Doel: een nieuw Erasmus+ contract met een partnerinstelling opvoeren voor deelname aan de Blended Intensive Program (BIP); uitwisseling kort verblijf van minimaal 5 dagen tot maximaal 30 dagen
Voor wie: IO medewerkers
Let op: het EWP project voor semester, lang verblijf is nog niet afgerond en wordt opgeleverd in delen (contractbeheer, learning agreements, transcript of records en nominaties
Ga naar Osiris menu 3.2.08 Referentietabellen Organisatie/Instellingen
In menu 3208 maak je een nieuwe partnerschool aan door op + te klikken, gegevens invullen. Bij instelling gebruik je de landcode, een spatie en dan de Erasmuscode. Nadat je in het eerste blok de regel hebt ingevuld moet je opslaan.
Naam(eigen taal) is beter om hier de Engelse benaming te registreren
Plaats ook in het Engels
SCHAC-ID is een ID code die instellingen zelf hebben verzonnen zodat de onderwijsinstelling herkend wordt in de digitale uitwisseling van communicatie tussen de verschillende systemen van onderwijsinstellingenen moet altijd ingevuld zijn.Hier vind je een totaal overzicht ‘EWP Stats Portal’: https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/
Erasmus code hetzelfde als Instelling aanduiding
PIC-code en Organisation ID (OID) zijn ook te vinden in de ‘EWP Stats Portal’ : https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Zichtbaar in lijst van categorie Daar wordt niets aan veranderd
Contactpersonen bij instelling
Controleer of de namen van de contactpersonen nog juist zijn. Nieuwe contactpersonen voeg je toe door op het groene plusje te klikken.
Vergeet niet op te slaan. Heb je dit bij een contactpersoon gedaan, kun je deze ook niet meer aanpassen dus check eerst goed wat er staat.
Ga naar Osiris menu IO-contract
In menu 1.10 maak je een nieuw IO contract aan door op + te klikken en code van nieuwe partner in te vullen in het eerste tabblad (gegevens worden opgehaald uit 3208).
Contract
Gebruik hier ook weer de Erasmus code aangevuld met -S (voor Short Mobility)
Omschrijving
Erasmus+ Agreement student and staff short mobility
Ingangsdatum= 01-09 met jaartal van eerste collegejaar en Einddatum= 31-08 met jaartal van laatste collegejaar. Bijv. van 01-09-2024 t/m 31-08-2027 aangezien een contract wordt afgesloten voor de periode dat het huidige Erasmus programma loopt.
Contracttype
Erasmus KA-131
Contract status gaat automatisch op ‘Concept’
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Voorwaarden plaatsing
Kan gebruikt worden om interne of externe afspraken vast te leggen of te attenderen om welke BIP het gaat
PARTNERS
Koppel daarna de juiste instelling aan het contract - klik op + en zoek de instelling
De instelling kan niet worden gevonden als de partner niet op actueel JA staat (in 3208)
Wanneer wij het initiatief nemen vullen wij geen ‘Tekenbevoegde’ in. Dat wordt door het partnerinstelling gedaan. Wanneer het initiatief en concept contract vanuit een buitenlandse (partner) onderwijsinstelling is gekomen, kan het zijn dat zij er al voor getekend hebben.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
UITWISSELINGSAFSPRAKEN TOEVOEGEN
Ga naar menu 1.10.01
Richting
Inkomend en/of Uitgaand
Type mobiliteit
Staf onderwijs, staf training, student stage en student studie
Collegejaar vanaf en t/m, bijvoorbeeld 2025 t/m 2025 voor een collegejaar of vanaf 2025 t/m 2027 voor meerdere jaren
Aantal plaatsen en Aantal maanden voor studenten mobiliteit
LET OP: Kort verblijf/short mobility is minimaal 5 en maximaal 30 dagen = 1 maand
Aantal plaatsen en Aantal dagen voor staf mobiliteit
Vereist EQF-niveau is bijv. uitwisselen tussen Bachelor studenten of ook Master studenten
Deels virtueel?
Moet op Ja staan, omdat een BIP een programma is voor een korte blended mobiliteit die in samenwerking met partners wordt ontwikkeld en innovatieve manieren van leren, onderwijzen en online samenwerken gebruikt
Er zijn ook mogelijkheden om interne opmerkingen te plaatsen bij ‘Aanvullende informatie’ om bijv. duidelijk te maken dat bij inkomende studenten bepaalde exchange study programmes kunnen of gaan volgen. Bij ‘Uitwisselingsafspraken’ om bijv. duidelijk te maken dat wij alleen studenten het eerste semester kunnen sturen en naar een bepaalde campus.
