Nieuwe buitenlandse exchange studenten krijgen een URL van International Office zodra ze zich melden bij Avans en genomineerd zijn door een partnerinstelling. Of een buitenlandse student komt binnen als een 'freemover' (zonder contract) via onze website waar een link naar de aanmeldmodule staat.

Het eerste Inlogscherm ziet er zo uit (de gele balk verschijnt alleen in de testomgeving, daar zijn de schermprints gemaakt):

Het vervolgscherm indien de student nog geen account heeft:

Daarna worden er persoonsgegevens opgevraagd en het juiste proces is al vooringevuld doordat er gebruik is gemaakt van een link verkregen door International Office waar het proces in staat (september/ februari via een contact met een partnerinstelling of als een freemover). De student creëert een account met de knop 'Create account'. De student kan verder met de aanmelding en hoeft niet eerst te wachten op inloggegevens. Hij/zij kan later het wachtwoord aanpassen en het account activeren (door opnieuw in te loggen).

Na het klikken op 'Create account' volgen er adresvelden om in te vullen door de student. Dit scherm is een weergave zoals een contractstudent het zal zien (Home institution wordt uitgevraagd).

Als het om een contractstudent gaat verschijnen er drie extra velden om op te vragen via welke instelling, land en plaats de student komt. Alleen de geldige contractinstellingen worden getoond. Bij een 'freemover' stellen we de vraag later in het proces als een aanvullende vraag.

Daarna stellen we aanvullende vragen via een aantal stappen/rubrieken. Bij de eerste rubriek stellen we vragen m.b.t. de persoonsgegevens.

Er volgt een vraag om gegevens in te voeren van de 'in geval van nood (ICE)' contactpersoon. Zodra de student is toegekend voor de minor door de academie hebben ze de mogelijkheid om meerdere contactpersonen en gegevens van die personen in te voeren en te onderhouden. 

In de volgende stap vragen we om kwalificaties, cijferlijsten en een bewijs van het niveau van de Engelse taal.

Daarna vragen we de student welke minor hij/zij wil komen volgen. Alleen de minoren die geldig zijn voor het gekozen semester worden getoond. Afhankelijk van de gekozen minor kunnen er extra vragen volgen. Indien  een student twee semesters wil komen zullen er twee aanvragen ingediend moeten worden.

In de laatste stap volgt een overzicht van de antwoorden die de student heeft gegeven en kan de student de aanvraag indienen via de knop 'Submit application'. De student ontvangt daarna ook een e-mail met een bevestiging/overzicht van de aanvraaggegevens.

International Office houdt de ingediende aanvragen in de gaten en volgt de stappen zoals beschreven in de werkinstructies IO Workflow Checklist Dossier.  Zodra het dossier compleet is, is de academie aan zet en zij volgen de stappen zoals beschreven in de werkinstructies Academie workflow.

Aanvullende vragen kunnen door de academiemedewerker gesteld worden via de backoffice van Osiris. De student ontvangt een mail waar in staat wat er nog ontbreekt en om opnieuw in te loggen in de aanmeldmodule. Daar zal een extra rubriek te zien zijn waar de vraag staat en direct ingevuld kan worden. Meestal zal het gaan om een upload van bijvoorbeeld een betere motivatiebrief of aanvullende cijferlijsten.