Doel: hoe kun je de 'Fact sheet' vinden/inzien van een partnerinstelling en hoe kun je het verversen (voor EWP-Erasmus instellingen)
Voor wie: IO medewerkers, academiemedewerkers (IO buitenland coördinatoren), functioneel beheers aanmeld/inschrijf
Instellingsinformatie en de Fact sheet bevat informatie die geldt voor de gehele partnerinstelling. Dit betreft bijvoorbeeld de SCHAC-id van de instelling (nog voor de digitale uitwisseling van gegevens) en de aanmeldingsdeadline voor aanmelding in het najaar resp. het voorjaar. Ook contactpersonen en bijv. contactgegevens voor vragen over aanmelding, huisvesting, visum, etc. zijn onderdeel van deze gegevens.
De gegevens kun je vinden in referentietabel instellingen (3.2.08) als je daar rechten voor hebt.
Om meer details te zien klik je op het bolletje met het witte pijltje aan het begin van de regel.
IO medewerkers kunnen voor EWP (Erasmus) partners informatie digitaal ophalen/verversen. De knop Actie: Ververs via EWP is alleen zichtbaar voor hen.
Voor studenten is er deze pagina op Sharepoint: https://avans.sharepoint.com/sites/student-support-naar-het-buitenland/Checklist-buitenland-Kies-je-bestemming. Let op want er is geen koppeling met Osiris, gegevens zullen handmatig ververst moeten worden.
Voor IO medewerkers:
partnerinstellingen, waarvan de informatie via EWP-berichten is ververst, worden (deels) read-only. Dit geldt met name voor verplichte velden die o.b.v. de berichten bijgewerkt worden, zie hieronder. Indien nodig, kunnen de velden alsnog bewerkt worden door tijdelijk EWP-berichten = Nee te zetten (en opslaan en verversen). Bijvoorbeeld omdat de partner onjuiste of onbruikbare informatie aanlevert. Dit is een tijdelijke oplossing: de aangebrachte correcties worden (waarschijnlijk) wel weer overschreven bij de volgende ververs-actie. In de tussentijd kan de partner ‘betere’ informatie registreren.
De namen van de partnerinstelling (Nederlands, Engels, eigen taal) worden niet automatisch bijgewerkt. Sommige partners hanteren onduidelijke (juridische) namen die studenten niet herkennen als ze eruit moeten kiezen bij hun buitenlandverblijfaanvraag. (Functioneel Beheer medewerkers kunnen de namen desgewenst wel handmatig uit het ontvangen EWP-bericht (zie berichtenscherm) overnemen en opslaan bij de instelling of doorgeven aan IO medewerkers)
De uitwisselingsinformatie bestaat uit een zestal informatiesoorten: Application info Accessibility (Infrastructure of Service) Housing Visa Insurance Additional (vrij in te vullen type) De categorie Accessibility is dus onderverdeeld in de 2 vaste types Infrastructure en Service. Voor de categorie Additional kan een instelling zelf informatietypes verzinnen en doorgeven. Voor een fact sheet die via EWP opgehaald moet kunnen worden, zijn de volgende informatiesoorten verplicht: Application info, Housing, Visa en Insurance. Osiris waarschuwt als deze categorieën (nog) niet allemaal zijn ingevuld bij de eigen instelling.
Per informatiesoort wordt geregistreerd: E-mailadres, Telefoonnummer, Website. Alle drie de velden zijn daarbij verplicht. Ook hierop wordt gecontroleerd bij de eigen instelling (foutmelding).
Voor IO medewerkers: Osiris ondersteunt de standaard identicerende nummers Erasmuscode en Participant Identication Code (PIC), aangevuld met de niet-standaard code voor Organisation ID (OID). Als een nummer leeg aangeleverd wordt door de partner, dan wordt deze in Osiris ook leeggemaakt
Voor Functioneel Beheerders aanmeld/inschrijf:
De instellings- en fact sheet-informatie wordt in EWP uitgewisseld via twee API’s: de Institution API en de Fact sheet API. De actie Ververs via EWP in scherm 3.2.08 Instellingen ververst de informatie van de partnerinstelling door beide API’s aan te roepen bij de partner en de opgehaalde informatie te registeren. De events zijn zichtbaar in het uitgaande EWP-koppelvlak. De ontvangen berichten kunnen bekeken worden via het berichtenscherm dat bereikbaar is via het envelop-icoontje met laatste verversingsdatum.