Hoe maak je een notitie bij de student ?
Te gebruiken voor:het ingeven van een (gespreks)notitie voor één of meerdere studenten;
Te gebruiken door:docent, studieadviseur, coach, studieloopbaanbegeleider, decaan, medewerker IO, medewerker onderwijsbureau.
Te gebruiken omdat:notities in Osiris veilig en zichtbaar voor de student (kunnen) worden opgeslagen. Persoonlijke en privacygevoelige informatie blijft onzichtbaar voor collega's die die informatie niet nodig hebben.
Bekijk eerst de instructievideo 'notities' voor uitleg. In het filmpje wordt uitgelegd hoe je een nieuwe notitie maakt bij een student, een notitie aanpast, standaard autorisatie voor je notitie instelt of een actiepunt aan een notitie verbindt.
Let op:
1) In de instructievideo gaat niet in op de nieuwe wijze waarop je collega's kunt autoriseren om notities in te kunnen zien. Een update volgt snel. In hoofdstuk 1 ( zie onderstaand) wordt deze nieuwe functionaliteit besproken.
2) In tegenstelling tot hetgeen getoond/vermeld wordt in de instructievideo kan de zichtbaarheid van notities voor de student niet meer uitgezet worden.
1) Hoe kan ik collega's autoriseren om mijn notities in te kunnen zien?
Om te voldoen aan steeds strenger wordende privacy-normen worden autorisaties op notities gedeeld met rolspecifieke groepen. In de praktijk komt het erop neer dat je fijnmaziger per notitie zult moeten bepalen met welke rolspecifieke groepen je notities gaat delen op basis van het type notitie. Afhankelijk van welke rol je hebt in Osiris ( docent, decaan, etc) kun je een aantal type notities aanmaken. In onderstaand voorbeeld gaan we uit van de rol docent. Als docent kun je in dit voorbeeld drie types notities aanmaken . Welke type je kiest is afhankelijk vanuit welke rol je de notitie aanmaakt.
1) Strikt vertrouwelijk.
2) Docent (vanuit je rol als docent)
3) Studieloopbaanbegeleider (vanuit je rol als studieloopbaanbegeleiding)
Op basis van de keuze vanuit welke rol je de notitie aanmaakt kun je bepalen met wie je de notitie deelt. NB; Strikt vertrouwelijke kunnen uiteraard niet gedeeld worden.
Als je bijvoorbeeld voor het type notitie 'studieloopbaanbegeleiding' kiest heb je de mogelijkheid om je notities te delen met andere rolspecifieke groepen (zie onderstaande afbeelding). Dit kunnen zijn:
1) Studieloopbaanbegeleiders gekoppeld aan de student ( alle docenten die zijn gekoppeld als studieloopbaanbegeleider aan de betreffende student )
2) Decanen ( decanen die zijn gekoppeld aan de opleiding van betreffende student)
3) Studieadviseurs ( studieadviseurs die zijn gekoppeld aan de opleiding van betreffende student)
4) Examencommissieleden ( examencommissieledendie zijn gekoppeld aan de opleiding van betreffende student)
In onderstaand voorbeeld wordt de notitie van het type 'studieloopbaanbegeleiding' altijd standaard gedeeld met SLB érs die gekoppeld zijn aan de betreffende student ( De groep is grijs aangevinkt en is niet wijzigbaar). Er kan wel bepaald worden of de notitie gedeeld wordt met de overige rolspecifieke groepen ( de groepen kunnen aan- of uitgevinkt worden door de persoon die de notitie vastlegt). Voor alle typen notities die er beschikbaar zijn hebben is bepaald met welke doelgroepen de notities gedeeld kunnen worden.
2) Hoe kan ik zien met welke personen ik een notitie deel?
Als je bij het vastleggen van een notitie het type notitie kiest kun je bepalen met welke groepen je de notitie deelt. Als je op het 'informatieteken' klikt kun je zien welke personen gekoppeld zijn aan deze rolspecifieke groepen.
3) Zijn er standaardinstellingen ten aanzien van notities welke ik kan beinvloeden.?
Rechtboven in beeld onder je eigen naam vind je de optie 'mijn gegevens". Hier kun je:
1) De standaardinstelling van het type notitie instellen.
2) De standaardinstelling wijzigen ten aanzien van wat een student te zien krijgt bij het aanmaken van een notitie ( Alleen decanen en vertrouwenspersonen kunnen gebruik maken van deze optie)
