Doel: Hoe vraag je IND documenten op bij de student (reguliere instroom studenten)
Voor wie: Medewerkers International Office die zich bezighouden met IND processen
Je gaat het IND proces starten voor een van de volgende groepen:
- de geaccepteerde studenten (1 mei tot 1 juli)
- de voorwaardelijk geaccpteerde studenten (1 juli tot 1 augustus)
- op verzoek van academie (vanaf 1 augustus)
- de studenten die niet in de studentgroep voor betaald collegegeldbetaling komen (al adres in NL)
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND CROHO Opstarten 1 mei (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Kies bij Dashboard voor 'IO IND CROHO Opstarten na 1 juli (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Ga naar 2.3.01 Aanmeldingen en zorg dat het bolletje op 'Filters' staat. (1)
Vul het betreffende studentnummer in (2) en klik op 'zoeken'(3). Nu verschijnen de gegevens van de student aan de rechterkant.
Klik op de juiste regel (4) en vervolgens op 'Acties' (5) en 'Start gerelateerde aanmelding' (6)
Kies bij Dashboard voor 'IO-IND CROHO Opstarten NL adres (facultair)' (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Nu verschijnt er een popup.
Klik bij de betreffende student op het vergrootglas, kies proces 'INDCROHO-20XX' (1) en klik op 'OK' (2).
Vervolgens verschijnt een nieuwe popup met het proces reeds ingevuld, klik hier op 'Aanmeldingen starten' (3).
Als laatste verschijnt er wederom een popup. Klik hier op 'Negeer waarschuwingen'.(4)
Als je dit hebt gedaan wordt er, vanuit Osiris, een mededeling gestuurd naar de betreffende studenten met informatie en een link naar de aanmeldmodule. Via deze link kunnen studenten de relevante documenten uploaden.
Zodra je voor een student het IND proces hebt opgestart moet je (per student) in Personalia (1) de instellingstatus (2) 'Nieuwe Instroom' selecteren (3+4) en opslaan (5). Daarna krijg je een waarschuwing. Deze mag je negeren door het boxje aan te vinken (6) en opnieuw op opslaan te klikken (7).
Ga naar: 2.3.01 Aanmeldingen (Student - Aanmelden opleiding - Aanmeldingen)
(1) Toon werkvoorraad door het bolletje van 'Filters' te verplaatsen naar 'Werkvoorraad'
(2) Open de juiste werkbak onder 'openstaand' (let op juiste jaar). Alle studenten in de werkbak 'open' hebben voor het eerst documenten ingediend in dit proces.
(3) Selecteer een student om de aanvraag te zien door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Nu zit je in scherm 2.1.18. Let op dat je de juiste aanmeldregel geselecteerd hebt (1) en zet deze op 'in behandeling' (2) en klik op 'Opslaan' (3). Zodra je dit hebt gedaan zie je dat de velden onder 'Checklist: Dossier compleet?' invulbaar worden (4).
Nu verplaatst de student in de werkvoorraad van 'Open' naar 'In behandeling' De rubriekstatus (2) past nu telkens automatisch aan na het volgen van de onderstaande stappen, waarna de student dus ook in een andere bak in de werkvoorraad te zien zal zijn.
Vervolgens ga je van boven naar beneden alle documenten (bijlagen) controleren; deze herken je aan het onderstreepte bestand in de kolom 'Antwoord' (1).
Als je klikt op de onderstreepte documentnaam dan verschijnt het te beoordelen document in een nieuw tabblad.
Zodra je het document beoordeeld hebt, klik je op het grijze bolletje voor de bijlage (1). Nu verschijnt een popup 'Wijzig status'(2).
Voldoet het document aan de gestelde eisen? Ja: zet de status in de popup op 'Afgehandeld'(3) -> Nu wordt het grijze bolletje groen.
Nee: Zie verderop.
