Doel: Hoe vraag je IND documenten op bij de student (reguliere instroom studenten)
Voor wie: Medewerkers International Office die zich bezighouden met IND processen
Je gaat het IND proces starten voor een van de volgende groepen:
- de geaccepteerde studenten (1 mei tot 1 juli)
- de voorwaardelijk geaccpteerde studenten (1 juli tot 1 augustus)
- op verzoek van academie (vanaf 1 augustus)
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
De geaccepteerde studenten (1 mei tot 1 juli)
Kies bij Dashboard voor 'IO IND CROHO Opstarten 1 mei (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
De voorwaardelijk geaccpteerde studenten (1 juli tot 1 augustus)
Kies bij Dashboard voor 'IO IND CROHO Opstarten na 1 juli (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Op verzoek van academie (vanaf 1 augustus)
Ga naar 2.3.01 Aanmeldingen en zorg dat het bolletje op 'Filters' staat. (1)
Vul het betreffende studentnummer in (2) en klik op 'zoeken'(3). Nu verschijnen de gegevens van de student aan de rechterkant.
Klik op de juiste regel (4) en vervolgens op 'Acties' (5) en 'Start gerelateerde aanmelding' (6)
Nu verschijnt er een popup.
Klik bij de betreffende student op het vergrootglas, kies proces 'INDCROHO-20XX' (1) en klik op 'OK' (2).
Vervolgens verschijnt een nieuwe popup met het proces reeds ingevuld, klik hier op 'Aanmeldingen starten' (3).
Als laatste verschijnt er wederom een popup. Klik hier op 'Negeer waarschuwingen'.(4)
Als je dit hebt gedaan wordt er, vanuit Osiris, een mededeling gestuurd naar de betreffende studenten met informatie en een link naar de aanmeldmodule. Via deze link kunnen studenten de relevante documenten uploaden.
Ga naar: 2.3.01 Aanmeldingen (Student - Aanmelden opleiding - Aanmeldingen)
(1) Toon werkvoorraad door het bolletje van 'Filters' te verplaatsen naar 'Werkvoorraad'
(2) Open de juiste werkbak (let op juiste jaar).
(3) Selecteer een student om de aanvraag te zien door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Nu zit je in scherm 2.1.18. Let op dat je de juiste aanmeldregel geselecteerd hebt (1) en zet deze op 'in behandeling' (2) en klik op 'Opslaan' (3). Zodra je dit hebt gedaan zie je dat de velden onder 'Checklist: Dossier compleet?' invulbaar worden (4).
Nu verplaatst de student in de werkvoorraad van 'Aankomend' naar 'Openstaand' De rubriekstatus (2) past nu telkens automatisch aan na het volgen van de onderstaande stappen, waarna de student dus ook in een andere bak in de werkvoorraad te zien zal zijn.
Vervolgens ga je van boven naar beneden alle documenten (bijlagen) controleren; deze herken je aan het onderstreepte bestand in de kolom 'Antwoord' (1).
Als je klikt op de onderstreepte documentnaam dan verschijnt het te beoordelen document in een nieuw tabblad.
Zodra je het document beoordeeld hebt, klik je op het grijze bolletje voor de bijlage (1). Nu verschijnt een popup 'Wijzig status'(2).
Voldoet het document aan de gestelde eisen? Ja: zet de status in de popup op 'Afgehandeld'(3) -> Nu word het grijze bolletje groen.
Nee: Zie verderop.
Vervolgens doe je hetzelfde met het grijze bolletje van de bovenliggende regel - de document-uitvraag.; zet de status in de popup op 'Afgehandeld'
Doe bovenstaande bij alle aangeleverde bijlages, behalve bij Proof payment. Voor Proof of payment - zie hieronder.
Let op! Bij vraag over sufficient funds: indien er is gekozen voor optie 4: Other -> student mailen met vraag of optie 1,2,3, mogelijk is . Zo niet; documenten opvragen via mail <evt aanvullen met vervolgstappen>. Als student toch een andere optie wil zet je beide bolletjes bij 'Sufficient funds' op rood. Student kan nu een andere optie kiezen.
Als je alle bijlages hebt beoordeeld klik je op Opslaan.
Let op! Als een van de documenten al is afgehandeld maar er toch nog iets anders moet worden geupload, zet je de bijlage eerst op 'Ingediend' en sla je het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet.
Voldoet het document niet aan de gestelde eisen
Zet status in de popup op 'Onvoldoende' (1) en klik op 'OK'; het grijze bolletje wordt nu rood. Klik vervolgens op het grijze bolletje in de bovenliggende regel - de document-uitvraag. (2)
Er verschijnt nu wederom een pop-up. Zet deze ook op 'Onvoldoende' (1) en geef aan waarom het document niet voldoende is en wat je precies mist - Let op: dit is wat de student te zien krijgt (2). Klik vervolgens op 'OK' en het grijze bolletje wordt rood.
Let op! Het kan zijn dat er bijvoorbeeld een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden. Zet de status van de upload dan op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende.
Er verschijnt nu een rode tekst: 'Niet gemelde afkeur'(1)
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Acties' (2) en op 'Terug naar aanvrager' (3) Nu veranderd 'Niet gemelde afkeur' naar 'Aanvrager moet opnieuw indienen'.
