A) Je bent eigenaar van notities in Osiris die door te veel medewerkers gelezen kunnen worden.
In het kader van de AVG zullen notities die in het verleden zijn gemaakt in Osiris en die te breed gedeeld zijn (gedeeld met faculteit of ‘voor iedereen zichtbaar’) omgezet moeten worden naar een nieuw type notitie, waardoor de zichtbaarheid van deze notities wordt beperkt. Bij het omzetten van de notities naar een ander type wordt door Osiris automatisch een mail gestuurd naar de student met de mededeling dat er iets veranderd is in de notities. Om te voorkomen dat studenten veel van dit soort mail ontvangen, willen we na 5 juli, maar uiterlijk voor 17 juli, de te breed gedeelde notities via een script automatisch overzetten, waarbij er geen mededeling verstuurd zal worden naar de studenten.
We zullen een moment inplannen waarin we al deze te breed gedeelde notities omzetten naar de nieuwe notitietypen, die we in maart in gebruik hebben genomen.
Wat zijn de opties?
- Tot en met donderdag 5 juli kun je zelf je eigen notities groepsgewijs omzetten (zie instructie). Wanneer je hiervoor kiest, zal de mail over de verandering bij de notities naar de student gestuurd worden.
- Je doet niks en wacht tot de door jou aangemaakte en te breed gedeelde notities door ons worden omgezet. Studenten ontvangen dan geen mail. Omzetten gebeurt via het hoofdonderwerp dat aan de notitie gekoppeld is (conform onderstaande tabel).
Levert het omzetten van je oude type notities problemen op neem dan contact met ons op via [email protected]
Conversietabel notities
B) Je bent eigenaar van notities zonder hoofdonderwerp en die door te veel medewerkers gelezen kunnen worden.
In het kader van de nieuwe (Europese) privacywetgeving is de manier waarop je notities bij studenten kunt aanmaken in Osiris per 16 maart 2018 gewijzigd. Om blijvend te kunnen voldoen aan de nieuwe AVG wet zijn een tweetal noodzakelijke aanpassingen nodig.
Noodzakelijke aanpassing:
1) Notities die in het verleden zijn aangemaakt als type "voor iedereen zichtbaar" of "toegankelijk binnen faculteiten student" worden volgens privacywetgeving te breed gedeeld met medewerkers, en zullen overgezet moeten worden naar een nieuw type notitie.
2) Notities die zijn aangemaakt zonder hoofdonderwerp zullen een hoofdonderwerp moeten krijgen. Willen we kunnen voldoen aan de nieuwe privacywet, dan moeten we bewaartermijnen instellen voor notities. Door middel van bewaartermijnen kunnen we bepalen wanneer een notitie verwijderd moet worden uit het systeem. In Osiris zijn de bewaartermijnen namelijk gekoppeld aan de hoofdonderwerpen van een notitie.
In onze database zien we dat een aantal medewerkers in het verleden notities hebt aangemaakt die voor iedereen zichtbaar zijn binnen de faculteit of die zichtbaar zijn voor alle medewerkers van Avans. Deze notities hebben ook geen hoofdonderwerp waardoor niet kan worden herleid wat voor soort notities dit zijn. Hierdoor kan er voor deze notities geen bewaartermijn bepaald worden.
Wat zijn de opties?
- Tot en met donderdag 5 juli kun jezelf je eigen notities zonder hoofdonderwerp omzetten (zie instructie). Wanneer je zelf de notitie wijzigt zal er een mail over de verandering bij de notities naar de student gestuurd worden.
- Je doet niets en wacht tot de door jou aangemaakte en te breed gedeelde notities zonder hoofdonderwerp door ons worden omgezet. Studenten ontvangen dan geen mail.
Na 5 juli gaan we (in kader van de nieuwe Privacywetgeving) deze notities overzetten naar het notitietype Strikt vertrouwelijk waardoor ze alleen zichtbaar zijn voor jou (en voor de student als je hiermee de notitie gedeeld hebt.) Als je al deze notities toch wilt delen met collega’s dan kunnen we deze notities groepsgewijs voor je overzetten zodat je dit niet zelf per notitie hoeft te doen. Laat dit weten door een mail te sturen naar [email protected]
Mocht je liever zelf de notities willen omzetten, wees er dan op bedacht dat bij elke aanpassing van een notitie een mededeling per e-mail richting de student verstuurd wordt.
Als wij deze actie voor je uitvoeren, dan zorgen we dat deze mededeling niet verstuurd wordt door een tijdelijke aanpassing in het systeem. Daarom is deze groepsgewijze actie gepland tijdens de zomerperiode.
Je kunt zelf een rapport uitdraaien waarin de door jou aangemaakte notities worden weergegeven:
- Ga naar Osiris en klik via [menu] op [overzichten] .
3. Klik op rapport [9.3.63- Totaaloverzicht notities]
4. Selecteer de selectiefilter [mijn notities gedeeld met faculteit en iedereen] en vervolgens op [uitvoeren].
5) Open het rapport.