Werkinstructies Osiris / Beleid Studentzaken / Inschrijven

Proces leerling

Bijgewerkt op Feb 23, 2024

Inleiding

Algemene informatie/Doel:

Verduidelijking van de definitie van een leerling en uitleg over het proces

Voor wie: Medewerkers Avans

Achtergrondinformatie

Een aanmelder start op 1 september met het onderwijs als hij/zij aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoet. Sommige aanmelders voldoen nog niet aan de vooropleidingseisen in de maand september maar zullen (met zekerheid grenzende waarschijnlijkheid) uiterlijk 30 september hier aan voldoen. Bij hoge uitzondering biedt Avans de mogelijkheid voor een inschrijving als leerling. De academie maakt de afweging of de leerling op basis van de uitzondering redelijkerwijs deel kan nemen aan het onderwijs bij Avans Hogeschool. In het geval van, geeft de academie aan dat ze akkoord gaan met een tijdelijke inschrijving als Leerling, waarna de S-Adviseurs de aanvraag zullen beoordelen. Dit maakt het mogelijk om aanmelders die vermoedelijk in de maand september gaan slagen, toe te laten voor 1 maand onderwijsdeelname bij Avans.

Deze vorm van inschrijving is niet opgenomen in de WHW en is expliciet een eigen regeling van Avans Hogeschool waarbij voor de kandidaat aparte rechten en plichten gelden.

Proces

Om het proces van een leerling duidelijk te kunnen schetsen, is het belangrijk om te weten wat de (vermoedelijke) slagingsdatum van de vooropleiding van de aanmelder is. Naar aanleiding hiervan kunnen de aanmelders in 3 categorieën ingedeeld worden, waaronder in die van leerling.

1. Aanmelders met een slagingsdatum van de vooropleiding vóór september

Dit zijn aanmelders die geslaagd zijn voor een HAVO, VWO of MBO vooropleiding met een slagingsdatum vóór 1 september. Als deze aanmelders aan alle inschrijvingsvoorwaarden voldoen, volgt een inschrijving als student en is er recht op onderwijsdeelname per 1 september.

Als de aanmelder niet voor 1 september het diploma ontvangt (maar wel voor 1 september is geslaagd) dan kan hij/zij een diplomaverklaring laten invullen en ondertekenen door een tekeningsbevoegde van de vooropleiding. Dit formulier moet voorzien zijn van een diplomadatum en in het bezit zijn van Avans voor 1 september. Indien deze datum niet vermeldt staat op het formulier, laat de studentenadministratie aan de aanmelder weten dat het formulier niet volledig is ingevuld.

Soms duurt het even voordat een MBO opleiding de gegevens doorgeeft aan DUO zodat het centraal geverifieerd kan worden óf het betreft een buitenlandse student. Om het toch voor de student mogelijk te maken om per 1 september te starten kan de student een kopie diploma en cijferlijst aanleveren voor decentrale verificatie voor 1 september.

2. Aanmelders met een (vermoedelijke) slagingsdatum van de vooropleiding in september

Dit zijn aanmelders die (vermoedelijk) geslaagd zijn voor een HAVO, VWO of MBO vooropleiding met een slagingsdatum in de maand september. Deze aanmelders komen (na afweging van de academie) in aanmerking om in de maand september als leerling te worden geregistreerd.

De betreffende academie stuurt de verklaring geslaagd in september naar de aanmelder en de aanmelder kan deze laten invullen en ondertekenen door een tekeningsbevoegde van de vooropleiding. Het ingevulde formulier wordt door de academie beoordeelt en bij de studentenadministratie ([email protected]) ingediend, met het verzoek om een akkoord leerling open te zetten. Omdat deze aanmelders niet aan de Avans inschrijvingsvoorwaarden voldoen, kan de academie de student ook doorsturen naar de studenten informatie balie voor een afspraak met een studentendecaan. De studentenadministratie slaat het document op onder het type: Inschrijvingsdocumenten.

De studentenadministratie stuurt het verzoek naar de S-Adviseurs via de mail voor accordering van de inschrijving als leerling. Zodra het akkoord is ontvangen stuurt de studentenadministratie een mededeling naar de aanmelder met daarin de link naar de webshop. Daar kan de aanmelder 1 maand lesgeld (=gelijk aan 1 maand collegegeld) betalen.

Dit dient vóór de definitieve inschrijving als leerling geregeld te zijn. Daarnaast zijn in de mededeling de consequenties van een inschrijving als Leerling genoemd.

Na betaling ontvangt de leerling een bevestiging van de inschrijving als leerling en halverwege de maand september wordt er nog een mededeling verstuurd naar alle leerlingen over de huidige inschrijving.

Zodra het lesgeld is ontvangen, zorgt de studentenadministratie dat de leerling voor de maand september in de contractmodule (inschrijving niet croho) wordt ingeschreven en de bekostiging op L komt te staan bij inschrijving croho.
De student is dan van 1 september tot 1 oktober leerling bij Avans hogeschool en maakt gebruik van de onderwijsfaciliteiten. Op het moment dat de student slaagt (in de maand september), wordt de inschrijving als leerling geannuleerd per 30-09 en wordt er een inschrijving als student gerealiseerd per 01-09.
Indien de leerling niet slaagt in september, wordt de student uitgeschreven per 1 oktober
Indien de leerling wel slaagt in september maar het diploma later ontvangt, kan er een diplomaverklaring ingevuld worden door de vooropleiding van de student.

3. Aanmelders met een slagingsdatum van de vooropleiding in oktober of later

Dit zijn aanmelders die niet in september geslaagd zijn voor een HAVO, VWO of MBO vooropleiding en daarom een slagingsdatum in de maand oktober of later hebben. Deze aanmelders komen in aanmerking om toegelaten te worden met toestemming van de academie als tussentijdse instromer.

Deze aanmelders dienen zich opnieuw aan te melden via studielink. Zij worden toegelaten als ze aan alle inschrijvingsvoorwaarden voldoen. Dit is elk jaar weer mogelijk vanaf 1 oktober.