Vanuit de Notitie 'Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs' is het niet toegestaan om zonder meer bedragen aan studenten uit te betalen. Dat zou gezien kunnen worden als het (terug)betalen van collegegeld. 

Indien er sprake is van een situatie waarbij een student schade heeft geleden die volledig en aantoonbaar verwijtbaar is aan Avans Hogeschool en niet verwijtbaar is aan de student, dan is er de mogelijkheid tot het doen van een schadevergoeding. Hierbij moet de hoogte van de coulancebetaling gelijk zijn aan de daadwerkelijk geleden schade. 

Bij deze mogelijkheid betrachten we grote zorgvuldigheid om alle schijn van het terugbetalen van collegegeld te vermijden. Wat ogenschijnlijke een eenvoudige kwestie lijkt kan vervelende gevolgen voor Avans hebben als we dit niet juist afwikkelen. We moeten zorgen dat wordt vastgelegd wat er precies is gebeurd en wat de daadwerkelijk geleden schade is:

• De academie verzamelt alle relevante aanvullende en onderbouwende informatie en correspondentie.
• De academie vraagt de hoogte van de schadevergoeding op middels een e-mail naar: [email protected]. Belangrijk is om het studentnummer van elk verzoek en de betreffende maand(en) in het e-mailbericht op te nemen.

• De academie stelt een brief op en beschrijft het verwijtbaar handelen van Avans Hogeschool met daaraan gerelateerd de concreet door student geleden schade, (tevens) uitgedrukt in een geldbedrag. Er mag hierbij in de formulering geen sprake zijn van het compenseren of terugbetalen van collegegeld en het moet  duidelijk zijn dat het gaat om een uitzonderlijke situatie.  De beschrijving kan opgesteld worden aan de hand van de conceptbrief zoals hieronder aangegeven en de handtekening van een directielid onder de brief is een vereiste.

• De (adjunct)directeur van de academie geeft toestemming voor het doen van een coulancebetaling op grond van de beschreven casus.
• Het formulier betaalopdracht (zie onderin) wordt volledig ingevuld door de academie en de handtekening van een directielid is een vereiste.

• De academie dient het verzoek (conceptbrief aan student, akkoord van de (adjunct)directeur, formulier betaalopdracht en eventuele andere relevante stukken) in bij de studentenadministratie via het formulier aanvraag coulancebetaling.
• De studentenadministratie stemt af met Team Advies Studentenadministratie en met (indien nodig) de juristen van Avans en de coördinator van de Service Unit Studentenadministratie DFS.

• Na goedkeuring wordt de academie op de hoogte gesteld door de studentenadministratie door middel van een e-mail.
• De academie stuurt de eerder opgestelde brief op naar de student.
• Betaling wordt via het formulier betaalopdracht ingediend door de studentenadministratie bij [email protected] en de kosten worden doorbelast aan de academie. De studentenadministratie voegt de brief naar de student en de betaalopdracht samen in één pdf bestand, welke doorgestuurd wordt naar crediteurenbeheer.
• De studentenadministratie slaat de brief (niet de betaalopdracht) naar de student op in het digitale dossier van de student. De achtergrondinformatie wordt niet opgeslagen.

Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over een coulanceverzoek?

Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs