Het systeem dat we gebruiken om aanvragen en wijzigingen aan de IND door te geven voor onze studenten noemen we DVS, Digitale Verblijfaanvragen Studie. Bij de IND noemen ze dit systeem/de koppeling met ons Studielink. Zo wordt het systeem vaak gerefereerd als DVS/Studielink.
Voor verblijven in NL korter dan 90 dagen hoeven we geen aanvragen in te dienen bij de IND. In zulke gevallen is de student zelf verantwoordelijk voor een visum.
Algemeen
Het menu 'aanvragen en wijzigingen IND' staat links in het profiel van alle studenten (1).
Voor alle aanvragen en wijzigingen geldt het volgende: Klik op het groen omcirkelde plusje (2) om een nieuwe aanvraag of wijziging aan te maken.
Als je opslaat (3) kun je de regel niet meer verwijderen dus zorg ervoor dat je het juiste type aanvraag/wijziging selecteerd.
Pas als je op verzenden (4) klikt wordt het verzoek naar de IND gestuurd. Doe dit pas als de hele aanvraag/wijziging is doorgelopen en compleet is zoals hieronder per soort omschreven.
AANVRAGEN
Zodra het dossier van een student volledig en in orde is kan er één van de volgende aanvragen worden gedaan bij de IND:
Deze aanvraag is voor studenten die nog in het buitenland verblijven en op grond van hun nationaliteit verplicht zijn over een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV - inreisvisum) te beschikken.
Hier vind je wanneer iemand een MVV-vrijstelling heeft: https://ind.nl/nl/mvv-vrijstellingen. Let dus op of een student een tweede nationaliteit heeft waarmee ze wellicht geen MVV hoeven op te halen. In dat geval moet je de aanvraag 'verblijfsvergunning regulier verblijf' selecteren.
Aan deze aanvraag zitten kosten verbonden.
Hieronder volgen zaken waar je op moet letten bij het indienen van deze aanvraag.
Opleiding en voorbereiding:
Recht op mobiliteit = JA (voor reguliere studenten)
Recht op mobiliteit = NEE (voor exchange studenten)
Bij soort opleiding = EXCHANGE kies je daarna onder 'opleiding' de regel waar CONTRACT in staat (niet de EXCH regel). Als een exchange student twee semesters komt dan kies je het programma wat de student als eerst gaat volgen en pas je vervolgens de einddatum van het programma aan naar de einddatum van het tweede semester (31 januari of 31 augustus).
Voorbereidende periode is altijd NEE, wij hebben dit bij Avans niet voor onze studies.
Contactpersoon instelling:
De medewerker die de aanvraag indiend wordt automatisch geselecteerd. Een nieuwe medewerker moet eerst zichzelf laten toevoegen via de Osiris coordinator en als email adres en telefoonnummer dat van IO algemeen.
IND Referentie leges = Studentnummer van de betreffende student (bv 'student nr 2200000).
Document persoonsgegevens:
Paspoort gegevens invullen + kopie van paspoort in pdf-format uploaden.
Bij het uploaden word je gevraagd de aanvraag op te slaan.
De gegevens onder Persionalia van de student moeten matchen met de gegevens die hier staan anders krijg je een foutmelding. Voor reguliere studenten moet de studentenadministratie dit aanpassen, voor exchange studenten moeten de IO collega's die daar over gaan het aanpassen.
Verklaring voorwaarden:
Instelling stelt zich referent = JA
Machtiging voor incasso leges = JA
Student ingeschreven of uitwisseling = JA
Student heeft antecedenten = afhankelijk van antecedentenverklaring
Antecedentenverklaring ondertekend = afhankelijk van antecedentenverklaring
Student bereid tot TBC-onderzoek = afhankelijk van TBC verklaring en afhankelijk per land, zie https://ind.nl/en/forms/7644.pdf
Student heeft duurzame middelen = JA
Hoofdverblijf student in Nederland = JA
Student heeft Nuffic-certificaat overlegd: N.v.t.
Antecedentenverklaring Geen bestand geselecteerd: Alleen uploaden als de student op de verklaring een vraag met YES heeft beantwoord.
Overige:
Plaats ophalen verblijfsdocument = Den Bosch
Ophalen MVV = selecteer de stad die de student in zijn aanvraag heeft aangegeven
Verwachte inreisdatum = Dit is altijd de geadviseerde aankomstdag in de introductieweek (bv 26/08/2024).
