Werkinstructies Osiris

Studieloopbaanbegeleiding in Osiris Zaak voor de docent (uitgebreide werkinstructie)

Bijgewerkt op

1. Doorlopen van het proces SLB (als studieloopbaanbegeleider)

Het proces SLB in Osiris, Ingang Zaak

Log in via de link op iAvans onder doceren of via osirisslb.avans.nl met je standaard Avans login gegevens:

Op het Dashboard zie je de zaken die voor jouw studenten zijn opgestart en de hoeveelheid taken die per zaak open staan (groen) of reeds de gestelde deadline zijn gepasseerd (roze)

Vanuit dit scherm kun je door naar:

  1. Student, waar je de studenten kunt zoeken met verschillende filters
  2. Zaak, waar je de activiteiten kunt vinden die voor je klaarstaan. Je kunt ook in het vak "Zaak" klikken om direct naar je activiteiten/taken te gaan
  3. Resultaat, waar je eventuele beoordelingsformulieren kunt invullen en de resulaten kunt invoeren en verzenden/vaststellen.
  4. Datumprikker, waar je naar de datumprikker gaat (indien deze in je SLB-proces voorkomt)
  5. Berichten, waar je de berichten vindt die je naar de studenten hebt gestuurd
1. Doorlopen van het proces SLB (als studieloopbaanbegeleider)

2. Navigeren in Osiris begeleider

2. Navigeren in Osiris begeleider

Navigeren in Osiris Begeleider gaat op 4 verschillende manieren

  1. Door op het Icoontje met de 9 blokjes te klikken ga je naar het dashboard (zie de vorige stap)
  2. In de groene letters daarnaast staat in welk menu je je bevindt. Hieronder zit een drop-down menu waarmee je kunt navigeren naar andere menu's
  3. Met de tabbladen kan je naar andere weergaven springen
  4. In bijna ieder scherm vind je aan de linkerkant de filters waarmee je de zoekresultaten kunt inperken en aanpassen.
  5. Door op "Ga naar oude Docent/Begeleider" te klikken ga je naar de oude omgeving van Osiris Docent.
  6. Hier kan je navigeren naar een andere academie

3. Ingang Student

3. Ingang Student

Op de pagina Student zie je 3 tabbladen.

  1. Basisgegevens: daar zie je de basisgegevens van de studenten die jij begeleidt
  2. Onder het tweede tabblad Voortgang wordt de studievoortgang van de studenten raadplegen
  3. Notities, waar je de notities die bij de verschillende studenten zijn gemaakt, kunt raadplegen. De autorisaties van notities (toegankelijk - beperkt toegankelijk - strikt vertrouwelijk) werken als voorheen.

 

3a. Filteren onder Student

3a. Filteren onder Student

Aan de linkerkant van het scherm vind je alle filteropties waarmee je studenten kunt weergeven in het grote overzicht. Deze filters zijn cumulatief, dus per filter die je ingeeft beperk je je zoekresultaten in.

Je kunt de filters op verschillende manieren ingeven:

  1. Tip: Door bij "Toon alleen studenten waarvan ik de begeleider ben?" NEE in te geven, zie je ook studenten waar je geen begeleider van bent.
  2. Wanneer je op het veld klikt, wordt het veld groen onderlijnd en kan je er in typen
  3. Bij het veld Studentnummer kan je door op het icoontje met drie lijnen meerdere studentnummers tegelijk invoeren
  4. Onder de velden met een pijltje, vind je een drop-down menu
  5. En bij de velden met een loepje kan je OF zelf een waarde intypen (klik dan op het invulveld totdat het groen onderlijnd wordt) OF op het loepje klikken, dan verschijnen na enige tijd de mogelijke opties.

3b. Mijn kenmerk

3b. Mijn kenmerk

Een van de filters is "Mijn kenmerk". Dit kenmerk kan je zelf vormgeven en toekennen aan studenten. Door dan op dat kenmerk te filteren worden alleen de studenten met dat kenmerk weergegeven. Deze kenmerken zijn NIET zichtbaar voor studenten of andere docenten. Het zijn jouw persoonlijke labels voor de studenten.

Je kunt kenmerken toevoegen en verwijderen. Dat doe je door rechts in de regel van de student op het icoontje met de drie puntjes te klikken. er komt dan een uitklapmenu, zoals bij (1)

Door op "Voeg kenmerken toe" te klikken volgt er een pop-up schem waarin je (2) zelf een nieuw kenmerk voor deze student kunt ingeven of (3) reeds bestaande kenmerken aan deze student kunt toekennen (deze zijn dan eerder door jou al aan andere studenten toegekend)

Als een kenmerk is toegekend aan een student, dan zie je dat in lichtgrijs in de regel van de student staan (4)

Je kunt vervolgens ook filteren op dit kenmerk. De opties die je gebruikt worden toegevoegd aan de mogelijke waarden wanneer je op het loepje naast "Mijn kenmerk" klikt (5)

3c. De gegevens van de student bekijken

3c. De gegevens van de student bekijken

Heb je een student gevonden, dan kan je door de student aan te klikken zijn gegevens bekijken, zoals NAW-gegevens, studievoortgang, resultaten en notities (voor zover je daarvoor bevoegd bent)

Met het menu aan de linkerkant kan je ook hier weer naar de verschillende schermen navigeren.

 

4. Ingang Zaak

Als je hebt tabblad "Zaak" hebt geslecteerd zie je standaard de openstaande taken van de studenten waar je vaste begeleider van bent.

Je kunt hier verder filteren om je taken of eventueel zaken te beperken:

  1. Je kunt kiezen voor "Eenvoudige selectiecriteria of, "Uitgebreide selectiecriteria" om de betreffende zaken te vinden. Let op: de filters zijn cumulatief. Dus bij iedere filter die je ingeeft wordt je zoekveld verder ingeperkt.
  2. Hier kun je kiezen om je activiteiten te beperken tot alle/mijn openstaande of afgehandelde activiteiten.
  3. Hier kun je sorteren op: Studentnummer, Achternaam, roepnaam, studentengroep, opleiding.
  4. [Zaak]: Hier zijn de processen te zien die actueel zijn. Mocht nog verder filteren nodig zijn:
  5. Selecteer hier de periode waarover de zaak betrekking heeft.
  6. Selecteer hier op je persoonlijke kenmerk, als je die functionaliteit gebruikt.
  7. Sorteer op; achternaam, studentnummer, taak, datum taak afgehandeld, deadline taak
  8. Door het klikken op het vak van de student kom je direct in het detailscherm van de Zaak van deze student terecht. Om dit scherm te verlaten klik je link bovenaan op [<<zoek een taak]. Hierdoor kom je terug in het Zaakscherm waar je taken staan.
  9. Overzicht: Geeft het totale overzicht weer van de geselecteerde zaak (met eventuele inperking van je eigen studenten)
 4. Ingang Zaak

4a. Taak verwerken (activiteit)

  1. Door voor [Ja/Afgemeld/Nee] te kiezen verwerk je de taak en verdwijnt deze uit het overzicht: "Mijn openstaande taken". Deze afgehandelde taken zie je terug door links in het overzicht bij [Beperk activiteiten tot] te kiezen voor "Mijn recent afgehandelde taken" (deze blijven tot 5 dagen bschikbaar)
  2. Je kunt ook taken collectief afhandelen door meerdere zaken tergelijkertijd te selecteren. Vervolgens kun je de taken collectief afhandeling door bij "Acties" te kiezen voor "Handel taken af "
4a. Taak verwerken (activiteit)

4b. Taak terugdraaien

Het kan zijn dat je per abuis bij de verkeerde student een handeling uitvoert. Geen zorgen, je kunt deze handeling altijd terugdraaien.

  1. Kies om een taak terug te draaien voor "Mijn recent afgehandelde taken" (in dit overzicht 5 dagen zichtbaar). In het detailscherm van de student is de afgehandelde taak altijd zichtbaar.
  2. Op het overzicht zie je de afgehandelde taak
  3. En datum/tijd van afhandeling
  4. Klik op het radartje en kies voor "draai terug"
4b. Taak terugdraaien

4c. Taak per student bekijken

4c. Taak per student bekijken

Door op de regel van de student te klikken in het menu Zaak, kom je in de omgeving van die Student en zijn Zaak.

Aan de linkerkant staat weer een menu, waarmee je kunt navigeren.

  1. Onder Taak staan de taken die in het proces voor jou als begeleider beschikbaar zijn
  2. Onder Overzicht vind je het Overzicht van de hele Zaak en waar in de Zaak de student zich bevindt (dit zie je ook in de balk rechtsboven met Mijlpalen)
  3. Onder Gegevens staan alle documenten behorende bij de Zaak die de student heeft geupload
  4. Onder Activiteiten log vind je de exacte datum en tijd van de uitgevoerde taken.

