Doel: buitenlandverblijf en beursdata uit Osiris halen t.b.v. de import naar de BM module van de EU
Voor wie: Functioneel Beheer Osiris Inschrijf/aanmeld, IO medewerkers
De Beneficiary Module is het verplichte systeem voor de administratie van Erasmus+ projecten (beurzen). Voor meer info klik hier: https://www.erasmusplus.nl/digitale-tools/beneficiary-module
De benodigde gegevens komen uit Osiris. In scherm 2.3.20 kun je met behulp van het juiste filter (per semester) onder de Acties de optie: Exporteer naar BM vinden.
Inmiddels zijn er extra kolommen toegevoegd (in januari 2025 waren het er nog maar 99 en 1 juli 2025 zijn het er 139).
Het is echter altijd nodig om eerst een export te doen vanuit de BM module (IO medewerker) om er zeker van te zijn dat we geen kolommen missen. De EU voert helaas regelmatig en onvoorspelbaar wijzigingen door. Dit kan wel de basis zijn om de meest actuele import sheet te vullen.
De ontbrekende gegevens komen uit de buitenlandprocessen en kunnen opgehaald worden via scherm 2.3.27 waar vier Dashboards zijn gemaakt. Hieronder een van de vier als voorbeeld.
Gegevens uit de vier dashboards zullen geëxporteerd moeten worden naar Excel en dan kunnen de gegevens (m.b.v. verticaal zoeken op studentnummer) samengevoegd worden zodat ze op 1 tabblad staan.
Aandachtspunten n.a.v. de verwerking in juli 2025:
Stage bedrijf en bijbehorende info (adres/website) komt uit Dashboard buitenlandverblijven IO Stage overzicht
Stage - Main language used during mobility activity kun je halen uit Dashboard IO Beursaanvraag overzicht (waren we vergeten dit keer).
Receiving Organisation ID moeten we als ID voor het te registreren bedrijf kunnen we zelf aanmaken zoals bijvoorbeeld 13879-ORG-0003 = project nummer - ORGanisatie - nummer op een volgend, maar let op bij stage bij een partner onderwijsinstelling moet je de OID registreren i.p.v. de zelf aangemaakte Receiving Organisation ID en geen adres, etc is meer nodig;
Receiving Organisation Type komt uit Osiris > beursaanvraag maar let op dat een student bijvoorbeeld niet 'Higher education institution (tertiary level)' heeft ingevuld terwijl het een 'Small and medium sized enterprise' is. Hierdoor krijg je anders ERROR;
Receiving country (afkorting) voor Griekenland is niet GR maar EL. Hierdoor krijg je anders ERROR;
Receiving Organisation Website, check hierbij dat het niet meer dan 250 tekens betreft. Hierdoor krijg je anders ERROR.