Na een benoeming krijgt een examencommissielid aanvullende rechten in Osiris, zodat de rol van examencommissielid uitgevoerd kan worden. DFS regelt de inrichting van de autorisaties.

Avans Hogeschool heeft ervoor gekozen om de IDS te ondertekenen bij het afdrukken en (sinds corona) ook de getuigschriften te voorzien van een digitale afdruk van de ingescande handtekening. De inrichting wordt door DFS geregeld.

Tijdens de jaarlijke bekostigingscontrole wordt Avans Hogeschool erop gecontroleerd dat de getuigschriften werkelijk vastgesteld en daarmee ondertekend zijn door de juiste (plaatsvervangend) voorzitter. Daarom is het belangrijk dat het proces van de inrichting van de rechten en handtekeningen opgevolgd wordt.

1. Benoemingen van leden, secretarissen en (plaatsvervangend) voorzitters door het CvB worden gepubliceerd op de besluitenlijst. Deze is te vinden op Iavans.

2. Wijzigingen van (plaatsvervangend) voorzitters worden bijgehouden op de in/uit lijst in teams bij de S-Adviseurs. Dit bestand wordt tijdens de accountantscontrole gebruikt. Daarnaast worden alle herbenoemingen en benoemingen bijgehouden op de overzicht examencommissielijsten. Dit bestand staat ook in Teams bij de S-Adviseurs. In deze lijst staan de opleidingen aangegeven met daarin de huidige leden.

3. Elke maand wordt er door het CvB ook een examencommissielijst gepubliceerd of gemaild naar de S-adviseurs. Deze lijst wordt door de S-Adviseurs vergeleken met het overzicht examencommissielijsten. Bij onjuistheden of wijzigingen in opleidingen laten wij dit weer weten aan de collega die verantwoordelijk is voor het samenstellen van deze lijst. Bij eventuele aanpassingen in opleidingen wordt dit ook altijd aangepast op de meest recente overzicht examencommissielijst.

4. Nadat er bij een besluit besluit is gepubliceerd op de besluitenlijst en de aanpassingen bij punt 2. zijn uitgevoerd, vragen de S-Adviseurs de rechten aan voor nieuwe leden en informeren de S-adviseurs functioneel beheer bij herbenoemingen en beëindigingen. Voor deze acties wordt een call aangemaakt in servicepunt met de gehele lijst van aanpassingen in één call (behalve de benoeming van nieuwe voorzitters of plaatsvervangend voorzitters).

5.  Bij benoemingen van nieuwe (plaatsvervangend) voorzitters wordt eerst een e-mail (zie concept mail) verzonden vanuit de S-Adviseurs naar de betreffende personen.

In de e-mail worden 2 bijlagen verstuurd (zie hieronder).

6. Maak een call aan in servicepunt en ga naar applicate en software - Osiris - Autorisatieverzoek Osiris

Vul de ingevulde documenten en het benoemingsbesluit toe.

7. Bij bevestiging van de inrichting van de rechten en de handtekeningen stellen de S-Adviseurs de betreffende personen op de hoogte.

8 Tijdens de zomerperiode wordt de lijst van menu 9.0.1.0 in Osiris vergeleken met de meest recente lijst van het CvB en het overzicht examencommissielijsten om er zeker voor te zijn dat alles juist is.

Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over het proces wijziging examencommissieleden?  

Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs