Doel: hoe annuleer je een inschrijving (en aanmelding) van een exchange student
Voor wie: international office medewerkers
Het komt voor dat de aanmelding van een exchange student geannuleerd wordt.
Dit kan op 2 manieren:
-De student annuleert zelf (meestal via de mail)
-De partnerschool annuleert de student (eigenlijk altijd via de mail)
Een enkele keer hoort een academie eerst van de annulering via de student en geeft dit dan aan International Office door. Als dat zo is, mailt een medewerker van International Ofifce eerst de student met de vraag of dit klopt, voordat de aanmelding geannuleerd wordt in Osiris.
Als er een aanmelding geannuleerd moet worden in Osiris, volg dan deze werkinstructie:
Ga naar menu 2.1
Typ het studentnummer van de student in. Mocht je dit niet zo snel kunnen vinden in de mail, typ dan de achternaam en eventueel de roepnaam in en klik op zoeken.
Klik links op het tabblad OSIRIS Aanmelding en daaronder op >aanmeldingen
Maak het Besluit leeg en de status van de aanmelding verander je van ‘Afgehandeld’ naar ‘In behandeling’.
Je krijgt dan deze melding:
Klik op ‘ok’ en vervolgens rechts op het kruisje van ‘Waarschuwing negeren’
Klik vervolgens rechts bovenin op ‘Opslaan’.
Hierna zou je de academie kunnen vragen om de student af te wijzen en de werkinstructies 2. Toelaatbaar voor minor? te volgen, zij kunnen echter niet de status op afgewezen zetten in hun checklist want dat geeft een foutmelding. Ze kunnen wel voor de status Geannuleerd kiezen.
Als de academie de werkzaamheden uitgevoerd heeft kun je de status van de aanmelding aanpassen van ‘In behandeling’, naar ‘Geannuleerd’.
Klik daarna weer rechts bovenin op ‘Opslaan’.
Intrekken van de niet-croho inschrijving kan alleen mits de student niets anders gaat doen! Neem contact op met Functioneel Beheer als dat het geval is.
Als de student helemaal niet komt kun je de inschrijving intrekken. Ga links naar het tabblad ‘Inschrijven niet CROHO’ en klik op >inschrijvingen
Selecteer de juiste regel waar de opleiding beschreven staat (EXCH is geen echte opleiding en is nodig voor het administratieve proces. De EXCH regel kun je niet intrekken en daar mag je handmatig datum intrekking vooraanmelding invullen en Opslaan.)
Klik rechts bovenin op ACTIES en dan ‘Intrekken inschrijving’
Je krijgt dan deze melding:
Klik op ‘JA’.
De inschrijving veranderd nu van actief code 4 naar code 0.
Klink rechts op ‘Opslaan’.
De aanmelding is nu geannuleerd.
Als laatste mail je de academie van het programma waar de student zich voor had aangemeld, om door te geven dat de student geannuleerd heeft en dat je de aanmelding in Osiris hebt geannuleerd.
Je mailt ook de student/partner terug met de bevestiging van ontvangst en je geeft aan dat je de aanmelding hebt geannuleerd.
Mochten alle aanmeldingen worden bijgehouden in een apart excel of andere lijst door de medewerkers binnen exchange, geef dan ook in deze lijst aan dat de aanmelding geannuleerd is, zodat de lijst up to date blijft.