Doel: hoe registreer je de Erasmus+ beursbetalingen t.b.v studentenadminstratie/financiële afdeling
Voor wie: IO medewerkers
1. Het dossier BEFORE departure = compleet -> Voeg het besluit voorwaardelijk toegekend toe in het kopje buitenlandverblijf en sla op.
2. Ga naar het kopje Beursdetails en klik op Componenten maken.
Nu zie je onder hetzelfde kopje Beursdetails ook de beurscomponenten en boekingen verschijnen. De boekingen zijn nog niet goedgekeurd en nog niet verzonden.
Uitleg Beurscomponenten:
Er zijn verschillende types componenten:
- Voorlopig = 70% van het basisbeursbedrag
- Reizen 1 = 70% van de travel support
- Aanvullend-1 = 70% van de aanvullende beurs
3. De boekingen verschijnen nu in Dashboard 2325. Hierin kan het DMCS-bedrijfsbureau de betalingen inzien en goedkeuren.
4. Wanneer de betalingen zijn goedgekeurd kan de studentenadministratie in hetzelfde Dashboard (met een andere filter) de goedgekeurde betalingen als “verzonden” registreren. Wanneer dit is gebeurd kan het IO ervan uitgaan dat de betaling is gedaan.
Goedkeuring door het bedrijfsbureau:
Betaling verzonden door de studentenadministratie: Wanneer dit is gebeurd kan de eerste betaling niet meer aangepast worden. Eventuele wijzigingen worden dan in de tweede betaling verrekend.
1. Het dossier AFTER return = compleet -> Wijzig de status van de beursaanvraag naar afgehandeld en het besluit naar definitief toegekend in het kopje buitenlandverblijf en sla op.
2. Ga naar het kopje Beursdetails en klik op Componenten maken.
3. Nu zie je onder hetzelfde kopje Beursdetails ook de nieuwe (definitieve) beurscomponenten en boekingen verschijnen.
Uitleg beurscomponenten:
- Definitief: 30% van het basisbeursbedrag
- Reizen 2 = 30% van de travel support
- Aanvullend 2 = 30% van de aanvullende beurs
Uitleg Boekingen: Hier zie je nu dat de nieuw toegevoegde componenten nog niet zijn goedgekeurd en verzonden.
4. De boekingen verschijnen nu in Dashboard 2325. Hierin kan het DMCS-bedrijfsbureau de betalingen inzien en goedkeuren.
5. Wanneer de betalingen zijn goedgekeurd kan de studentenadministratie in hetzelfde Dashboard (met een andere filter) de goedgekeurde betalingen als “verzonden” registreren. Wanneer dit is gebeurd kan het IO ervan uitgaan dat de betaling is gedaan.
Goedkeuring van de betalingen door het bedrijfsbureau:
Betaling verzonden door de studentenadministratie: Wanneer dit is gebeurd heeft de student het gehele bedrag ontvangen en is het dossier AFGEHANDELD
Idem eerste betaling voorwaardelijke toekenning van het hoofdstuk “Afhandeling zonder bijzonderheden of wijzigingen van datum/ bedrag”
1. Op de documenten die de student heeft aangeleverd blijkt dat de start en einddatum van de beursperiode niet overeenkomen met wat er van tevoren was vastgelegd op de Grant Agreement.
Voorbeeld:
- Van tevoren afgesproken was 01/09/2024 31/01/2025 = 5 maanden. Totaalbedrag van 4067€.
- Statement of Home/Host bevestigt een beursperiode van 04/09/2024 15/01/2025.
Onder het kopje Buitenlandverblijf pas je de datum aan in de regel van het beursproces en sla je de wijziging op. Je ziet nu dat de datum rood is geworden. Dit komt omdat de datum nu afwijkt van de datum bij de beursdetails.
2. Ga naar het tabje Beursdetails om ook hier de startdatum en einddatum aan te passen. Osiris rekent nu het nieuwe totaalbedrag uit en wijzigt het aantal maanden en dagen. Klik op opslaan.
De beurscomponenten en boekingen wijzigen hierdoor niet omdat de eerste betaling al is verzonden en uitbetaald.
3. Ga terug naar het tabje Buitenlandverblijf. Wijzig de status van de beursaanvraag naar afgehandeld en het besluit naar definitief toegekend en sla op.
4. Ga naar beursdetails en klik op componenten maken.
Uitleg beurscomponenten:
- Definitief: het restantbedrag van het basisbeursbedrag (dit bedrag is nu minder dan 30% van het basisbeursbedrag dat is afgesproken in de grant agreement omdat de beursperiode korter is dan verwacht)
- Reizen 2 = 30% van de travel support
- Aanvullend 2 = het restantbedrag van de aanvullende beurs (minder dan 30% van de aanvullende beurs die is afgesproken in de grant agreement omdat de beursperiode korter is dan verwacht)
Uitleg Boekingen: Hier zie je nu dat de nieuw toegevoegde componenten nog niet zijn goedgekeurd en verzonden.