Opslaan + aanvraag versturen (bericht verzenden) zoals bovenaan dit artikel uitgelegd.
Deze aanvraag is bedoeld voor studenten die nog in het buitenland verblijven en op grond van hun nationaliteit niet verplicht zijn over een machtiging tot voorlopig verblijf (MVV - inreisvisum) te beschikken of studenten die al rechtmatig verblijf in Nederland of in de EU hebben.
Hier vind je wanneer iemand een MVV-vrijstelling heeft: https://ind.nl/nl/mvv-vrijstellingen
Aan deze aanvraag zitten kosten verbonden.
Deze aanvraag is bedoeld voor studenten die al in het bezit zijn van een geldige verblijfsvergunning, maar met een ander doel dan ‘studie’.
Aan deze aanvraag zitten kosten verbonden.
De verlengingsaanvraag is bedoeld voor studenten die al in het bezit zijn van een geldige verblijfsvergunning ‘studie’, maar waarvan de geldigheidsduur binnen drie maanden verstrijkt.
Aan deze aanvraag zitten kosten verbonden.
Deze aanvraag is voor wanneer de student naar Nederland komt met een verblijfsvergunning ‘studie’ van een andere deelnemende EU lidstaat van 'intra-EU mobiliteit'.
Deze aanvraag is kostenloos.
WIJZIGINGEN
Er zijn voor verschillende situaties, zowel tijdens en nog vóór aanvang van de studie, waar de IND van op de hoogte gesteld moet worden.
Alle wijzigingen kunnen kosteloos worden doorgegeven.
Momenteel zijn dit de wijzigingen die digitaal doorgegeven kunnen worden:
Deze wijziging is bedoeld voor nieuwe studenten die al in het bezit zijn van een geldige verblijfsvergunning ‘studie', waar een andere onderwijsinstelling in Nederland nog referent voor is.
Vraag eerst na bij de IND (contactpersoon of contactformulier) of het huidige verblijfsdocument nog geldig is, benoem hierbij het V-nummer en het documentnummer van het huidige document.
Deze wijziging is van toepassing als een student toch niet naar Nederland komt voor hun studie, maar waar wel al een aanvraag voor was ingediend (en die ook al door de IND in behandeling is genomen).
De aanvraagkosten worden niet terugbetaald.
Deze wijziging is van toepassing als een student Nederland definitief heeft verlaten maar wel nog hun studie verder volgt vanuit het buitenland. Een semester studie of stage in het buitenland wordt hier dus niet onder gerekend.
Deze wijziging is van toepassing als een student stopt met de voltijd studie waarvoor de verblijfsvergunning is aangevraagd, maar verder gaat met een ander, niet voltijd, studie.
Deze wijziging is van toepassing als een student zich heeft uitgeschreven van hun studie of als de student zich niet her-inschrijft. Gebruikt deze wijziging ook als een student bij een andere onderwijsinstelling in Nederland gaat studeren.
Deze wijziging is van toepassing als een student een studie/programma succesvol heeft afgerond. Dus als die een diploma heeft behaald of als die een exchange programma heeft afgerond.
Deze wijziging is van toepassing als de opleiding stopt te bestaan en de student dus niet langer de opleiding kan volgen.
Deze wijziging is van toepassing als een student in het afgelopen studiejaar niet voldoende studiepunten heeft behaald om de verblijfsvergunning te mogen behouden, waarbij er géén verschoonbare reden was. Dit moet minimaal de helft van het nominaal te behalen aantal studiepunten zijn.
Een verschoonbare reden moet worden vastgesteld door een decaan en kan onder meer zijn:
- ziekte
- lichamelijke, zintuiglijk of andere functiestoornis
- zwangerschap
- bijzondere familieomstandigheden
- bestuursfuncties
- een onvoldoende studeerbare opleiding
Er kan door de student slechts eenmaal per referentperiode een beroep op dezelfde verschoonbare reden worden gedaan.
Deze wijziging is van toepassing als een student onvoldoende fincaniële middelen heeft om te blijven studeren.
Deze wijziging is van toepassing als een student voor maximaal 360 dagen in een andere deelnemende EU lidstaat van 'intra-EU mobiliteit' zal verblijven voor studie (exchange).