Algemene informatie / Doel:
In dit artikel wordt het proces omschreven in het geval er sprake is van een langstudeerder
Voor wie:
Academiemedewerkers, medewerkers DFS
Achtergrondinformatie
Studenten die langdurig bij de opleiding staan ingeschreven, geen studievoortgang boeken, niet deelnemen aan lessen en/of tentamens en waar de academie geen contact mee kan krijgen, kunnen in aanmerking komen voor een blokkade langstudeerder. Daarnaast kunnen Dual Degree studenten die te lang over hun studie doen in aanmerking komen voor deze blokkade.
Voor deze groep zal dan nogmaals geprobeerd moeten worden om contact te leggen. Als dat (wederom) niet lukt, kan er ruim voor 1 juni een brief namens de directie van de academie aan de student worden verstuurd, waarna de gegevens naar de S-adviseurs worden gestuurd.
Dit moet ruim voor 1 juni zijn, omdat op 1 juni de herinschrijving voor het nieuwe studiejaar weer wordt opengezet.
Let op: zorg dat je de communicatie over de blokkade nooit naar het studentenemailadres stuurt, aangezien de student hier geen toegang meer toe heeft als we een blokkade geven.
Proces
- De academie stelt vast dat student al langdurig staat ingeschreven, geen studievoortgang boekt en niet deelneemt aan lessen en/of tentamens.
- De academie heeft al meerdere malen, zonder succes contact met de student proberen te leggen.
- In de maand april probeert de academie nogmaals om contact te krijgen met de student.
- Als er geen contact is geweest, wordt begin mei een brief namens de academiedirectie verstuurd waarin aan de student wordt medegedeeld dat de academie geen herinschrijving voor de betreffende opleiding toelaat, tenzij er vóór aanvang van het nieuwe studiejaar in overleg met de opleiding een realistisch studieplan is gemaakt.
- De verstuurde gepersonaliseerde brief met het verzoek de student (vermeld studentnummer) de blokkade langstudeerder te geven dient verstuurd te worden naar [email protected]
- Daarnaast hebben we bij meerdere studenten een excellijst nodig met de betreffende studenten met de velden Opleiding, Studentnummer, Voorletters, Voorvoegsels en Achternaam naar [email protected] met het verzoek bij de studenten de blokkade langstudeerders te geven voor de betreffende opleiding.
- De documentatie (gepersonaliseerde brief per student) wordt opgeslagen in het studentendossier en er wordt een interne notitie gemaakt.
- De studentenadministratie plaatst de blokkade op het account (voor de betreffende opleiding) - Blokkade Langstudeerder. Met deze blokkade is een herinschrijving voor de betreffende opleiding niet meer mogelijk.
Het is van belang dat de gepersonaliseerde brief in het dossier van de student komt, zodat dit bij een eventueel bezwaar als bewijslast gebruikt kan worden.
Opvolging
Als de student naar aanleiding van de brief contact opneemt en er in overleg tussen academie en student wordt besloten dat de student de opleiding toch gaat afmaken kan de blokkade verwijderd worden.
Neem hiervoor contact op met [email protected] met het verzoek om de blokkade weer te verwijderen.
De blokkade zal door studentenadministratie weer verwijderd worden en dit zal ook aangegeven worden in de interne notities.
Voorbeeldbrief
Hier vind je een voorbeeldbrief die gebruikt kan worden. Natuurlijk kan de tekst hiervan aangepast worden naar de situatie.
Vragen?
Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over langstudeerders?
Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs