Sinds de implementatie van de nieuwe omgeving van OSIRIS Docent is het inlezen van toetsresultaten alleen mogelijk vanuit een .xlsx-bestand (Excel). Gebleken is dat het inlezen van een ASCII-bestand gemist wordt, voornamelijk omdat dat het bestandstype is dat door Remindo en Sonate eenvoudig wordt geretourneerd. Vanaf zomer 2018 is daarom de mogelijkheid een .txt- of ASCII-betand in te lezen weer terug in OSIRIS Docent. In deze werkinstructie wordt uitgelegd hoe je er gebruik van maakt.

1. Een correct inleesbestand is een bestand met extensie .txt.
2. Het tekstbestand is ASCII (of ANSI) gecodeerd, een Unicode-tekstbestand werkt niet. Als je vanuit Excel opslaat, kies dan de optie 'Opslaan als' en kies Tekst (tab is scheidingsteken).

Een correct inleesbestand bestaat uit twee kolommen. De eerste kolom bevat studentnummers, de tweede kolom bevat de behaalde resultaten. Het bestand bevat verder geen andere informatie.

Ga naar OSIRIS Docent en navigeer naar de toets waarvoor je resultaten moet invoeren. In deze instructie lees/zie je eventueel hoe.

1. Klik op Acties en kies daarna Lees bestand
2. Vul de Toetsdatum. Als een toetsdatum bekend is in het rooster, is de datum al gevuld
3. Klik Choose File om het .txt-bestand te selecteren
4. Kies LEES BESTAND om het bestand in te lezen
5. Ter info: OSIRIS controleert of het bestand een correct tekstbestand is en zet dat vervolgens om in een Excelbestand, waarna het wordt ingelezen. Na deze stap is het inlezen van Excel en het inlezen van een tekstbestand dus hetzelfde.

Het bestand wordt ingelezen en onderstaande melding wordt onderin het scherm getoond. Je kan de resultaten afhandelen zoals je gewend bent. Zie eventueel deze werkinstructie

Is de actie niet (volledig) succesvol, omdat foutmeldingen en/of waarschuwingen op zijn getreden, dan verschijnt een mutatieverslag.

Zie onderstaande afbeelding voor een voorbeeld.

1. Het aantal rijen met waarschuwingen en/of fouten wordt getoond.
2. Per regel met fouten of waarschuwingen wordt aangegeven wat de fout of waarschuwing inhoudt. Fouten worden met een rode indicator aangegeven.
3. Waarschuwingen worden met een oranje indicator aangegeven.
4. Waarschuwingen kunnen worden genegeerd. Het resultaat wordt dan alsnog ingelezen. Doe dat niet zomaar, de waarschuwing wordt immers niet voor niets gegeven. Het negeren van de waarschuwing kan gevolgen hebben voor de verwerking van het resultaat in de studievoortgang van de student. Raadpleeg je OSIRIS-coördinator!
5. Rijen zonder fouten worden standaard verborgen. Rijen met waarschuwingen kunnen verborgen worden.

Bij het inlezen van een bestand met toetsresultaten kan een aantal foutmeldingen en waarschuwingen optreden. Deze zijn niet voor alle academies gelijk, omdat de configuratie van OSIRIS niet op alle academies gelijk is. In ieder geval kunnen de volgende fouten en waarschuwingen optreden:

• Deze beoordeling is niet bekend: het toegekende resultaat is niet bekend bij deze academie (fout)
• Deze beoordeling is niet toegestaan: het toegekende resultaat is niet conform de resultaatschaal die bij de toets is aangegeven (fout);
• Het maximum aantal toegestane decimalen is 1: bij resultaatschaal Numeriek is maar 1 decimaal toegestaan (fout);
• Bestand voldoet niet aan het XLSX of ASCII formaat: het bestand is niet van het juiste format, zie stap 2 (fout);
• De toetsdatum ligt in de toekomst: tja, je kan geen toetsdatum kiezen die nog moet komen (fout);
• Toetsdatum ligt niet in blok P4 (datum t/m datum): kies een datum in de aangegeven periode; 
• Deze student wordt handmatig toegevoegd: de student is niet ingeschreven voor de toets, maar wordt door de docent toegevoegd (waarschuwing). NB: bij het ondertekenen van het resultaat wordt gecontroleerd op toetsinschrijving. Zonder toetsinschrijving wordt het resultaat niet definitief en wordt het niet opgenomen in de studievoortgang. Raadpleeg je OSIRIS-coördinator;
• Cursus is geen onderdeel van het programma van de student: de student is toegevoegd aan de resultaatlijst, maar de cursus maakt geen deel uit van het examenprogramma van de student. Is de student wel bij de juiste toets toegevoegd? Raadpleeg je OSIRIS-coördinator;

• In het invoerscherm onder Acties zit de functie 'Maak bestand'.  Daarmee wordt een Excel gegenereerd die je kan vullen met resultaten en daarna weer kan inlezen. Heel handig, omdat je dan meteen een lijst hebt met alle ingeschreven studenten. Fouten in bijvoorbeeld studentnummers zijn zo uitgesloten;
• Bij het invoeren van een toetsdatum kun je sneltoetsen gebruiken. Typ één van de volgende sneltoetsen, gevolgd door Tab:
  • t (today): toetsdatum wordt gevuld met datum van vandaag
  • v (vandaag): toetsdatum wordt gevuld met datum van vandaag
  • -x (bijv. -2): toetsdatum wordt gevuld met datum van x dagen geleden (bijv. eergisteren)