IO Workflow Checklist Dossier (exchange minors Osiris aanmeld)

Bijgewerkt op Feb 02, 2023

1. Zet aanvraag in behandeling
2. Controleer of de student genomineerd is
3. Is de opleiding aan de juiste Osiris opleiding gekoppeld?
4. Controle identiteitspapieren
5. Is het transcript of Records aangeleverd?
6. Heeft de student op basis van English Language Proficiency Statement aangetoond aan de voorwaarden te voldoen?
7. Is het dossier compleet?
8. Is het contract gekoppeld in Osiris?
9. Valt verzoek binnen contract academie?
10. Status aanvraag bijwerken door de aanvraag op te slaan
11. Periodiek studenten op actiefcode 4 zetten

1. Zet aanvraag in behandeling

De eerst stap van het proces is het in behandeling nemen van de aanvraag. Dit doe je via de status bij de rubriek 'Checklist: Dossier compleet?'. Kies hierbij voor status "In behandeling" en klik vervolgens bovenaan op 'Opslaan'.
Hiermee zal automatisch de status in de aanvraagregel ook aangepast worden.

De checklist dient te worden doorlopen om vast te stellen of alle stappen en controles in het aanvraagproces zijn doorlopen.
Als je de aanvraag voor het eerst opent heeft de checklist de status 'Open' en zijn de invoervelden niet zichtbaar.

Zodra je de status op In behandeling hebt gezet en op Opslaan hebt geklikt springen er 7 velden open om te vullen:

Let op: Na opslaan kun je een waarschuwing krijgen dat er vragen aanwezig zijn bij de student die hij/zij nog kan muteren. Deze waarschuwing kun je negeren. Dat komt omdat studenten het identificatiebewijs nog mogen wijzigen (bijv. bij vernieuwing van een paspoort) of contactpersoon aan mogen passen. Waarschijnlijk gebeurt dit alleen in de 'Freemover' processen.

Als niet het gehele scherm goed zichtbaar is, kun je de checklist ook loskoppelen van het scherm.
Dit gaat via 'Bekijken' en dan 'Ontkoppelen'.

2. Controleer of de student genomineerd is

Student is genomineerd / Student is niet genomineerd

3. Is de opleiding aan de juiste Osiris opleiding gekoppeld?

Hang de opleiding om (van EXCH-SEP naar de minor) via Acties zodat de academie alvast kan zien wie er mogelijk komen.
Je hangt de opleiding om via de actie 'Aanvraag omhangen opleiding'.

De omschrijving van het exchangeprogramma komt momenteel niet overeen met de opleidingscode in Osiris. Om alles juist in Osiris te registreren zal de exchange code omgezet moeten worden naar een Osiris opleiding. Hiervoor gebruik je de actie 'Aanvraag omhangen opleiding' .

Zoek bij 'Nieuwe opleiding' welke Osiris opleiding gekoppeld moet worden aan de Exchange programme.

Bij 'Formulier Minor/Exchange Programme' zie je om welke Osiris opleiding het gaat.

Vul de overige velden:

Voltijd/Deeltijd = Voltijd
Examentype = C
Soort inschrijving = Q = Exchange student binnen Europa
U = Exchange student buiten Europa
M = Freemover

Als de vakjes zijn gevuld met de juiste waarde springt de status van de Academie op Open:

4. Controle identiteitspapieren

De regels met blauw uitroepteken zijn de regels die moeten worden gecontroleerd.(1)
Voor het formulier Studentgegevens betekent dit een controle van het ingestuurde identiteitsbewijs. Het paspoort check je met de gegevens die in Osiris bekend zijn onder 'Studentgegevens'. (Menu 2.1.01)
Als je op de onderstreepte link in de rij met 'Bijlage' klikt krijg je het ingediende document te zien.(2)

Controle
1. Is het document een paspoort?
2. Is het document nog geldig?
3. Komen NAW-gegevens in Osiris overeen?

