Doel: Handleiding/instructie aanvraag Erasmus+ beurs voor de student
Voor wie: International Office medewerkers, academie medewerkers, Functioneel Beheerders Osiris
Dit zijn de instructies die we meegeven aan studenten die een kort verblijf (5-30 dagen) naar het buitenland gaan en recht hebben op een Erasmus+ beurs.
Voordat je een korte tijd (min. 5 tot max. 30 dagen) in het buitenland kunt verblijven als onderdeel van je studie, moet je eerst via Osiris Student een aanvraag doen voor een buitenlandperiode voor Kort Verblijf Buitenland. Log in Osiris Student in en klik op ‘Buitenlandverblijf’. Klik op ‘New request. Dien hier een Stay Abroad Request in voor Kort Verblijf Buitenland. Jouw eigen Avans academie moet eerst dit verzoek buitenland toekennen voordat je een Erasmus+ beurs kunt aanvragen in Osiris (zolang jouw verzoek niet is goedgekeurd, is de tab ‘Grant’ voor jou niet zichtbaar in Osiris).
Let op! Vanaf hier is Osiris in het Engels.
Nadat je verzoek voor een buitenlandperiode voor Kort Verblijf Buitenland is toegekend door je eigen academie moet je de Contact Information invullen. Hierin geef je aan wanneer en met welk transportmiddel je naar je bestemming reist, wat daar je verblijfplaats is en wie Avans kan contacteren in geval van nood. Heb je nog geen adres, vul dan voorlopig datgene in van de buitenlandse onderwijsinstelling of bedrijf om op een later moment te wijzigen. Deze gegevens kunnen altijd worden aangepast.
Het volledig invullen van de Contact Information is verplicht!
Aanvragen Beurs voor Kort Verblijf Buitenland (5 – 30 dagen)
a. Erasmus+ beurs voor Studie
Je begint op het scherm ‘Stay abroad’ en klikt op ‘Grant’. Pas hier de ‘Start’ en ‘End date’ eventueel aan zoals op de Grant Agreement en vul het bankrekeningnummer in waarop je de beurs wilt ontvangen.
Ga verder met ‘Continue’.
Hierna verschijnt het blok ‘Erasmus related questions’. Hier vul je wat details in van je buitenlandperiode en of je een Aanvullende Erasmus+ beurs wilt aanvragen.
Verblijf buitenland tussen minimaal 14 en maximaal 30 dagen?
Bij 1 vink je aan of je de ‘Uitvoeringsregeling Erasmus+ Kort Verblijf’ hebt gelezen;
Bij 2 vink je aan of je een Aanvullende Erasmus+ beurs voor Kort Verblijf wilt aanvragen;
Bij 3 wat is de voertaal van de studie aan de buitenlandse onderwijsinstelling;
Bij 4 heb je 2 keuzes: keuze 1
- zet op JA als je langer dan 14 dagen (en korter dan 30) naar de buitenlandse onderwijsinstelling gaat en dan verschijnen de volgende vragen:
Bij 5 geef je aan of je een account hebt aangemaakt bij EU Academy voor de verplichte taaltoets voor vertrek; vergeet niet om de testuitslag te vermelden op je Learning Agreement BEFORE (bij de vraag ‘Level of Language competence’);
Bij 6 upload je een print screen van het behaalde niveau van de taaltoets;
Bij 7 upload je een compleet ingevuld en door jouzelf ondertekende Grant Agreement. Heb je indien van toepassing ook een TOP-UP aangevinkt in het document voor een aanvullende beurs en/of in aanmerking komt voor duurzaam reizen, moet je dat ook hier als upload indienen;
Bij 8 upload hier een compleet ingevuld en door alle partijen ondertekend Learning Agreement BEFORE;
Bij 9 verklaar dat je de Contact Information hebt ingevuld en ingediend.
Verblijf buitenland tussen minimaal 5 en maximaal 13 dagen?
Bij 4 is keuze 2
- zet op NEE als je korter dan 14 dagen naar de buitenlandse onderwijsinstelling gaat.
Bij 5 upload je een compleet ingevuld en door jouzelf ondertekende Grant Agreement.
Heb je indien van toepassing ook een TOP-UP aangevinkt in het document voor een aanvullende beurs en/of in aanmerking komt voor duurzaam reizen, moet je dat ook hier als upload indienen;
Bij 6 upload hier een compleet ingevuld en door alle partijen ondertekend Learning Agreement BEFORE;
Bij 7 verklaar dat je de Contact Information hebt ingevuld en ingediend.
Avans International Office ondertekent de Grant Agreement nadat je deze hebt ingediend in Osiris > Stay Abroad > Grant. Als jouw aanvraag in orde is, ondertekent International Office de GA en zal de ondertekende versie uploaden in jouw Erasmus+ aanvraag.
Let op! De bestanden moeten in PDF format worden geüpload en zijn als WORD document of online te vinden op goingabroad.avans.nl > Erasmus+ beurs > Documenten.
Als je alle bestanden hebt geüpload, klik dan op de ‘Continue’ button. Je komt nu in het laatste scherm ‘SUBMIT GRANT’. Controleer hier voor de laatste keer de door jou ingevulde gegevens en druk op ‘SUBMIT’.
Op het scherm dat volgt, zie je de status van de bestanden nu op ‘Submitted’ staan.
Jouw aanvraag voor de Erasmus+ beurs voor Kort Verblijf Buitenland is nu officieel ingediend en wordt in behandeling genomen door Avans International Office.
Als je de Contact Information (nog) niet hebt ingevuld, ontvang je – na controle door Avans International Office – een mededeling vanuit Osiris met het verzoek dit alsnog in te dienen via Osiris > Stay Abroad > Contact Information. Als je de Contact Information hebt aangevuld, ga je daarna naar Osiris > Stay abroad > Grant > Details en beantwoord daar wederom vraag 7: “I declare that I filled out the Contact Information before submitting my Grant” in het blok ‘Erasmus related questions’. Klik op ‘Continue’ en uiteindelijk op SUBMIT.
Heb je een Erasmus+ beurs toegekend gekregen, maar je gaat niet meer naar het buitenland?
Informeer jouw academie en zij zorgen ervoor dat het verzoek buitenland/stay abroad request wordt geannuleerd in Osiris; jouw Erasmus+ beurs zal dan ook worden geannuleerd en/of worden teruggevorderd.
Wat moet je doen na terugkeer?
Voor afhandeling van het Erasmus+ beurs dossier in Osiris, lees hoofdstuk 8. ‘Verplichtingen na terugkomst Kort Verblijf’ in de ‘Uitvoeringsregeling Erasmus+ Kort Verblijf’.