Er verschijnt nu een popup met termijnbewaking. Controleer of de genoemde termijn juist is (Tot 1 juli is deze standaard ingesteld op 7 dagen) en klik op 'Bevestig termijnbewaking. (5)
Is deze fout -> pas t aan (4) en klik op 'Bevestig termijnbewaking'.(5)
De rubriekstatus veranderd nu automatisch in 'terug naar student'. (6)
In de werkvoorraad staat de student nu dus ook in die bak (Openstaand - IND.... - Dossier compleet? - Terug naar student).
NIEUWE SCREENSHOT maken en onderstaand vervangen. - JM:done
Proof payment:
Kijk in de bijlage of er voldoende is overgemaakt. (1)
Als het overgemaakte bedrag te laag is; zet de grijze bolletjes (2)op onvoldoende (rood), laat de student weten welk bedrag er nog moet worden betaald en leg terug bij de student.
Als het overgemaakte bedrag voldoet; zet de grijze bolletjes (2) op afgehandeld (groen).
Checklist: Dossier compleet?
Scroll vervolgens omlaag naar 'Checklist: Dossier compleet?' en handel de checklist items af zoals hieronder beschreven.
- (1) 'Heeft de eerste persoon gecontroleerd?' en zet je deze op JA - nadat je alle documenten hebt goedgekeurd. Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd
- (2) 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd en is het dossier nu compleet?' en zet je deze op JA - nadat je als tweede controleur (ander persoon dan de eerste controle) alle documenten hebt goedgekeurd Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd!
- (3) 'Noteer hier je opmerking' Als je een opmerking hebt voor een collega kun je die hier wegzetten - dit is niet te zien voor de student. Hier noteer je dingen zoals: opmerking over de bank statement, belangrijke info betreft de (C)LOA of betaling collegegeld,
- (4) 'Geldig EU/NL verblijfsdocument?' Zoek onder 'documenten' of er een bestaande VVR is en beoordeel deze:
EU document: kijk of het document qua datum nog geldig is, zo ja, vul dan 'ja, EU' in. Anders 'nee'.
NL document: staat er 'beperking: studie', dan moet het document gestuurd worden naar de contactpersoon bij de IND, deze beoordeeld of het nog geldig is. Is het document nog geldig, vul dan 'ja, NL' in. Anders 'nee'.
LET OP: Bij een geldig verblijfsdocument 'ja, EU'/'ja, NL'; bij indienen aanvraag bij de IND: Geen MVV nodig.
Selecteer de werkvoorraad bak 'Opnieuw ingediend' (1) en zie rechts alle studenten die opnieuw documenten hebben ingediend die eerder waren afgewezen. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Vervolgens kijk je welke vraag/bijlage geen groen bolletje heeft (maar grijs). Je klikt op de bijlage (1), controleert het document en zet deze op 'afgehandeld' (groen) en klik op OK - als het document nu wel in orde is. En pas de Checklist velden (onder) aan (3).
Je gaat een reeds beoordeeld dossier dubbelchecken en indienen bij de IND.
Let op! Als jij degene bent die de 1e controle heeft gedaan, mag je de 2e check niet doen!
Selecteer de werkvoorraad bak 'Tweede controle uitvoeren' (1) en zie rechts alle studenten van wie het dossier door de 1e controleur is gechekt die alle documenten als afgehandeld heeft beoordeeld. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Dubbelcheck alle aangeleverde documenten (bijlagen) - Deze staan dus al op groen! (1)(2)(3)(4)(5).
Let op! Als een van de documenten toch niet voldoende blijkt, zet je de bijlage en de bovenliggende regel eerst op 'Ingediend' en sla het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet. Zet in dit geval de status van de upload eventueel op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende om deze, onvoldoende, upload wel te behouden. Bijvoorbeeld in het geval dat er een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden.
(6) Als alles klopt zet je 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd..' op 'Ja'. Rubiekstatus veranderd nu naar 'Tweede controle akkoord'(7). Status en aanmeldregel (bovenin) veranderen NIET. Dit wijzigt pas bij de RETURN (zie verder in het proces)
(8) Doe daarna de aanvraag bij de IND via DVS: Osiris scherm 2.1.88 (Studentgegevens - Aanvragen en wijzigingen IND).
Inwilliging IND
Scherm 2.1.88
Zodra de IND de aanvraag geaccepteerd heeft zal er bij 'Laatste status IND' 'Inwilliging' staan.
Als de student gestart is met het onderwijs ontvangen we nog graag een kopie van de verblijfsvergunning.
Ga naar 2.3.01 Aanmeldingen.
Selecteer de werkvoorraad bak 'Afgehandeld' (1) en zie rechts alle studenten van wie het dossier eerder is afgehandeld (en ingediend).
Selecteer alle studenten en klik op Acties (2) en selecteer 'Rubriek toepassen of verwijderen'.
Selecteer de juiste rubriek, RETURN, en kies voor toepassen. Klik vervolgens op uitvoeren.
Je krijgt een waarschuwing, omdat de dossiers op voorwaardelijk toegekend staan. Klik op negeer waarschuwing (1).
De actie is gekoppeld aan mededeling IO-IND-REG-RET welke automatisch verzonden zal worden naar de student.
Afhandelen RETURN upload