1. Definiëren van het proces van de Zaak in Osiris Basis
Het proces wordt vooraf in overleg met de academie/opleiding vastgesteld en door medewerkers functioneel (applicatie)-beheer ingericht in Osiris.
Contact over het inrichten van zaken in Osiris loopt via DFS-Osiris studievolg Functioneel beheer ([email protected]).
2. Koppelen van een begeleider aan studenten
Voor het gebruiken van het SLB proces in Osiris is het noodzakelijk dat er een begeleider wordt gekoppeld aan de student. Dit kan per studentgroep of per student.
Het koppelen van begeleiders aan studenten is een taak voor een medewerker van het onderwijsbureau en gebeurt in Osiris Basis. Belangrijk is dat er een begin en einddatum ingevuld wordt.
2a. Waarom wordt een begeleider aan een student gekoppeld?
Je koppelt een begeleider aan studenten om 2 redenen:
- Studenten kunnen met een gekoppelde begeleider in Osiris Student zien wie hun begeleider is en gemakkelijk contact opnemen.
- Afhankelijk van de juiste filter (Begeleider actieve studenten) ziet de Begeleider in Osiris Begeleider alleen de aan hem gekoppelde studenten ("Eigen studenten"). Hij heeft zo dus gelijk een overzicht van welke studenten hij onder zijn hoede heeft. SLB-taken en -voortgang van de student zijn alleen zichtbaar voor de gekoppelde begeleider(s), en dit pas nadat de Zaak gestart is. Je kunt meerdere begeleiders koppelen aan (een groep) studenten. Op deze manier kunnen begeleiders elkaar waarnemen in geval van afwezigheid.
3. Het starten van een Zaak
Het starten van een ZAAK vindt plaats in Osiris Basis.
Ga naar: Student > Start zaken
Selecteer: Start zaken (menu 2.2.42)
1. Selecteer de Standaardselectie Zaak (facultair)
2. Vul de selectiecriteria in (je eigen academie i.p.v. Avans)
Advies: Start alleen zaken voor studenten met actiefcode 4. Let op het filter examentype (inschrijving); dat je hogerejaarsstudenten die nog geen Propedeuse hebben behaald niet uitsluit. Als je niet zeker bent dat je de juiste selectie gebruikt, neem dan contact op met je Osiris coördinator.
Tip: Neem in je selectie de studentgroep op en start de zaken hiermee per klas op waardoor je voorkomt dat je zaken voor meerdere opleidingen opstart bij de student.
3. Selecteer de rijen/studenten:
Let op! Een student kan met meerdere opleidingen terugkomen in de uitkomst van de selectie afhankelijk van inschrijvingen voor verschillende opleidingen. Controleer/bepaal voor welke opleiding de Zaak gestart moet worden.
4. Klik op [Actie: Start zaak]
3a. Het starten van een Zaak - vervolg
Vul de details van de Zaak in
- Kies de Zaak die je op wil starten (SLB proces)
- Vul het collegejaar
- Vul het kenmerk (periode) indien aanwezig
- Voeg eventueel een opmerking toe
Er volgt een mutatiescherm. Bij het opstarten van een dubbele Zaak volgt er een waarschuwing of een foutmelding.
4 Het afbreken/ verwijderen van een Zaak
Let op! Er wordt onderscheid gemaakt in het afbreken van een zaak en het verwijderen van een zaak. Bij het afbreken van een zaak verdwijnen alle taken die bij de betreffende actoren (Student/ Docent) uit de takenlijst. De eventuele history die is opgebouwd ( Bijvoorbeeld: ingeleverde opdrachten/ gemaakte afspraken) blijven behouden. Afgebroken zaken kunnen ook op een later tijdstip weer herstart worden (zie instructie: 5 herstarten van een zaak). Mocht je per abuis de verkeerde zaken aangemaakt hebben dan kunnen de zaken ook verwijderd worden. Informeer de Osiriscoordinator als er zaken verwijderd mogen worden. De osiriscoordinator kan een verzoek indienen bij Functioneel beheer van Osiris.
Het afbreken van een zaak:
1. Zoek betreffende zaak op (scherm 2.1.75)
2. Selecteer de zaak die je wilt afbreken
6) Heropenen van een zaak
Als zaken afbebroken zijn kunnen ze ook weer heropend worden. Dit kan alleen op individueel niveau door de vaste begeleider van de betreffende docent.
1. Ga naar het Overzichtsscherm van de zaak
2. Zoek de betreffende zaak op die je wil heropenen (let op: zoek op zaken met de status "afgebroken")
3. Klik op de zaak. Vervolgens kom je in het detailscherm van de zaak.
4. Klik op het icoon met de 3 puntjes selecteer "Heropen zaak". De zaak is vervolgens heropend.