4d. Overzicht Mijlpalen van de zaken per student

Door het klikken op een van de openstaande zaken kom je direct in het detailscherm van de Zaak van deze student terecht

  1. Door te kiezen voor [Overzicht] wordt een gedetailleerd overzicht getoond met daarin de reeds voltooide en openstaande activiteiten.
  2. Rechtsboven wordt een visueel overzicht van de behaalde "Mijlpalen" in beeld gebracht.
4d. Overzicht Mijlpalen van de zaken per student

4e. Acties bij Zaak of Taak: het icoontje met de 3 puntjes

4e. Acties bij Zaak of Taak: het icoontje met de 3 puntjes

Vanuit het overzichtsscherm kan je middels het icoontje met de 3 puntjes acties uitvoeren in dit scherm.

  1. Onder het kopje Zaak krijg je door het klikken op de 3 puntjes allerlei acties die je kunt gebruiken ten behoeve van de Zaak.
  2. Belangrijk hierbij zijn: Breek de zaak af (wanneer de student met de opleiding stopt) en Pauzeer zaak (wanneer de student door omstandigheden tijdelijk met zijn opleiding moet stoppen)
  3. Onder de knop met de 3 puntjes bij Activiteiten krijg je acties die je kunt uitvoeren met betrekking tot de activiteit waar de puntjes achter staan. Zoals je ziet in het plaatje bij (3) kan je door op de puntjes achter Aanwezigheid top registreren aangeven of de student wel of niet aanwezig was.
  4. Klik je echter op de puntjes achter Top gesprek 1 voeren, dan zie je alle acties die je met betrekking tot deze activiteit kunt uitvoeren

 

5. Overzicht Mijlpalen & Activiteiten van de zaken per student  

  1. Door het klikken op [overzicht] komt het overzicht van de "Mijlpalen" in beeld per student van de hele groep
  2. Door het klikken op de [i] komt de legenda van de "Mijlpalen" in beeld.
  3. Rechtsboven in de zaak wordt een visueel overzicht van de behaalde "Mijlpalen" in beeld gebracht.
  4. Door te klikken op de student wordt een gedetailleerd overzicht getoond met daarin de reeds voltooide en openstaande activiteiten.
5. Overzicht Mijlpalen &amp; Activiteiten van de zaken per student  

6. Document uploaden / taak uitvoeren voor de Student

In dit voorbeeld neem je de upload van een gespreksverslag over van de Student: Klik op de student in het overzicht taken.

  1. Ga naar het menu Zaak in het Startscherm en kies het tabblad Taken. Zet eerst je in de filter onder "Beperk activiteiten tot" op "Alle openstaande taken". Je krijgt dan niet alleen je eigen openstaande taken te zien maar ook van de Student of van een collega.
  2. Klik op de betreffende regel. Er opent een nieuw scherm
  3. Daar kun je door op "Nieuw document" te klikken een document uploaden voor de student
6. Document uploaden / taak uitvoeren voor de Student

6a. Zaak per student bekijken

6a. Zaak per student bekijken

Door op de regel van de student te klikken in het menu Zaak, kom je in de omgeving van die Student en zijn Zaak.

Aan de linkerkant staat weer een menu, waarmee je kunt navigeren.

  1. Onder Taak staan de taken die de student op dit moment moet uit gaan voeren
  2. Onder Overzicht vind je het Overzicht van de hele Zaak en waar in de Zaak de student zich bevindt (dit zie je ook in de balk rechtsboven met Mijlpalen)
  3. Onder Gegevens staan alle documenten behorende bij de Zaak die de student heeft geupload
  4. ONder Activiteiten log vind je de exacte datum en tijd van de uitgevoerde taken.

 

7. Wat ziet de student?

  1. Door Tab "Zaken" te kiezen ziet de student zijn "Zaken". Als er openstaande taken zijn dan zal Osiris student opstarten met het "Zaak" scherm.
  2. Onder "Mijn taken" ziet de student zijn taken per "Zaak" weergegeven in dezelfde lay-out als de begeleider-omgeving.
  3. Hij ziet dat er voor 2 taken actie vereist is
  4. En door op Details te klikken krijgt hij de mogelijkheid om die taak uit te voeren en meer informatie over de Zaak en de status ervan te bekijken
  5. Met de tabbladen kan hij van verschillende taken de status zien of de actie uitvoeren en bij Overzicht ziet hij de status van hem in de hele Zaak
7. Wat ziet de student?
Vorige Artikel Studieloopbaanbegeleiding in Osiris Zaak voor Academiemedewerker
Volgende Artikel Studieloopbaanbegeleiding in Osiris Zaak, wat ziet de student? (instructie voor docent)