Doel: uitleg van wat ESI is en waar het voor nodig is
Voor wie: Functioneel Beheerders Osiris, academiemedewerkers, International Office medewerkers, Studentenadministratie
ESI is een digitale identificatie voor studenten die op uitwisseling gaan naar een partnerinstelling en wordt uitgegeven door de instelling van waaruit de student vertrekt. De student kan met dit gegeven inloggen op tools van de EU zoals de Erasmus app maar deze identifier is ook noodzakelijk om digitaal berichten uit te wisselen met een partnerinstelling via EWP (Erasmus Without Papers).
Een ESI heeft de volgende opbouw:
urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:<sHO>:<code>
sHO is de schacID van de instelling, een technische identificatie voor instellingen die deelnemen aan het Erasmus Without Papers programma. Voor Avans is dat avans.nl. Voor partnerinstellingen kun je de schacID hier opzoeken: https://registry.erasmuswithoutpaper.eu/coverage
De code in de ESI is bij Avans het studentnummer. Bij een partnerinstelling kan dat een ander nummer zijn omdat niet iedere instelling met studentnummers werkt. Het eerste deel van de ESI (urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:) is dus altijd gelijk voor alle uitwisselingsstudenten (inkomend en uitgaand).
Het opnemen van het studentnummer is een privacy issue, het nummer mag (volgens EWP specificaties) een willekeurig ander nummer zijn. ESI zal weer ter discussie gesteld worden tijdens de refinement met CACI van de nominaties. Inmiddels is het studentnummer al wel gecodeerd zodat het studentnummer niet meer te herkennen is zoals in onderstaand schermprint nog wel het geval is.
Meer informatie over de specificatie kun je hier vinden:
ESI wordt op dit moment automatisch voor ons gegenereerd in Osiris op het moment dat we een Learning Agreement van een uitgaande student goedkeuren. In release 23.30 wordt een ESI (ook) aangemaakt bij nominatie.
Uit FO 21_05 versie 1.11: De eerste stap in de verwerking van het LA bestaat uit het opzoeken van de student in OSIRIS o.b.v. het ESI (European Student Identifier, global-id) uit het bericht. De student is immers al eerder genomineerd en heeft een aanmelding via OSIRIS Aanmelding gedaan. Er wordt dus niet automatisch een nieuwe student aangemaakt om vervuiling van OSIRIS te voorkomen. NB: na implementatie van het EWP-bericht voor de Nominatie, kan de student bij honoreren van de nominatie aangemaakt worden inclusief ESI.
Een ESI-code wordt in EWP-verband gegenereerd in het kader van een ‘outgoing mobility’. Dus de ‘sending institution’ genereert de ESI voor studenten als ze die nog niet hebben. Met andere woorden: voor OSIRIS-studenten zonder ESI genereert OSIRIS een ESI op het moment dat de eerste nominatie of learning agreement gestuurd moet worden. Deze werkwijze garandeert geen uniek ESI per student, omdat meerdere onderwijsinstellingen dit kunnen doen voor dezelfde persoon zonder dat van elkaar te weten. Alleen een centraal uitgegeven en beheerd ESI (op Europees niveau) garandeert dat. Zover is het nog niet.