Doel: EWP-berichten verwerken = uitwisseling gegevens en afspraken versturen, overnemen, bevestigen en opslaan om uiteindelijk het Erasmus+ IIA digitaal goed te keuren en af te sluiten via Osiris.
Voor wie: IO medewerkers
Hiervoor is een ‘Tegel’ aangemaakt voor de collega's van International Office en deze is zichtbaar op de Home page van Osiris.
Klik op de ‘Onverwerkte EWP-berichten’ die je wil gaan oppakken en afhandelen/verwerken.
Bijvoorbeeld voor nieuwe contracten (let op: voor de komende vijf jaar hebben we al contractafspraken gemaakt dus maak niet zo maar een nieuw contract aan, kijk altijd of er al een bestaand contract is waaraan je dan zou kunnen koppelen):
Hier kun je via ACTIES:
Bij nieuwe contracten alles overnemen, klik dan eerst op Alles (de) selecteren
Bij overnemen van nieuw contract = Alles selecteren bij ‘Vergelijking tussen OSIRIS en EWP-bericht. Vul de contractnaam met de Erasmuscode.
Bijvoorbeeld voor bestaande contracten:
Mocht er een nieuw contract binnen komen, zal er een Envelopje verschijnen wanneer die partner ons een EWP bericht heeft gestuurd:
Mocht er bij een reeds bestaand contract aanpassingen nodig zijn, kan er een Envelopje verschijnen wanneer die partner ons een EWP bericht heeft gestuurd bij dat bewuste contract:
ACTIES
Reeds bestaand contract koppelen indien het niet om een nieuw contract gaat.
Koppelen o.k.
Controleer de verschillen , vink 'Toon: Verschillen' aan
Besluit je daarna om slechts enkele informatie over te nemen, kun je weer klikken op Alles (de) selecteren en daarna de bewuste regels aan te vinken. Bijvoorbeeld:
ACTIES
Aandachtspunten:
Naam van de partner overnemen, maar dat wordt niet overgenomen: Negeer waarschuwingen, gebeurt vanzelf bij ondertekening/goedkeuring partner, dat doen we aan de hand van een EWP bericht van de partner.
Veld Contractstatus kan niet worden aangevinkt. Gebeurt automatisch door het systeem.
Status zal veranderen van ‘Concept’ naar ‘Definitief’ indien wij en partner beide ondertekend hebben.
Situatie: een Definitief contract en bijv. een jaar later plaatsen aanpassen.
Status ‘Definitief’ naar ‘Concept’ zetten. Verandering maken en goedkeuren en hiermee gaat automatisch een EWP bericht naar de partner.
Contractstatus op ‘Concept’ zetten en dan kunnen wij de aanpassingen van de partner overnemen, zoals bijv. aantal plaatsen.
Hashcode bij contracten
Voor elk contract wordt een hashcode berekend over de afspraken. Eenzelfde hashcode is voor het versturen van dit bericht ook berekend door de partner over diezelfde afspraken.
Het vergelijken van de twee hashcodes geeft een bepaalde zekerheid dat de afspraken die binnen komen identiek zijn aan de afspraken die verstuurd zijn.
Als de hashcode niet gelijk is dan kan dat twee dingen betekenen.
1. De afspraken die de partner in het bericht gestopt heeft zijn niet de afspraken die OSIRIS uit het bericht haalt.
2. De berekening van de hashcode (ook al zijn hier afspraken over) is niet identiek bij partner en OSIRIS.
Middels het accepteren van een bericht met een invalide hashcode is het de bedoeling dat de afspraken die in het contract staan gecontroleerd zijn door ons. Verder heeft het geen invloed op de rest van het proces.