Doel: Hoe vraag je IND documenten op bij de student (exchange studenten)
Voor wie: Medewerkers International Office die zich bezighouden met IND processen
Je gaat het IND proces starten voor de geaccepteerde studenten.
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND proces opstarten (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het scherm de studenten voor wie het IND proces opgestart kan worden (3). Selecteer de studenten voor wie je het proces op wil starten en klik op Actie: Start gerelateerde aanmelding: (4)
Nu verschijnt er een popup.
Klik bij de betreffende student op het vergrootglas, kies proces 'IND-20XX' (1) en klik op 'OK' (2).
Vervolgens verschijnt een nieuwe popup (3) met het proces reeds ingevuld, klik hier op 'Aanmeldingen starten' (4).
Als laatste verschijnt er wederom een popup (5). Klik hier op 'Negeer waarschuwingen'.(6)
Als je dit hebt gedaan wordt er, vanuit Osiris, een mededeling gestuurd naar de betreffende studenten met informatie en een link naar de aanmeldmodule. Via deze link kunnen studenten de relevante documenten uploaden.
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND aanvragen ingediend (facultair) (1) en klik op zoeken: (2)
Nu verschijnen rechts in het schermde studenten die een aanvraag hebben ingediend en selecteer je er een om in behandeling te nemen door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken: (3)
Nu zit je in scherm 2.1.18. Let op dat je regel IND-2023 geselecteerd hebt (1) en zet deze op 'in behandeling' (2) en klik op 'Opslaan' (3). Zodra je dit hebt gedaan zie je dat de velden onder 'Checklist: Dossier compleet?' invulbaar worden. (4)
Vervolgens ga je van boven naar beneden alle documenten (bijlagen) controleren, deze herken je aan het onderstreepte bestand in de kolom 'Antwoord' (1).
Als je klikt op de onderstreepte documentnaam dan verschijnt het te beoordelen document.
Zodra je het document beoordeeld hebt, klik je op het grijze bolletje voor de bijlage (1). Nu verschijnt een popup 'Wijzig status'(2).
Voldoet het document aan de gestelde eisen? Ja: zet de status in de popup op 'Afgehandeld'(3) -> Nu word het grijze bolletje groen.
Vervolgens doe je hetzelfde met het grijze bolletje van de bovenliggende regel - de document-uitvraag.; zet de status in de popup op 'Afgehandeld'
Doe bovenstaande bij alle aangeleverde bijlages, behalve bij Proof payment. Voor Proof of payment - zie hieronder.
Let op! Bij vraag over sufficient funds: indien er is gekozen voor optie 4: Other -> student mailen met vraag of optie 1,2,3, mogelijk is . Zo niet; documenten opvragen via mail <evt aanvullen met vervolgstappen>. Als student toch een andere optie wil zet je beide bolletjes bij 'Sufficient funds' op rood. Student kan nu een andere optie kiezen.
Als je alle bijlages hebt beoordeeld klik je op Opslaan.
Let op! Als een van de documenten al is afgehandeld maar er toch nog iets anders moet worden geupload, zet je de bijlage eerst op 'Ingediend' en sla je het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet.
Voldoet het document niet aan de gestelde eisen
zet status in de popup op 'Onvoldoende' (1) en klik op 'OK'; het grijze bolletje wordt nu rood. Klik vervolgens op het grijze bolletje in de bovenliggende regel - de document-uitvraag. (2)
Er verschijnt nu wederom een pop-up. Zet deze ook op 'Onvoldoende' (1) en geef aan waarom het document niet voldoende is en wat je precies mist - Let op: dit is wat de student te zien krijgt (2). Klik vervolgens op 'OK' en het grijze bolletje wordt rood.
Er verschijnt nu een rode tekst: 'Niet gemelde afkeur'(1)
Vervolgens klik je rechtsboven op 'Acties' (2) en op 'Terug naar aanvrager' (3)
Nu veranderd 'Niet gemelde afkeur' naar 'Aanvrager moet opnieuw indienen'
Proof payment:
Kijk in de bijlage of er voldoende is overgemaakt. (1)
Als het overgemaakte bedrag te laag is; zet de grijze bolletjes (2)op onvoldoende (rood), laat de student weten welk bedrag er nog moet worden betaald, vul het betaalde bedrag (3) en leg terug bij de student.
Als het overgemaakte bedrag voldoet; zet de grijze bolletjes (2) op afgehandeld (groen) en vul het betaalde bedrag (3).
Checklist: Dossier compleet?
Scroll vervolgens omlaag naar 'Checklist: Dossier compleet?' en handel de checklist items af zoals hieronder beschreven.
Om te controleren of de student een LOA ontvangen heeft kijk je bij 'Mededelingen'(1).
Als de student de LOA ontvangen heeft staat deze hier: (2)
Vervolgens ga je verder naar 'Heeft de eerste persoon gecontroleerd?' en zet je deze op JA - nadat je alle documenten hebt goedgekeurd (1).
Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd!
Als je een opmerking hebt voor een collega, kun je die bij 'Opmerking' wegzetten (2) - deze is niet te zien voor de student. Zet hier ook je eigen initialen als jij de 1e controle bent.
In het veld over de IND leges, vul je het bedrag dat reeds is ontvangen door de onderwijs instelling - Avans (4). Dit kun je vinden op het overzicht dat wij krijgen van DFS - Financien.
Vervolgens geef je de duur van het verblijf aan (5) en
laat je weten of het om een GELDIGE intra-EU mobiliteit gaat - na beoordeling.(6)
'Dossier compleet' leeg laten; deze word gevuld door de 2e beoordeler. (7)
Je gaat de door de student geupdate documenten beoordelen.
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND aanvragen terug van student (facultair): (1)
Nu verschijnen rechts in het schermde studenten die een nieuw docuemt hebben geupload. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken: (2)
Vervolgens kijk je, bij de checklist, welke bijlage geen groen bolletje heeft (maar grijs). Je klikt op de bijlage (1&2), controleert het document en zet m op 'afgehandeld' (groen) en klik op OK - als het document nu wel in orde is. (3) en pas evt. de Checklist velden (onder) aan.
Je gaat de reeds beoordeelde documenten dubbelchecken en indienen bij de IND.
Let op! Als jij degene bent die de 1e controle heeft gedaan, mag je de 2e check niet doen!
Ga naar: 2.3.08 Dashboard aanmeldingen
Kies bij Dashboard voor 'IO IND aanvragen beoordeling 2e persoon (facultair): (1)
Nu verschijnen rechts in het schermde studenten die een 2e check vereisen. Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken: 2
Dubbelcheck alle aangeleverde documenten (bijlagen) - Deze staan dus al op groen! (1)(2)(3)
Let op! Als een van de documenten toch niet voldoende blijkt, zet je de bijlage en de bovenliggende regel eerst op 'Ingediend' en sla het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet.
Als alles klopt zet je 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd..' op 'Ja'. (4)
(5) en doe de aanvraag bij de IND via DVS: Osiris scherm 2.1.88
Als de student gestart is met het onderwijs ontvangen we nog graag een kopie van de verblijfsvergunning/visa.
Via de knop Acties in scherm 2.1.18 staat de optie Rubriek toepassen of verwijderen.
De actie is gekoppeld aan mededeling IO-IND-EXCH-RET welke verzonden zal worden naar de student.