Doel: Procesbeschrijving hoe te handelen indien een student het nalaat om een verzoek tot inschrijving in te trekken in Studielink
Voor wie: Academiemedewerkers, Medewerkers DFS
Achtergrondinformatie
Een aanmelder dient via Studielink een verzoek tot inschrijving (VTI) in voor een Avans-opleiding. Na de aanmelding start het aanmeldproces en heeft de aanmelder op diverse momenten contact met Avans over het VTI en de stappen in het aanmeldproces. De aanmelder maakt tijdens een contactmoment kenbaar af te zien van het vervolgen van het VTI. De opleiding geeft aan dat de aanmelder het VTI in Studielink dient in te trekken. De aanmelder voert die handeling niet uit en de opleiding wil de handeling namens de student uitvoeren. Dit kan worden verwerkt door de opleiding in Osiris.
Proces
De opleiding heeft duidelijk vernomen dat de aanmelder afziet van vervolg van het VTI, schriftelijk of tijdens een contactmoment. Opleiding noteert datum, wijze van contact en toelichting om bij eventuele vragen van de aanmelder te kunnen bewijzen op grond waarvan de handeling namens de student is uitgevoerd.
1. Aanmelder geeft tijdens contactmoment aan niet te gaan studeren bij Avans Hogeschool.
2. Aanmelder geeft annulering niet kenbaar in Studielink.
3. Academie checkt welke van onderstaande situaties van toepassing is:
Het verwerken van een annulering is onomkeerbaar, kan niet worden hersteld door Avans anders dan dat de aanmelder een nieuw verzoek doet in Studielink.
a. Aanmelder heeft status aanmelding in Osiris (geen actiefcode 4), deze aanmelding kan altijd worden geannuleerd in Osiris door de opleiding (met datum en toelichting) zie hiervoor de werkinstructie intrekken aanmelding op verzoek van student
b. Aanmelder heeft status ingeschreven in Osiris (wel actiefcode 4), de aanmelding kan tot 01-09 worden geannuleerd door de opleiding (met datum en toelichting) zie hiervoor de werkinstructie intrekken aanmelding op verzoek van student
c. Aanmelder heeft status ingeschreven in Osiris (wel actiefcode 4), de aanmelding kan na 01-09 niet worden geannuleerd door de opleiding. Dit kan enkel door de aanmelder zelf in Studielink worden verwerkt met een Verzoek tot Uitschrijving (komen oa kosten collegegeld bij kijken)
Mededelingen
Na verwerking in Osiris ontvangt de aanmelder vanuit Avans een bevestiging van de annulering door de opleiding, zie hierbij een voorbeeld van de mailtekst
Vragen?
Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over het proces intrekken aanmelding op verzoek van student?
Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs