We ontvangen van de Academies declaratiesformulieren van promo studenten en natuurlijke personen die voor Avans werkzaamheden hebben verricht. Deze ontvangen we in de mailbox "[email protected]"

Open ook de web apps IB47 promostudenten en IB47 Natuurlijke personen

Kies voor beheer declaraties.  

Open de mail en open een declaratieformulier, het declaratienummer rechtsboven is belangrijk en het totaal bedrag en kijk of er een handtekening op het formulier staat.

ga naar het formulier IB47 Natuurlijke Personen en vul daar het declaratienummer in en kies voor ophalen.

Het bedrag komt overeen, dus kies nu voor :Zet status op Gereed voor betaling.  Werk zo alle mails af.  Natuurlijk promostudenten in promo formulieren.  Archiveer de mail dan in het mapje IB47 Betalingen deze week  

De betaaldag is dinsdag, er is gecommuniceerd dat alle declaraties ontvangen tot en met vrijdag uiterlijk de dinsdag erop worden uitbetaald.  Dit betekend dat op maandag je de laatste formulieren kunt toevoegen.

Wanneer alle formulieren afgewerkt zijn, gaan we naar de volgende stap en dan kiezen we voor  1. Exporteer declaraties.  Er worden nu Xcel documenten gegenereerd. Sla deze op en stuur deze naar FIS. FIS gaat nu de bestanden inlezen. En worden nu openstaande vorderingen aangemaakt in ABW.

Je krijgt van FIS een definitief verslag en een GL07  Betekenis dat er openstaande posten zijn gecreeerd in ABW. En dit betekend ook dat alle ingevoerde declaraties status verwerkt hebben gekregen (status Naar ABW)

De volgende stap is betalen. Stuur de mail met je bestanden door naar [email protected] en archiveer onder categorie betaalselectie.  Op dinsdag wordt er dan een betaalselectie opgestart voor IB47 Promostudenten en IB47 Natuurlijke Personen.

De volgende stap is dan om alle mails die in het mapje IB47 Betalingen deze week te archiveren in TEAMS. Dit betekend dat je alle mails moet openen en de pdf's moet opslaan, eerst in je eigen omgeving.  Zorg dat alle pdf's beginnen met het declaratienummer.

Nu kun je oploaden in TEAMS

Wanneer je dit allemaal gedaan hebt, kun je in je eigen omgeving de bestandjes deleten en in de mail kun je alle mails verplaatsen naar map Afgewerkte Declaraties

Dan is je map weer leeg en kun je opnieuw beginnen met de mails van maandag. enzovoort.

Let op! Je kunt pas opnieuw beginnen met de declaraties ophalen in het promo of flexbestand wanneer FIS optie 2 heeft gedaan.  dan zijn alle posten van vorige X verwerkt en kunnen we nieuwe formulieren ophalen.