5. De boekingen verschijnen nu in Dashboard 2325. Hierin kan het DMCS-bedrijfsbureau de betalingen inzien en goedkeuren.
6. Wanneer de betalingen zijn goedgekeurd kan de studentenadministratie in hetzelfde Dashboard (met een andere filter) de goedgekeurde betalingen als “verzonden” registreren. Wanneer dit is gebeurd kan het IO ervan uitgaan dat de betaling is gedaan.
Goedkeuring betalingen door het bedrijfsbureau:
Betaling verzonden door de studentenadministratie: Wanneer dit is gebeurd heeft de student het gehele bedrag ontvangen en is het dossier AFGEHANDELD
Idem eerste betaling voorwaardelijke toekenning van het hoofdstuk “Afhandeling zonder bijzonderheden of wijzigingen van datum/ bedrag”
1. Op de documenten die de student heeft aangeleverd blijkt dat de start en einddatum van de beursperiode niet overeenkomen met wat er van tevoren was vastgelegd op de Grant Agreement.
Voorbeeld:
Van tevoren afgesproken was 01/09/2024 – 19/01/2025 = 4 maanden + 19 dagen. Totaalbedrag van 3969€.
Statement of Home/Host bevestigt een beursperiode van 15/09/2024 – 20/11/2024.
Onder het kopje Buitenlandverblijf pas je de datum aan in de regel van het beursproces en sla je de wijziging op. Je ziet nu dat de datum rood is geworden. Dit komt omdat de datum nu afwijkt van de datum bij de beursdetails.
2. Ga naar het tabje Beursdetails om ook hier de startdatum en einddatum aan te passen. Osiris rekent nu het nieuwe totaalbedrag uit en wijzigt het aantal maanden en dagen. Klik op opslaan.
De beurscomponenten en boekingen wijzigen hierdoor niet omdat de eerste betaling al is verzonden en uitbetaald.
3. Ga terug naar het tabje Buitenlandverblijf. Wijzig de status van de beursaanvraag naar afgehandeld en het besluit naar definitief toegekend en sla op.
4. Ga naar beursdetails en klik op componenten maken.
Uitleg beurscomponenten:
- Definitief: het restantbedrag van het basisbeursbedrag dit bedrag is nu negatief omdat de beursperiode heel veel korter is waardoor de 70% van de eerste betaling hoger was dan het totaal waar de student nu recht op heeft.
- Reizen 2 = 30% van de travel support
- Aanvullend 2 = het restantbedrag van de aanvullende beurs - dit bedrag is nu negatief omdat de beursperiode heel veel korter is waardoor de 70% van de eerste betaling hoger was dan het totaal waar de student nu recht op heeft.
De negatieve bedragen houden in, dat de student een deel van de beurs terug moet betalen.
Uitleg Boekingen: Hier zie je nu dat de nieuw toegevoegde componenten nog niet zijn goedgekeurd en verzonden.
5. De boekingen verschijnen nu in Dashboard 2325. Hierin kan het DMCS-bedrijfsbureau de betalingen inzien en goedkeuren.
6. Wanneer de betalingen zijn goedgekeurd kan de studentenadministratie in hetzelfde Dashboard (met een andere filter) de goedgekeurde betalingen als “verzonden” registreren.
Goedkeuring betalingen door het bedrijfsbureau:
Betaling verzonden door de studentenadministratie: Wanneer dit is gebeurd heeft de student het gehele bedrag ontvangen en is het dossier AFGEHANDELD
In dit geval ontvangt de student een factuur van de studentenadministratie om het negatieve bedrag terug te betalen. (Het IO hoeft hiervoor geen betaalopdracht meer te maken)
Idem eerste betaling voorwaardelijke toekenning van het hoofdstuk “Afhandeling zonder bijzonderheden of wijzigingen van datum/ bedrag”
Wanneer?
- Annulering: De student besluit om het buitenlandsemester te onderbreken. In dit scenario is de student minder dan twee maanden in het buitenland geweest en moet de eerste betaling van 70% door de student terugbetaald worden.
- Afwijzing: De student haalt de deadline niet om het AFTER-gedeelte compleet te maken. Hierdoor heeft de student geen recht op beurs en moet de student de eerste betaling terugbetalen.
1. Ga naar het tabje Buitenlandverblijf. Wijzig de status van de beursaanvraag naar afgehandeld en het besluit naar definitieve intrekking en sla op.
2. Maak handmatig een factuur op en stuur de factuur naar de studentenadministratie. (Zoals we het altijd al deden). De factuur slaan we op in Teams. We zullen in Teams twee mapjes per call aanmaken. De mapjes heten “Facturen Sem 1” en “Facturen Sem 2”. Sla het excel op onder de naam “Datum, Terugbetaling, Naam Student”.
Voorbeeld factuur:
