Doel: Hoe vraag je documenten op bij de student voor de verleningsaanvraag voor de verblijfsvergunning bij de IND (reguliere instroom studenten)
Voor wie: Medewerkers International Office die zich bezighouden met IND processen
Dit kan vanaf 3 maanden voor het aflopen van het verblijfsdocument (doorgaans is dat eind November).
Je gaat filteren om de juiste groep in beeld te krijgen: studenten van wie het verblijfsdocument (studie-momi) binnenkort afloopt.
Ga naar: 2.1 student - zoek (student - student - studentgegevens)
(1) Klik op uitgebreid zoeken om de volgende filters te vinden en in te vullen als volgt
(2) Let er op dat je de juiste data/jaartallen invult. De periode is ruim genomen, de meeste verblijfsvergunningen vervallen jaarlijks eind november
(3) Zoek
Houd dit venster geopend.
Het is geen gerelateerd proces dus moet het op een andere wijze opgestart worden dan gebruikelijk.
Open een nieuw venster met menu 2.3.02 Starten aanmelding (student - aanmelding opleiding - starten aanmeldingen)
(1) Zoek hier EEN STUDENT tegelijk op (met studentnummers uit het andere venster)
(2) Selecteer de regel met het huidige collegejaar (let op dat deze ook actief is - groen stoplicht)
(3) klik op de knop 'Actie: Starten aanmelding'
Nu verschijnt onderstaande pop-up scherm
(1) Zoek en selecteer (2) (3) het JUISTE proces
(4) Controleer goed of het juiste proces geselecteerd is en start de aanmelding
Er wordt nu automatisch een 'welcome' mail naar de student gestuurd. Als student niet eerder een aanmelding heeft gehad (en dus geen account heeft hiervoor) ontvangen ze in deze mededeling gelijk hun inloggegevens.
Het verwerkingsproces loopt nu hetzelfde als gebruikelijk tot aan het indienden van de aanvraag bij de IND.
Ga naar: 2.3.01 Aanmeldingen (Student - Aanmelden opleiding - Aanmeldingen)
(1) Toon werkvoorraad door het bolletje van 'Filters' te verplaatsen naar 'Werkvoorraad'
(2) Open de juiste werkbak onder 'openstaand' (let op juiste jaar). Alle studenten in de werkbak 'open' hebben voor het eerst documenten ingediend in dit proces.
(3) Selecteer een student om de aanvraag te zien door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Nu zit je in scherm 2.1.18. Let op dat je de juiste aanmeldregel geselecteerd hebt (1) en zet deze op 'in behandeling' (2) en klik op 'Opslaan' (3). Zodra je dit hebt gedaan zie je dat de velden onder 'Checklist: Dossier compleet?' invulbaar worden (4).
Nu verplaatst de student in de werkvoorraad van 'Open' naar 'In behandeling' De rubriekstatus (2) past nu telkens automatisch aan na het volgen van de onderstaande stappen, waarna de student dus ook in een andere bak in de werkvoorraad te zien zal zijn.
Vervolgens ga je van boven naar beneden alle documenten (bijlagen) controleren; deze herken je aan het onderstreepte bestand in de kolom 'Antwoord' (1).
Als je klikt op de onderstreepte documentnaam dan verschijnt het te beoordelen document in een nieuw tabblad.
(1) Klik je op het grijze bolletje voor de bijlage zodra je het document beoordeeld hebt. Nu verschijnt een popup 'Wijzig status'.
(2) Voldoet het document aan de gestelde eisen? Ja: zet de status in de popup op 'Afgehandeld' en klik op 'OK' -> Nu wordt het grijze bolletje groen.
Nee: Zie verderop.
(3) Vervolgens doe je hetzelfde met het grijze bolletje van de bovenliggende regel - de document-uitvraag.; zet de status in de popup op 'Afgehandeld'
Doe bovenstaande bij alle aangeleverde bijlages, behalve bij Proof payment (zie verderop).
Let op! Bij vraag over sufficient funds: indien er is gekozen voor optie 5: Other -> student mailen met vraag of optie 1,2,3,4, mogelijk is. Zo niet; documenten opvragen via mail <evt aanvullen met vervolgstappen>. Als student toch een andere optie wil zet je beide bolletjes bij 'Sufficient funds' op rood. Student kan nu een andere optie kiezen.
Voor Proof of Sufficient Funds is het belangrijk dat een statement in vreemde valuta of een equivalent van de waarde in Euro er op heeft staan of anders dat je zelf een screenshot opslaat van de omrekening naar Euro (via bijvoorbeeld deze website).
Als je alle bijlages hebt beoordeeld klik je op Opslaan.
Let op! Als een van de documenten al is afgehandeld maar er toch nog iets anders/extra moet worden geupload, zet je de bijlage eerst op 'Ingediend' en sla je het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet met feedback voor de student.
Proof of payment
Kijk in de bijlage of er voldoende is overgemaakt.
Als het overgemaakte bedrag te laag is; zet de grijze bolletjes op onvoldoende (rood) zoals hierboven omschreven, laat de student weten welk bedrag er nog moet worden betaald door een opmerking in de pop-up te plaatsen. Zie vervolg hieronder.
Voldoen de documenten niet aan de gestelde eisen?
(1) Zet status in de popup op 'Onvoldoende' en klik op 'OK'; het grijze bolletje wordt nu rood.
(1) Klik vervolgens op het grijze bolletje in de bovenliggende regel - de document-uitvraag. Er verschijnt nu wederom een pop-up.
(2) Zet deze ook op 'Onvoldoende'
(3) Geef aan waarom het document niet voldoende is en wat je precies mist - Let op: dit is wat de student te zien krijgt.
(4) Klik vervolgens op 'OK' en het grijze bolletje wordt rood.
Let op! Het kan zijn dat er bijvoorbeeld een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden. Zet de status van de upload dan op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende (met feedback voor de student).
(1) Er verschijnt nu een rode tekst: 'Niet gemelde afkeur'
(2) Klik rechtsboven op 'Acties'
(3) Klik op 'Terug naar aanvrager'. Nu veranderd 'Niet gemelde afkeur' naar 'Aanvrager moet opnieuw indienen'.
Er verschijnt nu een popup met termijnbewaking. Controleer of de genoemde termijn juist is (dit is standaard 7 dagen, soms is een kortere termijn nodig)
(4) Als de termijn aangepast moet worden doe dat dan eerst handmatig op eigen inzicht op enkele dagen later (3 dagen bijvoorbeeld).
(5) Klik op 'Bevestig termijnbewaking
(6) De rubriekstatus veranderd nu automatisch in 'terug naar student'.
In de werkvoorraad staat de student nu dus ook in die bak (Openstaand - IND.... - Dossier compleet? - Terug naar student).
Checklist: Dossier compleet?
Scroll vervolgens omlaag naar 'Checklist: Dossier compleet?' en handel de checklist items af zoals hieronder beschreven. Deze gegevens zijn niet zichtbaar voor de student.
- (1) 'Heeft de eerste persoon gecontroleerd?' en zet je deze op JA - nadat je alle documenten hebt goedgekeurd. Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd
- (2) 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd en is het dossier nu compleet?' en zet je deze op JA - nadat je als tweede controleur (ander persoon dan de eerste controle) alle documenten hebt goedgekeurd Let op! Alleen op JA zetten als alles is goedgekeurd!
- (3) 'Noteer hier je opmerking' Als je een opmerking hebt voor een collega kun je die hier wegzetten. Hier noteer je dingen zoals: opmerking over de bank statement, eventuele antecedenten, etc. Alles wat belangrijk is bij het controleren van de documenten of bij het indienen van de aanvraag.
(1) Selecteer de werkvoorraad bak 'Opnieuw ingediend' en zie rechts alle studenten die opnieuw documenten hebben ingediend die eerder waren afgewezen.
(2) Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Vervolgens kijk je welke vraag/bijlage geen groen bolletje heeft (maar grijs).
(1) Klik op de bijlage en controleert het nieuwe document
(2) Klik op het grijze bolletje en zet deze op 'afgehandeld' (groen) indien in orde en klik op 'OK'
(3) Als alles nu in orde is pas dan de Checklist velden aan.
Als er nog steeds documenten niet in orde zijn volg dan de stappen als eerder beschreven om het dossiers terug bij de student te leggen.
(4) Sla op.
Als de eerste controle op 'ja' staat in de checklist (5) veranderd de rubriekstatus (6) automatisch naar 'Tweede controle uitvoeren'
In de werkvoorraad staat de student nu dus ook in die bak (Openstaand - IND.... - Dossier compleet? - Tweede controle uitvoeren.
Je gaat een reeds beoordeeld dossier dubbelchecken en indienen bij de IND.
Let op! Als jij degene bent die de 1e controle heeft gedaan, mag je de 2e check niet doen!
(1) Selecteer de werkvoorraad bak 'Tweede controle uitvoeren' en zie rechts alle studenten van wie het dossier door de 1e controleur is gechekt die alle documenten als afgehandeld heeft beoordeeld.
(2) Selecteer een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
Dubbelcheck alle aangeleverde documenten (bijlagen) - Deze staan dus al op groen! (1)(2)(3).
Let op! Als een van de documenten toch niet voldoende blijkt, zet je de bijlage en de bovenliggende regel eerst op 'Ingediend' en sla het op voordat je deze op 'Onvoldoende' zet. Zet in dit geval de status van de upload eventueel op afgehandeld en enkel de vraag op onvoldoende om deze, onvoldoende, upload wel te behouden. Bijvoorbeeld in het geval dat er een extra document nodig is maar het huidige document ook behouden moet worden.
(4) Als alles klopt zet je 'Heeft de tweede persoon gecontroleerd..' op 'Ja' en sla op. Nu wordt automatisch de mededeling IO-IND-REG-COM verstuurd.
(5) Rubiekstatus veranderd nu naar 'Tweede controle akkoord'.
(6) Status en besluit in de aanmeldregel (bovenin) veranderen nog NIET. Dit wijzigt pas bij de RETURN (zie verderop in deze instructies).