Als het document niet voldoet aan voorwaarden zet je de status op 'Onvoldoende'. Vervolgens vul je een opmerking aan de student. Deze zal getoond worden op de site waar de student de aanvraag heeft ingediend.
NB. De mededeling moet nu nog wel handmatig verstuurd worden naar de student via Actie 'Terug naar Aanvrager'.

Bij beide uitroeptekens zal de status op 'Onvoldoende' gezet moeten worden. Bij regel 'Identificatie' kan ook een opmerking voor student gevuld worden. (1)

Andere statussen dan 'Onvoldoende' gebruiken we momenteel niet. Deze statussen kunnen voor verwarring voor de student zorgen in de aanmeldmodule. Als alles akkoord is hoef je geen status te selecteren.

5. Is het transcript of Records aangeleverd?

Controleer hiervoor het aangeleverde document.

Controle:
1. Is het document een Transcript of Records?
2. Is het document van betreffende student?
3. Is het document van de afgelopen 2 jaar?

Daar waar nodig kan verduidelijking gevraagd worden aan de student. Zet in dit proces dan de status op 'Onvoldoende'.

6. Heeft de student op basis van English Language Proficiency Statement aangetoond aan de voorwaarden te voldoen?

Controleer of de ingestuurde documenten aan de eisen voldoen.

Controle:
1. Betreft het een van de door Avans geaccepteerde testen?
2. Is het behaalde niveau voldoende?
3. Is het document nog geldig?
4. Is het certificaat van de betreffende student?

Daar waar nodig kan verduidelijking gevraagd worden aan de student. Zet in dit proces dan de status op 'Onvoldoende'.
Als alle controles juist zijn, zet dan in de checklist 'Is niveau Engels akkoord' op 'Voldoet aan eisen'.

7. Is het dossier compleet?

Als de controles zijn uitgevoerd en alle aangeleverde informatie voldoet aan de eisen dan kan deze controle op compleet worden gezet.

Zet bij ontbrekende of onjuiste documenten de status op "Dossier is niet compleet". Als er informatie bij de student is opgevraagd: vergeet niet om je vragen op te sturen naar student door actie "Terug naar aanvrager".

Let op: indien de actie 'Terug naar Aanvrager' is uitgevoerd door een medewerker en de student heeft niet opnieuw ingediend maar het dossier is toch compleet dan kan die verplichting om opnieuw in te dienen geannuleerd worden. De student krijgt geen mail van deze actie.

8. Is het contract gekoppeld in Osiris?

Via Osiris aanmelding --> Instelling (menu 2.1.21) koppel je het contract aan de aanvraag.

Via het zoek icoon kun je het juiste contract opzoeken en koppelen.

9. Valt verzoek binnen contract academie?

Indien het een aanmelding betreft voor een academie die geen contract heeft met de betreffende partnerschool en er zijn binnen Avans wel academie(s) met een contract, dan benadert IO de ontvangende academie (per mail). De academie geeft vervolgens aan IO door van welk contract ze gebruik willen maken (na afstemming met die betreffende academie).

Als alle velden bevestigend zijn gevuld en het formulier wordt opgeslagen, dan zal de status van de rubriek 'Checklist: 'Controleer toelaatbaarheid ACA' op 'Open' komt te staan.

10. Status aanvraag bijwerken door de aanvraag op te slaan

Als alle velden in de checklist gevuld zijn dan zal de status automatisch verspringen naar 'Afgehandeld' op het moment dat de aanvraag wordt opgeslagen.

11. Periodiek studenten op actiefcode 4 zetten

Periodiek moeten de studenten voor wie de aanvraagprocedure succesvol is doorlopen, op actiefcode 4 gezet worden.
Hiervoor maak je eerst een selectie in Osiris om de juiste groep met studenten in beeld te krijgen.

Open menu 2.3.87 en selecteer onderstaand dashboard/filter en pas eventueel verouderde filters aan.