Algemene informatie / Doel: handleiding voor uitgaande processen (stage of afstuderen)
Doelgroep: Academies, International office en Functioneel Beheer medewerkers
Traineeship abroad
Bij deze processen, die gaan over het indienen van een verzoek tot stage/afstuderen in het buitenland, geeft de student een instelling, bedrijf of corporatie op en de contactgegevens van dat bedrijf. De academie keurt in dit proces de keuze voor het betreffende bedrijf en periode goed of af.
Nadat de student deze aanvraag heeft ingediend moet er bij de academie
1. Gecontroleerd worden of de student zich überhaupt mag aanmelden voor een stage in het buitenland
2. Beslist worden of het bedrijf voldoet aan de eisen van een stage en de periode akkoord is.
3. Gecommuniceerd worden naar de student wat het besluit over zijn stage in het buitenland is
Werkwijze
Log in Osiris in, kies onderdeel ‘Student’ en vervolgens ‘Studentgegevens’.
In beeld verschijnt nu het zoekscherm. Klik op de button ‘Uitgebreid zoeken’ en kies daarna voor ‘Buitenland’.
Gebruik het filter ‘Proces = TRAINEESHIP ABROAD’ en ‘Status = I’ (= Ingediend) en klik vervolgens op de button ‘Zoeken’.
In het rechter deel van het scherm zie je nu de student(en) die een nieuwe, complete aanvraag hebben ingediend.
TIP: Maak van dit filter een standaard selectie! (Kies hiervoor ‘Beheer’ en ‘Opslaan als’)
Kies de student die je wilt bekijken en klik op het pijltje voor zijn of haar naam. Je komt nu in het algemene informatie scherm van de student.
Klik in het linker menuscherm voor ‘Buitenlandverblijf’.
Bij ‘Checklist’ zie je de gegevens van het stagebedrijf, die de student heeft ingevuld. Kijk goed of deze gegevens compleet zijn!
Je kunt per Checklistitem aangeven of een item niet goed of onvolledig gevuld is. Dit doe je op de volgende manier.
1. Klik op het blauwe uitroepteken. Dan komt er een pop-up venster
2. Geef daarin aan dat de betreffende gegevens onvoldoende zijn ingevuld en schijf onder “Opmerkingen” wat er dan niet goed is of ontbreekt.
3. Druk op OK.
4. Je ziet dat het blauwe uitroepteken een rood stopbord is geworden.
5. Leg via Acties de aanvraag terug bij de aanvrager buitenlandverblijf. De student krijgt dan een berichtje dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag.
Goed of afkeuren van een stage in het buitenland
Het verzoek buitenland is (definitief) goedgekeurd
Is alles in orde? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Toegekend’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De plaatsing/goedkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan. De Student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de Student direct dat de status van z’n is veranderd in ‘Status’ is ‘Completed’ en ‘Decision’ is ‘Approved’ en hij/zij kan nu verder met het invullen van de aanvullende gegevens of het aanvragen van een beurs (indien van toepassing).
Het verzoek buitenland is (voorwaardelijk) goedgekeurd
Zit het verzoek nog in de pijplijn van goedkeuren? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘In behandeling’ en het ‘Besluit’ naar ‘Voorwaardelijk Toegekend’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De voorlopige plaatsing/goedkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan. De Student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de Student direct dat de status van z’n aanvraag is veranderd in ‘Status’ is ‘In progress’ en ‘Decision’ is ‘Conditionally approved’ en hij/zij kan nu verder met het invullen van de aanvullende gegevens of het aanvragen van een beurs (indien van toepassing).
Let op!: voor vertrek moet ‘Status’ naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Toegekend’ of ‘Afgewezen’ zijn geregistreerd!
Het verzoek buitenland is (deels) afgekeurd
Als je een vraag hebt afgekeurd en de aanvraag hebt teruggelegd bij de student moet je de status van de aanvraag nog wijzigen. Je slaat de aanvraag dan op als “In behandeling” en laat het Besluit nog even leeg. Er is immers nog geen besluit genomen.
Je filtert vervolgens enige tijd later op aanvragen die nog op “In behandeling” staan (Status = “B”) en de Uitgaande proces ‘TRAINEESHIP ABROAD’. Dan komen alle studenten naar voren die nog op “In behandeling” staan en waarvoor nog een beslissing door de academie moet worden genomen.
Loop vervolgens het gehele proces opnieuw door.
Let op! Vergeet niet om bij het goedkeuren van een eerder afgekeurd antwoord de opmerking bij dit antwoord weg te halen. Anders blijft de student dit zien!
Het verzoek buitenland is (definitief) afgekeurd
Mag de student niet? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Afgehandeld’ en het ‘Besluit’ naar ‘Afgewezen’. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.
De afkeuring vanuit de academie is hiermee gedaan. De student ontvangt nu in zijn email een bericht dat er iets is gewijzigd in zijn aanvraag. In Osiris ziet de student direct dat de status van z’n aanvraag is veranderd in ‘Status’ is ‘Completed’ en ‘Decision’ is ‘Declined’.
Het verzoek buitenland annuleren
Gaat de student (uiteindelijk) toch niet? Of komt een student veel eerder terug? Dan pas je ‘Status’ aan naar ‘Geannuleerd’ en het ‘Besluit’ blijft onveranderd. Sla dit vervolgens op via ‘Opslaan’.