Algemene informatie / Doel:
De processen Coulance, Compensatie en Creditfactuur gaan over een betaling van Avans Hogeschool aan de student die bij Avans studeert. In dit artikel geven we aan wat het onderlinge verschil in deze processen is en waar het betreffende verzoek tot een betaling aan de student moet worden ingediend om ervoor te zorgen dat het tijdig en juist afgehandeld wordt.
Voor wie: Academiedirectie, Academiemedewerkers, medewerkers DFS
Achtergrondinformatie
De processen Coulance, Compensatie en Creditfactuur kennen elk een eigen bepaling én een eigen proces van afhandeling. Er bestaan verschillende situaties waardoor Avans Hogeschool een geldbedrag wil overmaken naar de rekening van een student. Om te zorgen dat elk verzoek tot een betaling aan de student tijdig en correct wordt afgehandeld is het van belang dat het verzoek bij het juiste dienstonderdeel wordt ingediend. Om er ook voor te z(b)orgen dat Avans Hogeschool voldoet aan de wet- en regelgeving zijn hiervoor de benodigde processen opgesteld.
Hieronder zijn de betreffende processen uitgewerkt per situatie.
Proces
1. Coulance
Als het verzoek gaat over een situatie waarbij de student door toedoen van Avans Hogeschool langer of meer collegegeld heeft betaald dan nodig, dan kan Avans Hogeschool overgaan tot een schadevergoeding. Dit kan ingediend worden bij de S-Adviseurs door de academie met toestemming van de (adjunct) directeur.
Betreft het verzoek een situatie over collegegeld maar ook over compensatie en/of een creditfactuur? Dien dan altijd een coulanceverzoek in waarin de gehele situatie omschreven wordt.
Raadpleeg het artikel coulanceverzoek voor meer informatie over coulanceverzoeken en om een coulanceverzoek in te dienen.
2. Compensatie
Het verzoek gaat over een bedrag wat de student (eventueel op verzoek van Avans Hogeschool) heeft betaald aan derden ten behoeve van de studie. Als er achteraf blijkt dat de aanschaf of betaling ongewenst of onnodig is geweest, dan kan er worden overgegaan tot een compensatie ter hoogte van de geleden schade voor de student. Een voorbeeld is de aanschaf van een bepaald boek waarvan achteraf blijkt dat dit boek niet op de boekenlijst had moeten staan.
Bedragen onder de € 150,-
Voor compensatiebedragen onder de € 150,- volstaat een betaalopdracht. Het formulier betaalopdracht wordt volledig ingevuld door de academie en de handtekening van een directielid is een vereiste. Vul in het onderwerp altijd: Compensatie van (onderwerp) in.
De betaalopdracht kan ingediend worden bij [email protected]
Is bovenstaand proces voor bedragen onder de € 150,- volledig?
Bedragen boven de € 150,-
Voor compensatiebedragen boven de € 150,- volstaat een betaalopdracht niet. Het is belangrijk dat de student middels een compensatiebrief wordt geïnformeerd.
Raadpleeg het artikel compensatieverzoek voor meer informatie over compensatieverzoeken en om een verzoek in te dienen
3. Creditfactuur
Als het verzoek gaat om een bedrag wat de student (altijd op verzoek van Avans Hogeschool) heeft betaald aan Avans Hogeschool ten behoeve van de studie, dan kan de betaalde factuur gecrediteerd worden. Dit is een factuur waarmee een eerder gestuurde verkoopfactuur teruggedraaid wordt. Een voorbeeld is een betaalde factuur voor een studiereis die achteraf geannuleerd is of er is gebleken dat de kosten van de reis lager zijn uitgevallen.
Stuur een verzoek met het te crediteren bedrag en de reden naar [email protected]. of vul een opdracht tot facturering in met een het te crediteren - bedrag.
Vragen?
Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over het proces coulance, compensatie of creditfactuur?
Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs