Doel:
Het doel is dat onze registratie de waarheid aangeeft zodat er aangetoond kan worden welk waardepapier uitgereikt is door Avans aan welke Avans-student. Zou er navraag gedaan worden over authenticiteit van een Getuigschrift is dat te controleren op naam/nummer.
Indien het waardepapier niet aan de student wordt uitgereikt blijft de koppeling bestaan in ons SIS en lijkt het alsof het waardepapier in het bezit van de student is
Niet uitgereikte getuigschriften worden niet meer bewaard in de kluis. Deze worden in Osiris verschreven bij de student.
Voor wie: medewerkers SU-S.
Academie heeft/maakt afspraak met student en zorgt dat de student minstens een maand de tijd heeft om te zorgen voor het ophalen. De Academie dient een Waardepapier maximaal 6 maanden (na afstudeerdatum) te bewaren.
De academie stuurt de niet opgehaalde getuigschriften retour naar DFS-S in een blauwe postzak met een bijlage dat deze getuigschriften niet opgehaald zijn.
SU-s zal de retour ontvangen waardepapieren binnen 5 werkdagen verschrijven in Osiris (koppeling naam – nummer ongedaan maken) en het Getuigschrift vernietigen.
Uitreiken, anders dan de centrale ceremoniële uitreiking?
De Academie maakt een individuele afspraak met de student op een Avans-locatie; of
De Academie maakt een afspraak met een gemachtigde van de student (zie voor een voorbeeld verklaring de bijlage); of
De Academie constateert dat sprake is van een zeer uitzonderlijke situatie en één van beide hier boven genoemde opties niet realiseerbaar dan kan de Academie besluiten tot het opsturen van het Waardepapier.
Dat is dan voor de verantwoordelijkheid van de student (bij ‘verlies’ wordt er geen 2e exemplaar gemaakt) en verzending is altijd aangetekend.
Bijlage: hoe iemand machtigen?
Academie kan met de student afspreken dat het Getuigschrift door iemand anders wordt opgehaald op een Avans-locatie (bijvoorbeeld de partner of een ouder/verzorger).
Hiervoor dient de student een verklaring op te stellen als onderstaande, deze samen met een kopie van zijn/haar legitimatiebewijs (ter controle van de handtekening) meegeven aan de persoon die in de plaats van de student het Getuigschrift in ontvangst zal nemen.
De gemachtigde dient ook een legitimatiebewijs te tonen bij het in ontvangst nemen.
Uiteraard tekent de ontvanger/de gemachtigde het Waardepapier niet. De machtiging én kopie legitimatiebewijs zullen gecontroleerd worden maar niet worden aangenomen/bewaard maar neemt de gemachtigde (samen met het waardepapier) mee terug.
Zorg dat iemand een brief van betreffende student bij zich heeft met tekst:
Hierbij machtig ik
…..(Volledige Voornamen en Achternaam van degene die je machtigt)
….. (Geboortedatum en –Plaats van degene die je machtigt)
Om het Bachelor getuigschrift ….. (opleiding) van
---- (volledige voornamen en Achternaam van student)
…… (Geboortedatum en –plaats van student)
Op te halen
Voor akkoord, …. (datum)
…………… (jouw handtekening)
Zorg dat je deze persoon eigen legitimatie bij zich heeft en zorg ook voor een kopie van jouw legitimatiebewijs bijvoegen voor controle van de handtekening.
Hoe verwerken we de niet opgehaalde getuigschriften die retour gekomen zijn.
Ga naar Osiris. Kies menu 2.1 student en zoek de student op basis van de gegevens op het getuigschrift
Ga naar menu 2.1.45 Student "Examens"
Klik op de juiste regel bij examens. Kies hier de Propedeuse, Bachelor of AD getuigschrift
Vul bij de regel Diploma's bij examen in de opmerking : "Niet opgehaald d.d."
en bij Status diploma Vernietigd en klik op Opslaan
Het verschreven getuigschrift is nu vernietigd in Osiris en kunnen in de grijze container om afgevoerd te worden.
In deze notitie staat alles wat er besproken en afgesproken is omtrent het slotstuk proces diplomeren.