Elk jaar komt er een belteam die de aanmelders en studenten belt die nog acties hebben. Het proces begint in juli en de belteam is er in de laatste weken van augustus.

1. Verstrekken opdracht inhuur (begin-medio juli)

Medio juli moet de opdracht voor het inhuren van 3 uitzendkrachten voor het belteam worden uitgezet via [email protected]. Dit wordt gedaan met behulp van het aanvraagformulier dat hieronder als bijlage  is opgenomen. Daarbij is het van belang om ook vast met het uitzendbureau te schakelen.

2. Regelen laptops en headsets (begin-medio juli)

Via de ICT Contactpersoon ([email protected] / [email protected]) moeten 3 laptops en headsets geregeld worden. Als deze niet bij DFS beschikbaar zijn, moeten tijdig exemplaren via DIF-ICT besteld worden. De Laptops moeten gecontroleerd worden of deze zijn bijgewerkt. Laptops die te lang niet gebruikt zijn moeten geactualiseerd worden. /* Wat moet er precies gecontroleerd worden? */

3. Informeren Service Management DIF (begin-medio juli)

Afgelopen jaren zijn er verschillende zaken niet helemaal goed gelopen  (oa geen telefoonnummers meer beschikbaar, accounts niet goed aangemaakt), waardoor er op het allerlaatste moment  allerlei noodgrepen gedaan moesten worden. Om te voorkomen dat dat  richting eind september gebeurd het van belang om de komst van het belteam en wat daarvoor door DIF gedaan moet worden aan te kondigen bij service management. Maak hiervoor een ticket aan via Servicepunt.

Hierin moet aangegeven worden 

• wanneer de profielen beschikbaar komen;
• wanneer de accounts door DFS aangevraagd  worden; 
• wanneer het belteam operationeel moet zijn. 

Aan Service Management is de vraag om te helpen en erop toe te zien dat de acties die nodig zijn om deze uitzendkrachten te kunnen laten werken spoedig worden afgewerkt; immers als we ze pas een dag later kunnen laten bellen dan gepland, dan is er al 20% van de capaciteit verdampt.

Naast het mailbericht is het van belang om dit ook in persoon af te stemmen met Marita Broekhuijsen of Peter op de Laak.

4. Controleren belscript (begin-medio juli)

Het belscript voor het belteam moet gecontroleerd worden en mogelijk aangepast. Een goed moment om af te stemmen of er aanvullende vragen gesteld moeten worden. Bijvoorbeeld extra vragen waarom er tot dusver niet is gereageerd op de herinneringen in het haagproces, of dat we mensen mogen benaderen voor een nader onderzoek naar de effectiviteit van het herinnerproces.

5. Herinneren uitzendbureau (1e week augustus)

Neem contact op met het uitzendbureau om zeker te stellen dat er uiterlijk medio augustus 3 profielen beschikbaar zijn zodat er tijdig accounts aangevraagd kunnen worden. De profielen moeten uiterlijk medio augustus door Avans ontvangen zijn. Zijn er op dat moment geen profielen beschikbaar, dan wordt direct de opdracht uitgezet via Randstad Uitzendbureau.

6. Aanvragen accounts (uiterlijk medio augustus)

Zodra de profielen door het uitzendbureau zijn aangeleverd kunnen via  

[email protected] of [email protected] de accounts voor de uitzendkrachten worden aangevraagd. 

Bekijk hier de werkinstructie van de studentenadministratie

Heb je naar aanleiding van bovenstaande informatie nog een vraag over het proces belteam?

Stel je vraag via Servicepunt - Studentzaken regelen - Vragen S-Adviseurs