Vervolgens doe je hetzelfde met het grijze bolletje van de bovenliggende regel - de document-uitvraag.; zet de status in de popup op 'Afgehandeld'
Doe bovenstaande bij alle aangeleverde bijlages, behalve bij Proof payment. Voor Proof of payment - zie verderop.
Let op! Bij vraag over sufficient funds: indien er is gekozen voor optie 4: Other -> student mailen met vraag of optie 1,2,3, mogelijk is . Zo niet; documenten opvragen via mail <evt aanvullen met vervolgstappen>. Als student toch een andere optie wil zet je beide bolletjes bij 'Sufficient funds' op rood. Student kan nu een andere optie kiezen.
Voor Proof of Sufficient Funds is het belangrijk dat een statement in vreemde valuta of een equivalent van de waarde in Euro er op heeft staan of anders dat je zelf een screenshot opslaat van de omrekening naar Euro (via bijvoorbeeld deze website).
Als je alle bijlages hebt beoordeeld klik je op Opslaan.
Let op! Als een van de documenten al is afgehandeld maar er toch nog iets anders moet worden geupload, zet je de bijlage eerst op 'Ingediend' en sla je het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet.
Proof of payment
Kijk in de bijlage of er voldoende is overgemaakt. (1)
Als het overgemaakte bedrag te laag is; zet de grijze bolletjes (2) op onvoldoende (rood), laat de student weten welk bedrag er nog moet worden betaald door een opmerking in de pop-up te plaatsen. Zie vervolg hieronder.
Voldoen de documenten niet aan de gestelde eisen?
Zet status in de popup op 'Onvoldoende' (1) en klik op 'OK'; het grijze bolletje wordt nu rood.
Klik vervolgens op het grijze bolletje in de bovenliggende regel - de document-uitvraag (1). Er verschijnt nu wederom een pop-up. Zet deze ook op 'Onvoldoende' (2) en geef aan waarom het document niet voldoende is en wat je precies mist - Let op: dit is wat de student te zien krijgt (3). Klik vervolgens op 'OK' en het grijze bolletje wordt rood.
Let op! Het kan zijn dat er bijvoorbeeld een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden. Zet de status van de upload dan op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende.
Er verschijnt nu een rode tekst: 'Niet gemelde afkeur'(1)
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Acties' (2) en op 'Terug naar aanvrager' (3) Nu veranderd 'Niet gemelde afkeur' naar 'Aanvrager moet opnieuw indienen'.
Er verschijnt nu een popup met termijnbewaking. Controleer of de genoemde termijn juist is (Tot 1 juli is deze standaard ingesteld op 7 dagen) en klik op 'Bevestig termijnbewaking. (5)
Is deze fout -> pas t aan (4) en klik op 'Bevestig termijnbewaking'.(5) Na 1 juli zet de termijnbewaking steeds handmatig op eigen inzicht op enkele dagen later (3 dagen bijvoorbeeld).
De rubriekstatus veranderd nu automatisch in 'terug naar student'. (6)
In de werkvoorraad staat de student nu dus ook in die bak (Openstaand - IND.... - Dossier compleet? - Terug naar student).
Checklist: Dossier compleet?
Scroll vervolgens omlaag naar 'Checklist: Dossier compleet?' en handel de checklist items af zoals hieronder beschreven.
- (1) 'Heeft de eerste persoon gecontroleerd?' en zet je deze op JA - nadat je alle documenten hebt goedgekeurd. Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd
- (2) 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd en is het dossier nu compleet?' en zet je deze op JA - nadat je als tweede controleur (ander persoon dan de eerste controle) alle documenten hebt goedgekeurd Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd!
- (3) 'Noteer hier je opmerking' Als je een opmerking hebt voor een collega kun je die hier wegzetten - dit is niet te zien voor de student. Hier noteer je dingen zoals: opmerking over de bank statement, belangrijke info betreft de (C)LOA of betaling collegegeld,
- (4) 'Geldig EU/NL verblijfsdocument?' Zoek onder 'documenten' of er een bestaande VVR is en beoordeel deze:
EU document: kijk of het document qua datum nog geldig is, zo ja, vul dan 'ja, EU' in. Anders 'nee'.
