Doel: een nieuwe/gewijzigde versie van een bestaand Erasmus+ contract maken
Voor wie: IO medewerkers
Let op: het EWP project is nog niet afgerond en wordt opgeleverd in delen (contractbeheer, learning agreements, transcript of records en nominaties
Ga naar Osiris menu IO-contract
In menu 1.10 zoek je het reeds geregistreerde definitieve IO contract (versie 1) en klik deze daarop om te openen. Klik daarna op ACTIES > Nieuwe versie maken
Vergeet niet om bij versie 1 *Actueel? op Nee te zetten, indien mogelijk. In ieder geval nadat de plaatsing/toekenning en nominatie rondes van een collegejaar zijn gedaan. Dus kan het eerst niet, dan later wel nog aanpassen.
Contract
Staat reeds ingevuld
Omschrijving
Staat reeds ingevuld
Ingangsdatum= 01-09 met jaartal van het eerste volgende collegejaar en Einddatumblijft hetzelfde = 31-08 met jaartal van laatste collegejaar.
Bijv. van 01-09-2025 t/m 31-08-2027; einddatum blijft gelijk omdat een contract wordt afgesloten tot eind van het Erasmus programma
Contracttype
Staat reeds ingevuld
Contract statusgaat automatisch op ‘Concept’
Vergeet niet tussendoor op de slaan!
Voorwaarden plaatsing
Kan gebruikt worden om interne afspraken vast te leggen, zoals hoeveel plaatsen per academie of max. 2 studenten per semester
PARTNERS
Instelling staat reeds ingevuld
Wanneer wij het initiatief nemen vullen wij geen ‘Tekenbevoegde’ in. Dat wordt door het partnerinstelling gedaan. Wanneer het initiatief en concept contract vanuit een buitenlandse (partner) onderwijsinstelling is gekomen, kan het zijn dat zij er al voor getekend hebben.
Vergeet niet tussendoor op de slaan!
UITWISSELINGSAFSPRAKEN
Staan reeds ingevuld, maar LET OP: Deze zijn overgenomen van versie 1.
Vergeet niet de te wijzigen afspraken aan te passen
Richting
Staat reeds ingevuldmaar moet misschien aangevuld worden of verwijderd(?)
Type mobiliteit
Staat reeds ingevuld maar moet misschien aangevuld worden of verwijderd(?)
Collegejaarvanaf en t/m staat reeds ingevuld maar start collegejaar moet zeker aangepast worden bij alle afspraken/in alle regels, bijvoorbeeld 2025 t/m 2027
Aantal plaatsenenAantal maandenvoor studenten mobiliteit
Staat reeds ingevuld maar moet misschien aangevuld worden of verwijderd(?)
Aantal plaatsenenAantal dagenvoor staf mobiliteit
Staat reeds ingevuld maar moet misschien aangevuld worden of verwijderd(?)
Vereist EQF-niveau
Staat reeds ingevuld maar moet misschien aangevuld worden(?)
Deels virtueel?
Mag op Nee blijven, maar kan ook op Ja. LET OP: Dit gaat over de mogelijkheid van digitaal en online studie van/bij een vak of module
Er zijn ook mogelijkheden om interne opmerkingen te plaatsen bij ‘Aanvullende informatie’ om bijv. duidelijk te maken dat bij inkomende studenten bepaalde exchange study programmes kunnen of gaan volgen. Bij ‘Uitwisselingsafspraken’ om bijv. duidelijk te maken dat wij alleen studenten het eerste semester kunnen sturen en naar een bepaalde campus.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
TAAL-Aanbevolen taalvaardigheden
Staat reeds ingevuld
Je kunt meerdere talen per afspraak registreren, maar ook bijv. EN-Engels voor inkomend en ES-Spaans voor uitgaand
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
ISCED CODE
Staat reeds ingevuld maar moet misschien aangevuld worden of verwijderd(?)
Onderaan de Uitwisselingsafspraken en naast de taal afspraak, vind je de ISCED code oftewel studie domein
Afgesproken is om op het hoogste niveau te registreren, wat het hoogste en wat een geldige ISCED met 4 cijfers is kun je hier vinden:https://ec.europa.eu/assets/eac/education/tools/iscedf/codes_en.htm
Ook hier kun je een interne opmerking plaatsen wanneer de partnerinstelling bijv. alleen kan uitwisselen op hun ISCED code 0413, omdat het bij hen anders georganiseerd is
Faculteiten en Opleidingen
Wordt niet ingevuld
Buitenlandse faculteiten
Moet door partner ingevuld, indien nodig
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Contract gaat naar de partner onderwijsinstelling via ACTIES > Stuur EWP-bericht
Maak eventueel aanpassingen door EWP-berichten met elkaar te sturen en ondertekent oftewelkeurt goeduiteindelijk na afstemming
En Avans 'tekent' ook of heeft al 'getekend', dat maakt het systeem niets uit maar maakt het contract uiteindelijk wél definitief. Dit wordt door CvB gedaan maar voordat het daar naar toe wordt gestuurd:
1) Is Tekenbevoegde van Avans ingevuld met Hammersma, Marjan (MJHAMMER)?
2) Zijn alle EWP berichten m.b.t. het contract verwerkt? Zo niet, dan moet dat eerst nog gebeuren
3) Is bij tabje Partners de 'Tekendatum' en 'Tekenbevoegde' ingevuld? Zo niet, ga dan na bij de partner instelling wie en wanneer of dat ze een IIA-APPROVAL-CNR kunnen sturen.
Let op: het goedkeuren heeft tot gevolg dat er een bericht verzonden zal worden naar de partner (zodra we aangesloten zijn op het EWP netwerk) en is voorbehouden aan gemandateerde(n).
Contract is afgesproken, ‘getekend’ en compleet.
Contractstatuskomt op Definitief te staan zodra Avans en de partnerinstelling getekend heeft.
Het is niet vooraf bekend wie als eerste het IO-contract definitief goedkeurt: de partner of wij. Daarom zijn er twee statussen die tussen ‘Concept’ en ‘Definitief’ in van toepassing kunnen zijn: Ondertekend door partner en Ondertekend door ons.
Goedkeuren van een contract (IIA Approval)
Na goedkeuren van een contract (status Definitief) mogen alleen nog EWP-berichten met dezelfde hash code verwerkt worden.
PDF RAPPORT VAN IO-CONTRACT
Ga naar menu 9.1.61
Herziening van een contract (versies)
Contracten kunnen tijdens de looptijd herzien worden. Bijvoorbeeld omdat de partnerinstellingen meer of minder studenten willen gaan uitwisselen in de komende collegejaren. Een nieuwe contractversie kan op twee manieren ontstaan:
- op initiatief van ons: via de actie Nieuwe versie maken of
- op initiatief van de partner: door een ontvangen EWP-bericht voor het bestaande contract over te nemen in een nieuwe versie
De contractversies voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Een nieuwe versie kan alleen aangemaakt worden als de bestaande versie de status Definitief heeft. De nieuwe versie heeft dezelfde IIA-ID (unieke identificatie van het EWP-contract) als de bestaande versie. De nieuwe versie krijgt status Concept.
- Bij aanmaken van de nieuwe versie, mag de bestaande versie mag geen onverwerkte berichten meer hebben. Dat geldt ook als de nieuwe versie aangemaakt wordt op basis van een ontvangen EWP-bericht van de partner: eventuele oudere EWP-berichten moeten dus eerst verwerkt worden (bij de bestaande versie) voordat de nieuwe versie aangemaakt kan worden.
- Binnenkomende EWP-berichten voor bekende EWP-contracten (IIA-ID) worden automatisch opgeslagen bij de hoogste versie van het contract.
Als de hoogste versie van een contract verwijderd wordt, worden de bijbehorende berichten automatisch gekoppeld aan de voorgaande versie. Dit biedt de kans om deze berichten alsnog te verwerken in de voorgaande versie, bijvoorbeeld als de verwijderde hoogste versie per abuis is aangemaakt. De hoogste versie kan ook verwijderd worden, omdat de onderhandelingen met de partner op niets zijn uitgelopen en bijvoorbeeld besloten is om voorlopig de huidige contractversie te handhaven. In dat geval vormen de EWP-berichten dus alleen een historisch overzicht, zonder dat de inhoud verwerkt is in het contract. Verwerking in de huidige contractversie (status Definitief) is immers alleen mogelijk als de hash code van de berichten hetzelfde is als de hash code op het moment van wederzijds goedkeuren van het contract.