1. Zet aanvraag in behandeling
2. Controleer of de student genomineerd is
3. Is de opleiding aan de juiste Osiris opleiding gekoppeld?
4. Controle identiteitspapieren
5. Is het transcript of Records aangeleverd?
6. Heeft de student op basis van English Language Proficiency Statement aangetoond aan de voorwaarden te voldoen?
7. Is het dossier compleet?
8. Is het contract gekoppeld in Osiris?
9. Valt verzoek binnen contract academie?
10. Status aanvraag bijwerken door de aanvraag op te slaan
11. Freemover
12. Periodiek studenten op actiefcode 4 zetten
1. Zet aanvraag in behandeling
De eerst stap van het proces is het in behandeling nemen van de aanvraag. Dit doe je via de status bij de rubriek 'Checklist: Dossier compleet?'. Kies hierbij voor status "In behandeling" en klik vervolgens bovenaan op 'Opslaan'.
Hiermee zal automatisch de status in de aanvraagregel ook aangepast worden.
De checklist dient te worden doorlopen om vast te stellen of alle stappen en controles in het aanvraagproces zijn doorlopen.
Als je de aanvraag voor het eerst opent heeft de checklist de status 'Open' en zijn de invoervelden niet zichtbaar.
Zodra je de status op In behandeling hebt gezet en op Opslaan hebt geklikt springen er 7 velden open om te vullen:
Let op: Na opslaan kun je een waarschuwing krijgen dat er vragen aanwezig zijn bij de student die hij/zij nog kan muteren. Deze waarschuwing kun je negeren. Dat komt omdat studenten het identificatiebewijs nog mogen wijzigen (bijv. bij vernieuwing van een paspoort) of contactpersoon aan mogen passen. Waarschijnlijk gebeurt dit alleen in de 'Freemover' processen.
Als niet het gehele scherm goed zichtbaar is, kun je de checklist ook loskoppelen van het scherm.
Dit gaat via 'Bekijken' en dan 'Ontkoppelen'.
2. Controleer of de student genomineerd is
Student is genomineerd / Student is niet genomineerd
3. Is de opleiding aan de juiste Osiris opleiding gekoppeld?
Hang de opleiding om (van EXCH-SEP naar de minor) via Acties zodat de academie alvast kan zien wie er mogelijk komen.
Je hangt de opleiding om via de actie 'Aanvraag omhangen opleiding'.
De omschrijving van het exchangeprogramma komt momenteel niet overeen met de opleidingscode in Osiris. Om alles juist in Osiris te registreren zal de exchange code omgezet moeten worden naar een Osiris opleiding. Hiervoor gebruik je de actie 'Aanvraag omhangen opleiding' .
Zoek bij 'Nieuwe opleiding' welke Osiris opleiding gekoppeld moet worden aan de Exchange programme.
Bij 'Formulier Minor/Exchange Programme' zie je om welke Osiris opleiding het gaat.
Vul de overige velden:
Voltijd/Deeltijd = Voltijd
Examentype = C
Soort inschrijving = Q = Exchange student binnen Europa
U = Exchange student buiten Europa
M = Freemover
Als de vakjes zijn gevuld met de juiste waarde springt de status van de Academie op Open:
4. Controle identiteitspapieren
De regels met blauw uitroepteken zijn de regels die moeten worden gecontroleerd.(1)
Voor het formulier Studentgegevens betekent dit een controle van het ingestuurde identiteitsbewijs. Het paspoort check je met de gegevens die in Osiris bekend zijn onder 'Studentgegevens'. (Menu 2.1.01)
Als je op de onderstreepte link in de rij met 'Bijlage' klikt krijg je het ingediende document te zien.(2)
Controle
1. Is het document een paspoort?
2. Is het document nog geldig?
3. Komen NAW-gegevens in Osiris overeen?
Als het document niet voldoet aan voorwaarden zet je de status op 'Onvoldoende'. Vervolgens vul je een opmerking aan de student. Deze zal getoond worden op de site waar de student de aanvraag heeft ingediend.
NB. De mededeling moet nu nog wel handmatig verstuurd worden naar de student via Actie 'Terug naar Aanvrager'.
Bij beide uitroeptekens zal de status op 'Onvoldoende' gezet moeten worden. Bij regel 'Identificatie' kan ook een opmerking voor student gevuld worden. (1)
Andere statussen dan 'Onvoldoende' gebruiken we momenteel niet. Deze statussen kunnen voor verwarring voor de student zorgen in de aanmeldmodule. Als alles akkoord is hoef je geen status te selecteren.
5. Is het transcript of Records aangeleverd?
Controleer hiervoor het aangeleverde document.
Controle:
1. Is het document een Transcript of Records?
2. Is het document van betreffende student?
3. Is het document van de afgelopen 2 jaar?
Daar waar nodig kan verduidelijking gevraagd worden aan de student. Zet in dit proces dan de status op 'Onvoldoende'.
6. Heeft de student op basis van English Language Proficiency Statement aangetoond aan de voorwaarden te voldoen?
Controleer of de ingestuurde documenten aan de eisen voldoen.
