Achtergrond
Voor een aantal duale leertrajecten is in het verleden vanuit wetgeving een regeling ontstaan, waarbij werkgevers fiscaal voordeel hadden als ze de studie voor hun werknemers betaalden. Vanwege deze regeling is door Avans een werkwijze gefaciliteerd waarbij bij duale leerovereenkomsten tussen werkgever, werknemer (student) en academie via een verzamelfactuur het collegegeld aan de werkgever werd gefactureerd. Vanwege het verdwijnen van het belastingvoordeel als gevolg van een wetswijziging en de operationele problemen die deze werkwijze met zich meebracht, is Avans Hogeschool gestopt met het breed faciliteren van verzamelfacturatie van collegegeld aan werkgevers van studenten. 

In het kader van het strategisch partnerschap met een werkgever in de omgeving van Avans heeft het College van Bestuur besloten om de werkwijze opnieuw aan te bieden. 

Werkwijze verzamelfacturatie
Bij verzamelfacturatie worden strikte spelregels gehanteerd:

• Verzamelfacturatie wordt louter gedaan voor werkgevers waarmee een strategisch partnerschap of convenant is, dat op het niveau van het College van Bestuur is getekend;
• Verzamelfacturatie wordt alleen aangeboden voor het factureren van collegegeld. Voor extra- curriculaire kosten (bijv. excursies, deficientië-cursussen, materialen, etc) gebruikt Avans Studystore. Bij kleine aantallen wordt in voorkomende gevallen gefactureerd voor extra-curriculaire kosten, deze maken echter geen onderdeel uit van verzamelfacturatie;
• Verzamelfacturatie wordt alleen aangeboden aan werkgevers die tenminste 10 studenten per jaar via deze constructie laten inschrijven. Als bij facturatie blijkt dat minder dan 10 studenten zich hebben aangemeld, wordt geen verzamelfactuur verzonden. In dat geval worden de verwerkte garantieverklaringen bij de studenten verwijderd en worden de studenten geïnformeerd dat ze alsnog zelf betaling van het collegegeld via Digitaal Incasso Machtigen van Studielink moeten regelen;
• De academie die de verzamelfacturatie wil aanbieden is akkoord met de voorwaarden in de Overeenkomst Verzamelfacturatie. De academie is tevens bereid de kosten die voortvloeien uit het benodigde extra handmatige werkzaamheden op de administratie te compenseren middels een doorbelasting:
  • Het inregelen van een nieuwe werkgever voor verzamelfacturatie: jaarlijks 40 uur;
  • Het administratief afwikkelen van garantieverklaringen, samenstellen verzamelfacturatie en matchen betaling naar betreffende studenten, etc: jaarlijks 1 uur per student;
  • Indien een werkgever de ondergrens voor verzamelfacturatie zoals beschreven in artikel 1 van de overeenkomst niet haalt, kan de academie omwille van de  relatie verzoeken om de verzamelfacturatie alsnog door te laten gaan. In dat geval wordt naast de opstartkosten ook het aantal studenten behorende bij  de ondergrens aan de academie doorbelast;
  • Indien verzamelfacturatie bij een werkgever na inregelen vanwege een te laag volume toch niet door kan gaan, wordt voor de verrichte werkzaamheden 20 uur bij de academie in rekening gebracht;
• Administratieve afspraken worden gemaakt tussen Service Unit Studentenadministratie en de werkgever. Het is de academie niet toegestaan afspraken te maken met betrekking tot administratieve en/of financiële afwikkeling van inschrijvingen van studenten;
• Werkgever tekent een aanvullende overeenkomst inzake verzamelfacturatie, waarbij werkgever zich akkoord verklaart met de gestelde voorwaarden voor verzamelfacturatie (zie hiervoor Overeenkomst Verzamelfacturatie Werkgever onderaan deze pagina);
• Service Unit Studentenadministratie zorgt voor instructie van het te doorlopen proces.

Aanvragen verzamelfacturatie
Om de verzamelfacturatie aan te vragen verzoekt de academie aan Service Unit Studenten dit in te regelen. Hierbij dient de volgende informatie te worden aangeleverd:

• Naam van de organisatie waar verzamelfacturatie voor wordt aangevraagd;
• Naam van de contactpersoon die namens de organisatie afspraken mag maken;
• Het collegejaar waarin de verzamelfacturatie wordt aangeboden;
• De kostenplaats waar de kosten voor verzamelfacturatie om kunnen worden doorbelast. Deze kosten worden 1 keer per studiejaar doorbelast. Dit wordt gedaan na de februari instroom wanneer het totaal aantal studenten per werkgever voor dat studiejaar bekend is.

Verwerking verzamelfacturatie en voorbeeldbestanden
Onderaan deze pagina staan voorbeelden van de Overeenkomst Verzamelfacturatie Avans Werkgever en van de Garantieverklaring die per student ingevuld moet worden. In het onderstaande schema wordt weergegeven hoe de verwerking van de garantieverklaring  loopt: