Doel: een nieuw Erasmus+ contract met een partnerinstelling opvoeren
Voor wie: IO medewerkers
Let op: het EWP project is nog niet afgerond en wordt opgeleverd in delen (contractbeheer, learning agreements, transcript of records en nominaties
Ga naar Osiris menu 3.2.08 Referentietabellen – Organisatie/Instellingen
In menu 3208 maak je een nieuwe partnerschool aan door op + te klikken, gegevens invullen. Bij instelling gebruik je de landcode, een spatie en dan de Erasmus code. Nadat je in het eerste blok de regel hebt ingevuld moet je opslaan.
Naam (eigen taal) is beter om hier de Engelse benaming te registreren
Plaats ook in het Engels
SCHAC-ID is een ID code die instellingen zelf hebben verzonnen zodat de onderwijsinstelling herkend wordt in de digitale uitwisseling van communicatie tussen de verschillende systemen van onderwijsinstellingen en moet altijd ingevuld zijn. Hier vind je een totaal overzicht ‘EWP registry service’ https://registry.erasmuswithoutpaper.eu/coverage
Erasmus code hetzelfde als Instelling aanduiding
PIC-code is te vinden op een Excel zoals ook gepubliceerd op Goingabroad.avans.nl
Ergens moeten we de ‘nieuwe’ OID = Organisation ID vermelden.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Zichtbaar in lijst van categorie
Daar wordt niets aan veranderd
Contactpersonen bij instelling
Controleer of de namen van de contactpersonen nog juist zijn. Nieuwe contactpersonen voeg je toe door op het groene plusje te klikken.
Vergeet niet op te slaan. Heb je dit bij een contactpersoon gedaan, kun je deze ook niet meer aanpassen dus check eerst goed wat er staat.
Let op, vanaf 22 juli (Osiris release 22.26) zal scherm 3.2.10 verhuist zijn naar 1.10 (zoekscherm) en 1.10.01
Ga naar Osiris menu IO-contract
In menu 1.10 maak je een nieuw IO contract aan door op + te klikken en code van nieuwe partner in te vullen in het eerste tabblad (gegevens worden opgehaald uit 3208).
Contract
Gebruik hier als Osiris code van het contract ook weer de landcode en Erasmus code
Omschrijving
Erasmus+ agreement student and staff
Swiss Mobility Agreement student and staff
Ingangsdatum = 01-09 met jaartal van eerste collegejaar en Einddatum = 31-08 met jaartal van laatste collegejaar. Bijv. van 01-09-2022 t/m 31-08-2027 wanneer een contract wordt afgesloten voor vijf jaar
Contracttype
Drop down menu
Contract status gaat automatisch op ‘Concept’
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Tekenbevoegde
Ga naar menu 1.10.01 = IO-contracten
Tekenbevoegde zal gevuld worden met een gemandateerde van het CVB.
Klik op het loepje en kies de tekenbevoegde
Let op: mocht je geen tekenbevoegde kunnen vinden (zoekresultaat is leeg) controleer dan je persoonlijke instellingen, te vinden onder je naam in de groene balk van Osiris (rechterkant van het scherm). Het vinkje 'Beperk lijst tot gegevens faculteit kan uitgevinkt worden en dan zul je de personen wel zien (leden van het CVB).
Voorwaarden plaatsing
Kan gebruikt worden om interne afspraken vast te leggen, zoals hoeveel plaatsen per academie of max. 2 studenten per semester
Koppel daarna de juiste instelling aan het contract - klik op + en zoek de instelling
De instelling kan niet worden gevonden als de partner niet op actueel JA staat (in 3208)
Wanneer wij het initiatief nemen vullen wij geen ‘Tekenbevoegde’ in. Dat wordt door het partnerinstelling gedaan. Wanneer het initiatief en concept contract vanuit een buitenlandse (partner) onderwijsinstelling is gekomen, kan het zijn dat zij er al voor getekend hebben.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
UITWISSELINGSAFSPRAKEN TOEVOEGEN
Ga naar menu 1.10.01
Klik op het plusje. Instelling komt er automatisch in te staan met naam.
Richting
Inkomend of Uitgaand
Type mobiliteit
Staf onderwijs, staf training, student stage en student studie
Collegejaar vanaf en t/m, bijvoorbeeld 2021 t/m 2027
Aantal plaatsen en Aantal maanden voor studenten mobiliteit
Aantal plaatsen en Aantal dagen voor staf mobiliteit
Vereist EQF-niveau is bijv. uitwisselen tussen Bachelor studenten of ook Master studenten
Er zijn ook mogelijkheden om interne opmerkingen te plaatsen bij ‘Voorwaarden plaatsing’ om bijv. duidelijk te maken dat eerste keuze bij een bepaalde academie ligt. En bij ‘Uitwisselingsafspraken’ om bijv. duidelijk te maken dat wij alleen studenten het eerste semester kunnen sturen.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
TAAL TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken vind je de taal afspraak en dat doe je per afspraak
Je kunt meerdere talen per afspraak registreren, maar ook bijv. EN-Engels voor inkomend en ES-Spaans voor uitgaand
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
ISCED CODE TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken en naast de taal afspraak, vind je de ISCED code oftewel studie domein
Afgesproken is om op het hoogste niveau te registreren, wat het hoogste en wat een geldige ISCED is kun je hier vinden: https://ec.europa.eu/assets/eac/education/tools/iscedf/codes_en.htm in het bovenstaande voorbeeld is 0400 niet geldig.
Ook hier kun je een interne opmerking plaatsen wanneer de partnerinstelling bijv. alleen kan uitwisselen op hun ISCED code 0413, omdat het bij hen anders georganiseerd is
Faculteiten en Opleidingen
Wordt niet ingevuld
Buitenlandse faculteiten
Moet door partner ingevuld, indien nodig
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Contract gaat naar de partner onderwijsinstelling. Maakt eventueel aanpassingen en ondertekent oftewel keurt goed
En Avans 'tekent' ook of heeft al 'getekend', dat maakt het systeem niets uit maar maakt het contract uiteindelijk wél definitief. Dit wordt door CvB of academie directie gedaan
Klik op ACTIE: Goedkeuren contract indien je daar rechten voor hebt.
Let op: het goedkeuren heeft tot gevolg dat er een bericht verzonden zal worden naar de partner (zodra we aangesloten zijn op het EWP netwerk) en is voorbehouden aan gemandateerde(n).
Contract is afgesproken, ‘getekend’ en compleet.
Contractstatus komt op Definitief te staan zodra Avans en de partnerinstelling getekend heeft.
Het is niet vooraf bekend wie als eerste het IO-contract definitief goedkeurt: de partner of wij. Daarom zijn er twee statussen die tussen ‘Concept’ en ‘Definitief’ in van toepassing kunnen zijn: Ondertekend door partner en Ondertekend door ons.
Goedkeuren van een contract (IIA Approval)
Na goedkeuren van een contract (status Definitief) mogen alleen nog EWP-berichten met dezelfde hash code verwerkt worden.
Tot april 2024 wordt in EWP gebruik gemaakt van‘conditions hash’, daarna van‘IIA hash’. De oude hash codes voor‘conditions hash’ zijn beschikbaar in de velden‘OSIRIS hash code’ (tabblad Partners) en‘Partner hash code’ (EWP-berichten). De nieuwe hash codes voor‘IIA hash’ zijnbeschikbaar in de velden‘OSIRIS IIA hash code’ (tabblad Partners) en‘Partner IIA hash code’ (EWP-berichten).
PDF RAPPORT VAN IO-CONTRACT
Ga naar menu 9.1.61
Herziening van een contract (versies)
Contracten kunnen tijdens de looptijd herzien worden. Bijvoorbeeld omdat de partnerinstellingen meer of minder studenten willen gaan uitwisselen in de komende collegejaren. Een nieuwe contractversie kan op twee manieren ontstaan:
- op initiatief van ons: via de actie Nieuwe versie maken of
- op initiatief van de partner: door een ontvangen EWP-bericht voor het bestaande contract over te nemen in een nieuwe versie
De contractversies voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Een nieuwe versie kan alleen aangemaakt worden als de bestaande versie de status Definitief heeft. De nieuwe versie heeft dezelfde IIA-ID (unieke identificatie van het EWP-contract) als de bestaande versie. De nieuwe versie krijgt status Concept.
- Bij aanmaken van de nieuwe versie, mag de bestaande versie mag geen onverwerkte berichten meer hebben. Dat geldt ook als de nieuwe versie aangemaakt wordt op basis van een ontvangen EWP-bericht van de partner: eventuele oudere EWP-berichten moeten dus eerst verwerkt worden (bij de bestaande versie) voordat de nieuwe versie aangemaakt kan worden.
- Binnenkomende EWP-berichten voor bekende EWP-contracten (IIA-ID) worden automatisch opgeslagen bij de hoogste versie van het contract.
- Als de hoogste versie van een contract verwijderd wordt, worden de bijbehorende berichten automatisch gekoppeld aan de voorgaande versie. Dit biedt de kans om deze berichten alsnog te verwerken in de voorgaande versie, bijvoorbeeld als de verwijderde hoogste versie per abuis is aangemaakt. De hoogste versie kan ook verwijderd worden, omdat de onderhandelingen met de partner op niets zijn uitgelopen en bijvoorbeeld besloten is om voorlopig de huidige contractversie te handhaven. In dat geval vormen de EWP-berichten dus alleen een historisch overzicht, zonder dat de inhoud verwerkt is in het contract. Verwerking in de huidige contractversie (status Definitief) is immers alleen mogelijk als de hash code van de berichten hetzelfde is als de hash code op het moment van wederzijds goedkeuren van het contract.