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
TAAL- Aanbevolen taalvaardigheden
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken vind je de taal afspraken dat doe je per afspraak
Je kunt meerdere talen per afspraak registreren, maar ook bijv. EN-Engels voor inkomend en ES-Spaans voor uitgaand
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
ISCED CODE TOEVOEGEN
Menu 1.10.01
Onderaan de Uitwisselingsafspraken en naast de taal afspraak, vind je de ISCED code oftewel studie domein
Afgesproken is om op het hoogste niveau te registreren, wat het hoogste en wat een geldige ISCED met 4 cijfers is kun je hier vinden: https://ec.europa.eu/assets/eac/education/tools/iscedf/codes_en.htm
Ook hier kun je een interne opmerking plaatsen wanneer de partnerinstelling bijv. alleen kan uitwisselen op hun ISCED code 0413, omdat het bij hen anders georganiseerd is
Faculteiten en Opleidingen
Wordt niet ingevuld
Buitenlandse faculteiten
Moet door partner ingevuld, indien nodig
Vergeet niet tussendoor op te slaan!
Contract gaat naar de partner onderwijsinstelling via ACTIES > Stuur EWP-bericht
Maak eventueel aanpassingen door EWP-berichten naar elkaar te sturen en ondertekent oftewel keurt goed uiteindelijk na afstemming
En Avans 'tekent' ook of heeft al 'getekend', dat maakt het systeem niets uit maar maakt het contract uiteindelijk wél definitief. Dit wordt door CvB gedaan maar voordat het daar naar toe wordt gestuurd:
1) Is Tekenbevoegde van Avans ingevuld met Hammersma, Marjan (MJHAMMER)?
2) Zijn alle EWP berichten m.b.t. het contract verwerkt? Zo niet, dan moet dat eerst nog gebeuren
3) Is bij tabje Partners de 'Tekendatum' en 'Tekenbevoegde' ingevuld? Zo niet, ga dan na bij de partner instelling wie en wanneer of dat ze een IIA-APPROVAL-CNR kunnen sturen.
Let op: het goedkeuren heeft tot gevolg dat er een bericht verzonden zal worden naar de partner (zodra we aangesloten zijn op het EWP netwerk) en is voorbehouden aan gemandateerde(n).
Contract is afgesproken, ‘getekend’ en compleet.
Contractstatus komt op Definitief te staan zodra Avans en de partnerinstelling getekend heeft.
Het is niet vooraf bekend wie als eerste het IO-contract definitief goedkeurt: de partner of wij. Daarom zijn er twee statussen die tussen ‘Concept’ en ‘Definitief’ in van toepassing kunnen zijn: Ondertekend door partner en Ondertekend door ons.
Goedkeuren van een contract (IIA Approval)
Na goedkeuren van een contract (status Definitief) mogen alleen nog EWP-berichten met dezelfde hash code verwerkt worden.
PDF RAPPORT VAN IO-CONTRACT
Ga naar menu 9.1.61
Herziening van een contract (versies)
Contracten kunnen tijdens de looptijd herzien worden. Bijvoorbeeld omdat de partnerinstellingen meer of minder studenten willen gaan uitwisselen in de komende collegejaren. Een nieuwe contractversie kan op twee manieren ontstaan:
- op initiatief van ons: via de actie Nieuwe versie maken of
- op initiatief van de partner: door een ontvangen EWP-bericht voor het bestaande contract over te nemen in een nieuwe versie
De contractversies voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Een nieuwe versie kan alleen aangemaakt worden als de bestaande versie de status Definitief heeft. De nieuwe versie heeft dezelfde IIA-ID (unieke identificatie van het EWP-contract) als de bestaande versie. De nieuwe versie krijgt status Concept.
- Bij aanmaken van de nieuwe versie, mag de bestaande versie mag geen onverwerkte berichten meer hebben. Dat geldt ook als de nieuwe versie aangemaakt wordt op basis van een ontvangen EWP-bericht van de partner: eventuele oudere EWP-berichten moeten dus eerst verwerkt worden (bij de bestaande versie) voordat de nieuwe versie aangemaakt kan worden.
- Binnenkomende EWP-berichten voor bekende EWP-contracten (IIA-ID) worden automatisch opgeslagen bij de hoogste versie van het contract.
Als de hoogste versie van een contract verwijderd wordt, worden de bijbehorende berichten automatisch gekoppeld aan de voorgaande versie. Dit biedt de kans om deze berichten alsnog te verwerken in de voorgaande versie, bijvoorbeeld als de verwijderde hoogste versie per abuis is aangemaakt. De hoogste versie kan ook verwijderd worden, omdat de onderhandelingen met de partner op niets zijn uitgelopen en bijvoorbeeld besloten is om voorlopig de huidige contractversie te handhaven. In dat geval vormen de EWP-berichten dus alleen een historisch overzicht, zonder dat de inhoud verwerkt is in het contract. Verwerking in de huidige contractversie (status Definitief) is immers alleen mogelijk als de hash code van de berichten hetzelfde is als de hash code op het moment van wederzijds goedkeuren van het contract.