NL document: staat er 'beperking: studie', dan moet het document gestuurd worden naar de contactpersoon bij de IND, deze beoordeeld of het nog geldig is. Is het document nog geldig, vul dan 'ja, NL' in. Anders 'nee'.
LET OP: Bij een geldig verblijfsdocument 'ja, EU'/'ja, NL'; bij indienen aanvraag bij de IND: Geen MVV nodig.
Selecteer de werkvoorraad bak 'Opnieuw ingediend' (1) en zie rechts alle studenten die opnieuw documenten hebben ingediend die eerder waren afgewezen. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Vervolgens kijk je welke vraag/bijlage geen groen bolletje heeft (maar grijs). Je klikt op de bijlage (1), controleert het document en zet deze op 'afgehandeld' (groen) en klik op OK - als het document nu wel in orde is. En pas de Checklist velden (onder) aan (3).
Je gaat een reeds beoordeeld dossier dubbelchecken en indienen bij de IND.
Let op! Als jij degene bent die de 1e controle heeft gedaan, mag je de 2e check niet doen!
Selecteer de werkvoorraad bak 'Tweede controle uitvoeren' (1) en zie rechts alle studenten van wie het dossier door de 1e controleur is gechekt die alle documenten als afgehandeld heeft beoordeeld. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Dubbelcheck alle aangeleverde documenten (bijlagen) - Deze staan dus al op groen! (1)(2)(3)(4)(5).
Let op! Als een van de documenten toch niet voldoende blijkt, zet je de bijlage en de bovenliggende regel eerst op 'Ingediend' en sla het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet. Zet in dit geval de status van de upload eventueel op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende om deze, onvoldoende, upload wel te behouden. Bijvoorbeeld in het geval dat er een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden.
(6) Als alles klopt zet je 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd..' op 'Ja'. Rubiekstatus veranderd nu naar 'Tweede controle akkoord'(7). Status en aanmeldregel (bovenin) veranderen NIET. Dit wijzigt pas bij de RETURN (zie verderop in deze instructies). Nu wordt automatisch de mededeling IO-IND-REG-COM verstuurd.
(8) Doe daarna de aanvraag bij de IND via DVS: Osiris scherm 2.1.88 (Studentgegevens - Aanvragen en wijzigingen IND).
Alle documenten die (mogelijk) geupload moeten worden bij de IND aanvraag MOETEN in PDF format (bijvoorbeeld het paspoort en de antecedentenverklaring). Anders lukt het niet het document te upload. Dus waar nodig moet een document handmatig omgezet worden naar PDF.
Om te zien of de IND nieuwe dossiers heeft ingewilligd bekijk je scherm 2.1 (Student - Student - Studentgegevens).
(1) Kies bij Zoeken bovenaan het filter 'IND inwilliging (faculair)'. Dit filter is voor alle studenten, dus ook exchange, de werkwijze is het zelfde.
(2) Let op dat er een juiste datum is ingevuld: 'van' is niet eerder dan de datum van het eerst ingediende dossier van dat semester en 'tot' kan het eind van het semester zijn (31/08 of 01/02), of in ieder geval later dan de dag waarop je het filter draait.
(3) Klik op zoeken en zie rechts de lijst met alle studenten die door de IND zijn ingewilligd in de aangegeven periode die hier nog GEEN MVV approved mededeling van IO hebben ontvangen.
(2) Pas de datum telkens aan na het bijwerken van het gedraaide filter zodat de 'van' datum de datum is dat je het filter draait en bijwerkt.
(4) Vergeet dit niet op te slaan bij beheer 'opslaan' (niet 'opslaan als')
LET OP: Dit filter laat wel nog de studenten zien die binnen de 'van; t/m' periode een inwilliging hebben gekregen van de IND maar ipv een mededeling MVV approved, een andere inwilliging mededeling hebben ontvangen. Dit kan helaas niet anders.
