Doel: Hoe vraag je IND documenten op bij de student (exchange studenten)
Voor wie: Medewerkers International Office die zich bezighouden met IND processen
Je gaat het IND proces starten voor de geaccepteerde studenten.
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND proces opstarten (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten (of selecteer ze allemaal) en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Nu verschijnt er een popup.
Klik bij de betreffende student op het vergrootglas, kies proces 'IND-EXCH-20XX' (1) en klik op 'OK' (2).
Vervolgens verschijnt een nieuwe popup (3) met het proces reeds ingevuld, klik hier op 'Aanmeldingen starten' (4).
Als laatste verschijnt er wederom een popup (5). Klik hier op 'Negeer waarschuwingen'.(6)
Als je dit hebt gedaan wordt er, vanuit Osiris, een mededeling gestuurd naar de betreffende studenten met informatie en een link naar de aanmeldmodule. Via deze link kunnen studenten de relevante documenten uploaden.
Zodra je voor een student het IND proces hebt opgestart moet je (per student) in Personalia (1) de instellingstatus (2) 'Nieuwe Instroom' selecteren (3+4) en opslaan (5). Daarna krijg je een waarschuwing. Deze mag je negeren door het boxje aan te vinken (6) en opnieuw op opslaan te klikken (7).
Ga naar: 2.3.01 Aanmeldingen (Student - Aanmelden opleiding - Aanmeldingen)
(1) Toon werkvoorraad door het bolletje van 'Filters' te verplaatsen naar 'Werkvoorraad'.
(2) Open de juiste werkbak onder 'openstaand' (let op juiste jaar). Alle studenten in de werkbak 'open' hebben voor het eerst documenten ingediend in dit proces.
(3) Selecteer een student om de aanvraag te zien door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Nu zit je in scherm 2.1.18. Let op dat je de juiste aanmeldregel geselecteerd hebt (1) en zet deze op 'in behandeling' (2) en klik op 'Opslaan' (3). Zodra je dit hebt gedaan zie je dat de velden onder 'Checklist: Dossier compleet?' invulbaar worden (4).
Nu verplaatst de student in de werkvoorraad van 'Open' naar 'In behandeling' De rubriekstatus (2) past nu telkens automatisch aan na het volgen van de onderstaande stappen, waarna de student dus ook in een andere bak in de werkvoorraad te zien zal zijn. Deze dus NIET handmatig aanpassen.
Vervolgens ga je van boven naar beneden alle documenten (bijlagen) controleren, deze herken je aan het onderstreepte bestand in de kolom 'Antwoord' (1).
Als je klikt op de onderstreepte documentnaam dan verschijnt het te beoordelen document in een nieuw tabblad.
Zodra je het document beoordeeld hebt, klik je op het grijze bolletje voor de bijlage (1). Nu verschijnt een popup 'Wijzig status'(2).
Voldoet het document aan de gestelde eisen? Ja: zet de status in de popup op 'Afgehandeld'(3) -> Nu wordt het grijze bolletje groen.
Vervolgens doe je hetzelfde met het grijze bolletje van de bovenliggende regel - de document-uitvraag.; zet de status in de popup op 'Afgehandeld'
Doe bovenstaande bij alle aangeleverde bijlages, behalve bij Proof payment. Voor Proof of payment - zie verderop.
Let op! Bij vraag over sufficient funds: indien er is gekozen voor optie 4: Other -> student mailen met vraag of optie 1,2,3, mogelijk is . Zo niet; documenten opvragen via mail <evt aanvullen met vervolgstappen>. Als student toch een andere optie wil zet je beide bolletjes bij 'Sufficient funds' op rood. Student kan nu een andere optie kiezen.
Voor Proof of Sufficient Funds is het belangrijk dat een statement in vreemde valuta of een equivalent van de waarde in Euro er op heeft staan of anders dat je zelf een screenshot opslaat van de omrekening naar Euro (via bijvoorbeeld deze website).
Als je alle bijlages hebt beoordeeld klik je op Opslaan.
Let op! Als een van de documenten al is afgehandeld maar er toch nog iets anders moet worden geupload, zet je de bijlage eerst op 'Ingediend' en sla je het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet.
Proof of payment
Kijk in de bijlage of er voldoende is overgemaakt.
Als het overgemaakte bedrag te laag is; zet de grijze bolletjes op onvoldoende (rood) zoals hierboven omschreven, laat de student weten welk bedrag er nog moet worden betaald door een opmerking in de pop-up te plaatsen. Zie vervolg hieronder.
Voldoen de documenten niet aan de gestelde eisen?
Zet status in de popup op 'Onvoldoende' (1) en klik op 'OK'; het grijze bolletje wordt nu rood.
Klik vervolgens op het grijze bolletje in de bovenliggende regel - de document-uitvraag (1). Er verschijnt nu wederom een pop-up. Zet deze ook op 'Onvoldoende' (2) en geef aan waarom het document niet voldoende is en wat je precies mist - Let op: dit is wat de student te zien krijgt (3). Klik vervolgens op 'OK' en het grijze bolletje wordt rood.
Let op! Het kan zijn dat er bijvoorbeeld een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden. Zet de status van de upload dan op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende.
Er verschijnt nu een rode tekst: 'Niet gemelde afkeur'(1)
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Acties' (2) en op 'Terug naar aanvrager' (3) Nu veranderd 'Niet gemelde afkeur' naar 'Aanvrager moet opnieuw indienen'.
Er verschijnt nu een popup met termijnbewaking. Controleer of de genoemde termijn juist is (Tot 1 juli is deze standaard ingesteld op 7 dagen) en klik op 'Bevestig termijnbewaking. (5)
Is deze fout -> pas t aan (4) en klik op 'Bevestig termijnbewaking'.(5) Na 1 juli zet de termijnbewaking steeds handmatig op eigen inzicht op enkele dagen later (3 dagen bijvoorbeeld).
De rubriekstatus veranderd nu automatisch in 'terug naar student'. (6)
In de werkvoorraad staat de student nu dus ook in de werkbak Terug naar Student.
Checklist: Dossier compleet?
Scroll vervolgens omlaag naar 'Checklist: Dossier compleet?' en handel de checklist items af zoals hieronder beschreven.
Om te controleren of de student een Letter of Acceptance (LOA) ontvangen heeft kijk je bij 'Mededelingen'(1).
Als de student de LOA ontvangen heeft staat deze hier: (2)
Vervolgens ga je verder naar 'Heeft de eerste persoon gecontroleerd?' en zet je deze op JA - nadat je alle documenten hebt goedgekeurd.
Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd!
Als je een opmerking hebt voor een collega, kun je die bij 'Opmerking' wegzetten - deze is niet te zien voor de student. Zet hier ook je eigen initialen als jij de 1e controle bent.
Vervolgens geef je de duur van het verblijf aan en
laat je weten of het om een GELDIGE intra-EU mobiliteit gaat - na beoordeling.
Sla het dossier nu op.
Zijn alle documenten compleet en juist, dan komt de student nu automatisch in de werkvoorraad onder 'tweede controle uitvoeren' te staan.
Je gaat de door de student geupdate documenten opnieuw beoordelen.
Selecteer de werkvoorraad bak 'Opnieuw ingediend' (1) en zie rechts alle studenten die opnieuw documenten hebben ingediend die eerder waren afgewezen. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Vervolgens kijk je welke vraag/bijlage geen groen bolletje heeft (maar grijs). Je klikt op de bijlage (1), controleert het document en zet deze op 'afgehandeld' (groen) en klik op OK - als het document nu wel in orde is. En pas (eventueel) de Checklist velden (onder) aan (3).
Je gaat een reeds beoordeeld dossier dubbelchecken en indienen bij de IND.
Let op! Als jij degene bent die de 1e controle heeft gedaan, mag je de 2e check niet doen!
Selecteer de werkvoorraad bak 'Tweede controle uitvoeren' (1) en zie rechts alle studenten van wie het dossier door de 1e controleur is gechekt die alle documenten als afgehandeld heeft beoordeeld. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken (2)
Dubbelcheck alle aangeleverde documenten (bijlagen) - Deze staan dus al op groen! (1)(2)(3)(4)
Let op! Als een van de documenten toch niet voldoende blijkt, zet je de bijlage en de bovenliggende regel eerst op 'Ingediend' en sla het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet en weer opslaat. Zet in dit geval de status van de upload eventueel op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende om deze, onvoldoende, upload wel te behouden. Bijvoorbeeld in het geval dat er een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden.
(5) Als alles klopt zet je 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd..' op 'Ja'. Rubiekstatus veranderd nu naar 'Tweede controle akkoord'(6). Status en aanmeldregel (bovenin) veranderen NIET. Dit wijzigt pas bij de RETURN (zie verder in deze instructie).
(5) en doe de aanvraag bij de IND via DVS: Osiris scherm 2.1.88 (Studentgegevens - Aanvragen en wijzigingen IND).
Alle documenten die (mogelijk) geupload moeten worden bij de IND aanvraag MOETEN in PDF format (bijvoorbeeld het paspoort en de antecedentenverklaring). Anders lukt het niet het document te upload. Dus waar nodig moet een document handmatig omgezet worden naar PDF.
Om te zien of de IND nieuwe dossiers heeft ingewilligd bekijk je scherm 2.1 (Student - Student - Studentgegevens).
(1) Kies bij Zoeken bovenaan het filter 'IND inwilliging (faculair)'. Dit filter is voor alle studenten, dus ook regulier, de werkwijze is het zelfde.
Pas de filters aan zoals op de afbeelding aangegeven.
(2) Let op dat er een juiste datum is ingevuld: 'van' is de datum waarop het filter voor het laatst gedraaid is en 'tot' moet in ieder geval later zijn dan de dag waarop je het filter draait.
(3) Klik op zoeken en zie rechts de lijst met alle studenten die door de IND zijn ingewilligd in de aangegeven periode die hier van ons nog GEEN mededeling over hebben ontvangen. Hier kunnen dus zowel exchange als reguliere en verleng studenten bij zitten.
(2) Pas de datum telkens aan na het bijwerken van het gedraaide filter zodat de 'van' datum de datum is dat je het filter draait en bijwerkt.
(4) Vergeet dit niet op te slaan bij beheer 'opslaan' (niet 'opslaan als').
Ga naar de studentgegevens van de bovenste student in het lijstje.
(1) Ga naar 'aanvragen en wijzigingen IND'
(2) Kijk naar wat voor aanvraag er is ingediend en onthoud dit.
(3) Controleer of deze inderdaad is ingewilligd
(1) Ga nu naar de aanmelding van de student
(2) Selecteer de juiste aanmeldregel
(3) Selecteer de juiste rubriekstatus en sla op:
Betreft het een aanvraag 'toegang en verblijf' --> rubriekstatus 'MVV ingewilligd'
Betreft het een aanvraag 'verblijfsvergunning regulier verblijf' --> rubriekstatus 'VVR ingewilligd'
Betreft het een aanvraag 'inkomende mobiliteit studie' --> Student concept mail sturen via Outlook zodra inwilliging per post ontvangen is. Daarna handmatig rubriekstatus op 'afgehandeld' zetten en status en besluit van de aanmeldregel op 'afgehandeld' en 'toegekend'.
(4) Verander in Personalia de Instellingstatus IND van 'nieuwe instroom' nu naar 'zittend'.
Werk verder het lijstje van studenten uit het filter 'IND inwilliging' af.
Hierna wordt automatisch:
- Het besluit van de aanmelding 'voorwaardelijk toegekend'
- Respectievelijk de mededeling MVV approved of VVR approved gestuurd
- De rubriek 'return' toegepast en de rubriekstatus veranderd in 'terug naar student'. Hier hangen ook al berichtgeving en reminders aan vast die rond de start van het semester verstuurd worden.
Als de student gestart is met het onderwijs ontvangen we nog graag een kopie van de verblijfsvergunning.
Zoals hierboven omschreven wordt de rubriek Return automatisch open gezet na het selecteren en opslaan van de rubriekstatus. Hieraan zit een mededelingen verbonden die pas later (1 februari/1 september) wordt verstuurd. Ook zitten er automatische herinneringen aan.
(1) Zodra een student een document heeft geupload voor het RETURN stuk, komt deze in de werkvoorraad onder 'In Behandeling' te staan.
(2)Selecteer rechts een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
(1) Vervolgens zie je net boven de checklist de nieuwe rubriek 'Formulier: Uploads bij start studie' met daarbij de nieuwe upload(s).
Handel af zoals eerder beschreven.
Als enkel één van de twee kanten is aangeleverd keur je het document goed maar keur je de vraag af en vraag je om een upload van de missende kant.
Als je het teruglegt bij de student (via Acties) (1) let er dan op dat je dezelfde waarschuwing krijgt als bij het toepassen van de rubriek. Deze kun je wederom negeren (2).
Controleer daarna de termijn bewaking (3), meestal is het nodig om handmatig een deadline van enkele dagen toe te voegen (4), en te bevestigen (5). Vergeet niet via Acties 'terug naar student' uit te voeren (6).
Let er (bij testen) op dat dit stuk alleen als afgehandeld kan worden opgeslagen als de student een mailadres heeft 'bij instelling' (zie Personalia). Anders krijg je deze foutmelding.
Als alles in orde is en de bijlage(n) en vraag op afgehandeld staan sla het dossier dan op zoals normaal.
Nu komt zowel de rubriekstatus als de status van de aanmeldregel automatisch op 'Afgehandeld' en het besluit op 'Toegekend', en wordt mededeling IO-IND-EXCH-FIN automatisch verstuurd naar de student.
Het proces is nu volledig afgerond.
Voor meer informatie over de werkvoorraad, zie Werkvoorraad bekijken