet overal hangt een bewaartermijn aan, daar zijn we nog mee bezig.
Het type SYSTEEM komt in beeld zodra CACI een nieuwe mededeling oplevert in een release. Dat type mag vervolgens aangepast worden.
Veel types zijn niet in gebruik en zullen op niet actueel gezet worden of verwijderd worden.
Wil je een mededeling registeren maar niet versturen dan regel je dat via het communicatiekanaal.
Toelichting punt 7: het communicatiekanaal zal meestal E-MAIL zijn. Wil je een mededeling registreren maar niet versturen kies je voor NIET-VERSTUREN. STUDIELINK gebruiken we om een mededeling te versturen die ook in het Studielink account van de student zal verschijnen (we versturen een dergelijke mail via een msg22 via de JAS adapter). Overige kanalen zijn niet in gebruik/niet ingericht.
Bij de details van een mededeling (klik op de regel, het zwarte rondje met de driehoek erin) kun je bij sommige communicatiekanalen ook nog opties ingeven als naar welk e-mailadres het gestuurd dient te worden (versturen naar meerdere e-mailadressen van 1 student is mogelijk) en je kunt een bijlage toevoegen. Een vastgesteld antwoordadres is mogelijk of je kiest voor no reply zoals hieronder is gedaan. Verstuur in context van heeft te maken met versturen van mededelingen via een actie en bijbehorende vishaakvelden van een bepaald scherm. Een mededeling kan alleen handmatig worden verstuurd als de context leeg is.
Bij communicatiekanaal E-mail met html heb je diversen opties.
- Denk aan de opmaak van tekst zoals dik gedrukt, opsommingen, cursieve tekst.
- Een hyperlink maken waar een URL achter zit. Bijvoorbeeld kun je 'Druk hier' in je tekst zetten en op de achtergrond wordt je doorgestuurd naar een bepaalde website.
- Invoegen veld is een optie die je ook kunt gebruiken indien je geen gebruik maakt van HTML opmaak m.u.v. bepaalde mededelingen (zoals stoplicht functionaliteit). Dit zijn de zogenaamde vishaakvelden die data ophalen zoals bijvoorbeeld de roepnaam van de student.
