Algemene informatie / Doel: handleiding voor uitgaande processen (studie)
Doelgroep: Academies, International office en Functioneel Beheer medewerkers
Study abroad
Bij deze processen, die gaan over het kiezen van een buitenlandstudie, geeft een student 2 of 3 keuzes op, waarvan er uiteindelijk 1 wordt toegekend. Dit geschiedt na overleg binnen de academie met inachtneming van de contracten met externe instellingen die de betreffende Academie heeft.
Nadat de student deze aanvraag heeft ingediend moet er bij de academie
1. Gecontroleerd worden of de student zich überhaupt mag inschrijven voor een studie in het buitenland
2. Beslist worden naar welke bestemming deze student uiteindelijk mag gaan
3. Gecommuniceerd worden naar de student wat het besluit over zijn buitenlandstudie is
Werkwijze
Log in Osiris in, kies onderdeel ‘Student’ en vervolgens ‘Studentgegevens’
In beeld verschijnt nu het zoekscherm. Klik op de button ‘Uitgebreid zoeken’ en kies daarna voor ‘Buitenland’.
Gebruik het filter ‘Proces = STUDY ABROAD’ en ‘Status = I’ (= Ingediend) en klik vervolgens op de button ‘Zoeken’.
In het rechter deel van het scherm zie je nu de student(en) die een nieuwe, complete aanvraag hebben ingediend.
TIP: Maak van dit filter een standaard selectie! (Kies hiervoor ‘Beheer’ en ‘Opslaan als’)
Kies de student die je wilt bekijken en klik op het pijltje voor zijn of haar naam. Je komt nu in het algemene informatie scherm van de student. Klik in het linker menuscherm onder het kopje Buitenland voor ‘Instellingen en beursopties’.
Bij ‘Voorkeuren student’ moet je nu aangeven welke keuze gehonoreerd wordt en welke keuze afgewezen wordt. Dit kan je via een drop-downmenu selecteren.
Let op! Je kan maar 1 keuze honoreren, de rest moet afgewezen worden én het juiste contract moet zijn geregistreerd.
Hierdoor wordt het veld ‘Geselecteerde instelling’ onder ‘Instelling’ gevuld. Binnen deze instelling kunnen echter meerdere soorten contracten geregistreerd staan, dus selecteer het juiste contract.
Kies hierna uit de lijst de juiste contractvorm, er zal vanzelf ook een uitwisselingsafspraak ingevuld worden (dit is een verplicht veld waarin het aantal plaatsen en tijdsduur staat). Klik op de ‘OK’ button en sla de gegevens vervolgens op via de button ‘Opslaan’.
Ga vervolgens in het linker schermmenu naar ‘Buitenland – Buitenlandverblijf’ en controleer of de vraag van de Checklist met “ja” is beantwoord.
Goed of afkeuren van een studie in het buitenland
Het verzoek buitenland is (definitief) goedgekeurd
Is alles in orde?
Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Toegekend’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De plaatsing/goedkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan. De Student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de Student direct dat de status van z’n is veranderd in ‘Status’ is ‘Completed’ en ‘Decision’ is ‘Approved’ en hij/zij kan nu verder met het invullen van de aanvullende gegevens of het aanvragen van een beurs (indien van toepassing).
Het verzoek buitenland is (voorwaardelijk) goedgekeurd
Zit het verzoek nog in de pijplijn van goedkeuren? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘In behandeling’ en het ‘Besluit’ naar ‘Voorwaardelijk Toegekend’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De voorlopige plaatsing/goedkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan.
De Student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de Student direct dat de status van z’n aanvraag is veranderd in ‘Status’ is ‘In progress’ en ‘Decision’ is ‘Conditionally approved’ en hij/zij kan nu verder met het invullen van de aanvullende gegevens of het aanvragen van een beurs (indien van toepassing).
Let op!: voor vertrek moet ‘Status’ naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Toegekend’ of ‘Afgewezen’ zijn geregistreerd!
Het verzoek buitenland is (deels) afgekeurd
Als je een vraag hebt afgekeurd en de aanvraag hebt teruggelegd bij de student moet je de status van de aanvraag nog wijzigen. Je slaat de aanvraag dan op als “In behandeling” en laat het Besluit nog even leeg. Er is immers nog geen besluit genomen.
Je filtert vervolgens enige tijd later op aanvragen die nog op “In behandeling” staan (Status = “B”) en de Uitgaande proces “STUDY ABROAD”. Dan komen alle studenten naar voren die nog op “In behandeling” staan en waarvoor nog een beslissing door de academie moet worden genomen.
Loop vervolgens het gehele proces opnieuw door.
Het verzoek buitenland is (definitief) afgekeurd
Mag de student niet? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Afgewezen’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De afkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan. De student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de student direct dat de status van z’n aanvraag is veranderd in ‘Status’ is ‘Completed’ en ‘Decision’ is ‘Declined’.
Het verzoek buitenland annuleren
Gaat de student (uiteindelijk) toch niet? Of komt een student veel eerder terug? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Geannuleerd’ en het ‘Besluit’ blijft onveranderd. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.