Controle:
1. Betreft het een van de door Avans geaccepteerde testen?
2. Is het behaalde niveau voldoende?
3. Is het document nog geldig?
4. Is het certificaat van de betreffende student?
Daar waar nodig kan verduidelijking gevraagd worden aan de student. Zet in dit proces dan de status op 'Onvoldoende'.
Als alle controles juist zijn, zet dan in de checklist 'Is niveau Engels akkoord' op 'Voldoet aan eisen'.
7. Is het dossier compleet?
Als de controles zijn uitgevoerd en alle aangeleverde informatie voldoet aan de eisen dan kan deze controle op compleet worden gezet.
Zet bij ontbrekende of onjuiste documenten de status op "Dossier is niet compleet". Als er informatie bij de student is opgevraagd: vergeet niet om je vragen op te sturen naar student door actie "Terug naar aanvrager".
Let op: indien de actie 'Terug naar Aanvrager' is uitgevoerd door een medewerker en de student heeft niet opnieuw ingediend maar het dossier is toch compleet dan kan die verplichting om opnieuw in te dienen geannuleerd worden. De student krijgt geen mail van deze actie.
8. Is het contract gekoppeld in Osiris?
Via Osiris aanmelding --> Instelling (menu 2.1.21) koppel je het contract aan de aanvraag.
Via het zoek icoon kun je het juiste contract opzoeken en koppelen.
9. Valt verzoek binnen contract academie?
Indien het een aanmelding betreft voor een academie die geen contract heeft met de betreffende partnerschool en er zijn binnen Avans wel academie(s) met een contract, dan benadert IO de ontvangende academie (per mail). De academie geeft vervolgens aan IO door van welk contract ze gebruik willen maken (na afstemming met die betreffende academie).
Als alle velden bevestigend zijn gevuld en het formulier wordt opgeslagen, dan zal de status van de rubriek 'Checklist: 'Controleer toelaatbaarheid ACA' op 'Open' komt te staan.
10. Status aanvraag bijwerken door de aanvraag op te slaan
Als alle velden in de checklist gevuld zijn dan zal de status automatisch verspringen naar 'Afgehandeld' op het moment dat de aanvraag wordt opgeslagen.
11. Freemover
Een freemover is een student die op Avans wilt studeren, maar van een school komt waarvan Avans geen contract mee heeft.
In principe gaat de aanmelding van een freemover hetzelfde als die van Exchange.
Freemovers kunnen via onze website zich aanmelden met de applicatie link die daar op staat. De aangemelde freemovers komen ook in ons overzicht te staan:
Osiris menu 2.3.01 of navigeer je via Student > Aanmelden opleiding naar 'aanmeldingen'.
Dan kom je bij onze 'werkvooraad'. Bij openstaand zie je hier de open aanmeldingen (zowel voor Exchange als Freemovers).
Vervolgens ga je op dezelfde wijze als een exchange student alles controleren.
Freemovers moeten alleen de onderstaande documenten extra uploaden (en moeten dan ook gecontroleerd worden door ons):
- Course fee agreement
- Bewijs van inschrijving van huidige onderwijsinstelling ('home insitution').
Freemovers betalen €75,- per ECTS, wat in totaal €2250,- is. De freemover moet dit twee maanden voor de start van het semester betaald hebben. Zodra je een dossier van een Freemover in behandeling neemt en alles is in orde, kun je de ‘course fee agreement’ ook naar de academie sturen zodat zij deze ook kunnen ondertekenen, vervolgens kun je deze weer terug naar de student sturen.
Voor de freemovers houden we een apart Excel bestandje bij (wat ook in Teams staat onder Exchange). Hier zetten we alle aangemelde freemovers in en houden we bij wie betaald heeft en wie niet, maar ook welke freemover geaccepteerd is op de opleiding en wie niet.
LET OP: Een freemover pas op actief code 4 zetten wanneer hij/zij betaald heeft!
Zodra een aanmelding compleet is en is toegelaten op de academie, vragen we de student of hij/zij een ‘proof of payment’ wilt sturen zodra hij/zij het heeft betaald. Als wij die krijgen sturen wij dit altijd door naar de Studentenadministratie: [email protected]l met de vraag of ze ons kunnen laten weten zodra de betaling binnen is.
Als dit het geval is, kunnen wij dit verwerken in ons overzichtje en laten we dit ook de academie nog even weten.
LET OP: Een freemover kan geaccepteerd worden voor een opleiding maar mag nooit deelnemen aan de opleiding als de betaling nog niet binnen is voor de start van de opleiding!
12. Periodiek studenten op actiefcode 4 zetten
Periodiek moeten de studenten voor wie de aanvraagprocedure succesvol is doorlopen, op actiefcode 4 gezet worden.
Hiervoor maak je eerst een selectie in Osiris om de juiste groep met studenten in beeld te krijgen.
Open menu 2.3.87 en selecteer onderstaand dashboard/filter en pas eventueel verouderde filters aan.
Het resultaat van dit filter is een overzicht van alle studenten waarvoor:
- Besluit is toegekend
- Status = afgehandeld
- Inschrijfregel aanwezig met actiefcode 0 en niet ingetrokken
- Dummy opleiding EXCH uitgesloten
- Ingangsdatum van het semester
De studenten moeten allemaal geselecteerd worden
Om de studenten op actiefcode 4 te zetten kies je na de selectie van alle regels voor de actie 'Inschrijven'
