Het komt voor dat de aanmelding van een exchange student geannuleerd wordt.

Dit kan op 2 manieren:

-De student annuleert zelf (meestal via de mail)

-De partnerschool annuleert de student (eigenlijk altijd via de mail)

Een enkele keer hoort een academie eerst van de annulering via de student en geeft dit dan aan International Office door. Als dat zo is, mailt een medewerker van International Ofifce eerst de student met de vraag of dit klopt, voordat de aanmelding geannuleerd wordt in Osiris.

Als er een aanmelding geannuleerd moet worden in Osiris, volg dan deze werkinstructie:

Ga naar menu 2.1

Typ het studentnummer van de student in. Mocht je dit niet zo snel kunnen vinden in de mail, typ dan de achternaam en eventueel de roepnaam in en klik op zoeken.

Klik links op het tabblad OSIRIS Aanmelding en daaronder op >aanmeldingen

De status van de aanmelding verander je van ‘Afgehandeld’ naar ‘In behandeling’.

Je krijgt dan deze melding:

Klik op ‘ok’ en vervolgens rechts op het kruisje van ‘Waarschuwing negeren’

Klik vervolgens rechts bovenin op ‘Opslaan’.

Hierna verander je de status van ‘In behandeling’, naar ‘Geannuleerd’.

Klik daarna weer rechts bovenin op ‘Opslaan’.

Ga vervolgens links naar het tabblad ‘Inschrijven niet CROHO’ en klik op >inschrijvingen

Selecteer de juiste regel waar de opleiding beschreven staat (EXCH is geen echte opleiding en is nodig voor het administratieve proces. De EXCH regel kun je niet intrekken en daar mag je handmatig datum intrekking vooraanmelding invullen en Opslaan.)

Klik rechts bovenin op ACTIES en dan ‘Intrekken inschrijving’

Je krijgt dan deze melding:

Klik op ‘JA’.

De inschrijving veranderd nu van actief code 4 naar code 0.

Klink rechts op ‘Opslaan’.

De aanmelding is nu geannuleerd.

Als laatste mail je de academie van het programma waar de student zich voor had aangemeld, om door te geven dat de student geannuleerd heeft en dat je de aanmelding in Osiris hebt geannuleerd.

Je mailt ook de student/partner terug met de bevestiging van ontvangst en je geeft aan dat je de aanmelding hebt geannuleerd.

Mochten alle aanmeldingen worden bijgehouden in een apart excel of andere lijst door de medewerkers binnen exchange, geef dan ook in deze lijst aan dat de aanmelding geannuleerd is, zodat de lijst up to date blijft.