Ga naar de studentgegevens van de bovenste student in het lijstje en kijk onder 'aanvragen en wijzigingen IND' (1) wat voor aanvraag er is ingediend (2) en check of deze ingewilligd is (3). Respectievelijk zijn er de volegende mededelingen.
- IO_IND_APPR_MVV - Bij aanvraag 'Toegang en verblijf' - LET OP handmatig invullen locatie ophalen MVV
- IO_IND_APPR_VVR - Bij aanvraag 'Verblijfsvergunning regulier verblijf' --> eerst onder mededelingen (4) kijken of student deze al ontvangen heeft, aangezien dit niet in het filter kan.
- IO_IND_WIJZ_VVR - Bij aanvraag 'Wijziging van onderwijsinstelling' --> eerst onder mededelingen (4) kijken of student deze al ontvangen heeft, aangezien dit niet in het filter kan.
Zodra duidelijk is óf en welke mededeling verstuurd kan worden, dit doen via het envelopje (5).
(1) Ga nu naar de aanmelding van de student. Let op juiste aanmeldregel (2).
(3) Zet het besluit nu op voorwaardelijk toegekent en sla op.
(4) Verander in Personalia de Instellingstatus IND van 'nieuwe instroom' nu naar 'zittend'
Werk verder het lijstje van studenten in het filter 'IND inwilliging' af.
Als de student gestart is met het onderwijs ontvangen we nog graag een kopie van de verblijfsvergunning.
Selecteer in menu 2.3.01, de werkvoorraad, bak 'Tweede controle akkoord' (1) en zie rechts alle studenten van wie het dossier eerder is goedgekeurd (en ingediend).
Selecteer alle studenten, klik op Acties (2) en selecteer 'Rubriek toepassen of verwijderen'.
Selecteer de juiste rubriek, RETURN, en kies voor toepassen. Klik vervolgens op uitvoeren.
Je krijgt een waarschuwing, omdat de dossiers op voorwaardelijk toegekend staan. Klik op negeer waarschuwing (1).
De actie is gekoppeld aan mededeling IO-IND-REG-RET, welke automatisch wordt verzonden naar de student.
De student verplaatst nu in de werkvoorraad naar 'terug naar student'.
Zodra een student een document heeft geupload voor het RETURN stuk, komen deze in de werkvoorraad onder 'In Behandeling' (1) te staan. Selecteer rechts een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Vervolgens zie je net boven de checklist de nieuwe rubriek 'Formulier: Uploads bij start studie' met daarbij de nieuwe upload(s) (1). Handel af zoals eerder beschreven.
Als enkel één van de twee kanten is aangeleverd keur je het document goed maar keur je de vraag af en vraag je om een upload van de missende kant.
Als je het teruglegt bij de student (via Acties) (1) let er dan op dat je dezelfde waarschuwing krijgt als bij het toepassen van de rubriek. Deze kun je wederom negeren (2).
Controleer daarna de termijn bewaking (3), pas eventueel een handmatige deadline toe (4) en bevestig (5). Vergeet niet via Acties 'terug naar student' uit te voeren (6).
Let (eventueel bij testen) op dat dit stuk alleen als afgehandeld kan worden opgeslagen als de student een mailadres heeft 'bij instelling' (zie Personalia). Anders krijg je deze foutmelding.
Als alles in orde is en de bijlage(n) en vraag op afgehandeld staan sla het dossier dan op zoals normaal.
Nu komt zowel de rubriekstatus als de status van de aanmeldregel automatisch op 'Afgehandeld' en besluit op 'Toegekend', en wordt mededeling IO-IND-REG-FIN automatisch verstuurd naar de student.
Het proces is nu volledig afgerond.
Voor meer informatie over de werkvoorraad, zie Werkvoorraad bekijken