(7) Doe daarna de aanvraag bij de IND via DVS: Osiris scherm 2.1.88 (Studentgegevens - Aanvragen en wijzigingen IND).
Alle documenten die (mogelijk) geupload moeten worden bij de IND aanvraag MOETEN in PDF format (bijvoorbeeld het paspoort en de antecedentenverklaring). Anders lukt het niet het document te uploaden. Dus waar nodig moet een document handmatig omgezet worden naar PDF.
Om te zien of de IND nieuwe dossiers heeft ingewilligd bekijk je scherm 2.1 (Student - Student - Studentgegevens).
(1) Kies bij Zoeken bovenaan het filter 'IND inwilliging (faculair)'. Dit filter is voor alle studenten, dus ook exchange, de werkwijze is het zelfde.
Pas de filters aan zoals op de afbeelding aangegeven.
(2) Let op dat er een juiste datum is ingevuld: 'van' is de datum waarop het filter voor het laatst gedraaid is en 'tot' moet in ieder geval later zijn dan de dag waarop je het filter draait.
(3) Maak het filter 'mededeling niet aangemaakt voor student' leeg. Dit omdat studenten soms meermaals een verlengingsaanvraag kunnen hebben en dus een voorgaand jaar/semester deze mededeling al ontvangen kan hebben.
(4) Voeg de velden 'aanvraag/wijziging' en 'soort' toe via uitgebreid zoeken (5) - onder 'Aanvragen IND'
(5) Klik op zoeken en zie rechts de lijst met alle studenten die door de IND zijn ingewilligd in de aangegeven periode, dus ook wellicht ook studenten die al bericht hebben ontvangen.
(2) Pas de datum telkens aan na het bijwerken van het gedraaide filter zodat de 'van' datum de datum is dat je het filter draait en bijwerkt.
(6) Vergeet dit niet op te slaan bij beheer 'opslaan' (niet 'opslaan als').
Ga naar de aanmeldregel van de bovenste student in het lijstje.
(1) Selecteer de juiste regel
(2) Selecteer de rubriekstatus 'Verlenging ingewilligd'. Staat dit al ingevuld, dan hoef je verder niks te doen.
(3) Sla op
Nu springt het besluit bovenin (4) automatisch op ' voorwaardelijk toegekend' en wordt de mededeling IO-IND-VRL-APPR verstuurd. Hierin staat het bericht dat de aanvraag door de IND is ingewilligd, met vervolgstappen voor de student.
Werk verder het lijstje van studenten van het filter 'IND inwilliging' af.
Als de student gestart is met het onderwijs ontvangen we nog graag een kopie van de verblijfsvergunning.
(1) Selecteer in menu 2.3.01, de werkvoorraad, bak 'Verlenging ingewilligd', zie rechts alle studenten van wie het dossier eerder is ingewilligd en selecteer iedereen.
(2) Klik op Acties en selecteer 'Rubriek toepassen of verwijderen'.
Selecteer de juiste rubriek, RETURN, en kies voor toepassen. Klik vervolgens op uitvoeren.
Je krijgt een waarschuwing, omdat de dossiers op voorwaardelijk toegekend staan.
(1) Klik op negeer waarschuwing
De actie is gekoppeld aan mededeling IO-IND-REG-RET, deze wordt automatisch verzonden naar de student.
De student blijft in dezelfde werkvoorraad bak staan.
(1) Zodra een student een document heeft geupload voor het RETURN stuk, komen deze in de werkvoorraad onder 'In behandeling' te staan.
(2) Selecteer rechts een student door op het zwarte pijltje voor het studentnummer te klikken.
(1) Hier zie je net boven de checklist de nieuwe rubriek 'Formulier: Uploads bij ontvangst nieuw pasje' met daarbij de nieuwe upload(s). Handel af zoals eerder beschreven.
Als enkel één van de twee kanten is aangeleverd keur je het document goed maar keur je de vraag af en vraag je om een upload van de missende kant.
Ook als het document slecht leesbaar oid is keur je het af.
(1) Als je de regel(s) afkeurd (rood bolletje) en het dossier opslaat krijg je weer dezelfde waarschuwing als bij het toepassen van de rubriek. Deze kun je wederom negeren.
Verveeg vervolgens het dossier niet terug bij de student te leggen:
(2) Klik op Acties en vervolgens op 'terug naar student'
(3) Zet de termijn bewaking handmatig op 3 dagen vooruit
(4) Bevestig termijnbewaking
Let bij testen erop dat dit stuk alleen als afgehandeld kan worden opgeslagen als de student een mailadres heeft 'bij instelling' (zie Personalia). Anders krijg je deze foutmelding.
Als alles in orde is en de bijlage(n) en vraag op afgehandeld staan (groene bolletjes) sla het dossier dan op zoals normaal.
Nu komt zowel de rubriekstatus als de status van de aanmeldregel automatisch op 'Afgehandeld' en besluit op 'Toegekend', en wordt mededeling IO-IND-REG-FIN automatisch verstuurd naar de student.
Het proces is nu volledig afgerond.
Voor meer informatie over de werkvoorraad, zie Werkvoorraad bekijken