Doel: hoe kun je Erasmus Learning Agreements beoordelen voor uitgaande studenten
Voor wie: academiemedewerkers/buitenland coördinatoren
Medewerkers van academies met de juiste rechten zien een Tegel op de Home pagina van Osiris om Erasmus Learning Agreements te beoordelen.
Dit is de laatste stand van zaken en door op ‘Ingediend’ of ‘Afgekeurd door partner’ te klikken, kom je meteen bij de studenten die het betreft.
Dan moet je het student voor student bekijken
Van wanneer tot wanneer (daadwerkelijke aanwezigheid voor studie buitenland), partner school, taalniveau, contactpersoon partner school
‘Osiris-programma’ is wat de uitgaande student mist binnen Avans en ‘Partnerprogramma’ geeft de student aan wat ze daar willen gaan volgen.
Verder kan er ook een interne aantekening worden gemaakt, kocht het nodig zijn
Bovenaan bij ‘Acties’ kan een academie uiteindelijk o.a. het Learning Agreement Afkeuren of Goedkeuren
Keur je deze af?
Door de regel aan te merken van het vak, de cursus wat je wil afkeuren en daarna op Acties te klikken met Afkeuren krijg je bovenstaande melding. Vergeet niet om eerst ‘Commentaar / opmerking’ vanuit de academie te maken en ‘Contactpersoon’ in te vullen.
Klik je op JA dan gaat het vervolgens terug naar de student. E-mail (zie Osiris > Mededeling) verstuurd:
Dear student,
The status of your Learning Agreement is <status LA>.
Remarks from our side:
<commentaar-eigen-opleiding>
Remarks from the partner institution:
<commentaar-partner>
You can check your Learning Agreement using OSIRIS Student.
Best regards,
This is an automatically sent e-mail. It is not possible to reply to this e-mail.
Voorbeeld van zo'n mail:
Dear student,
The status of your Learning Agreement is Rejected.
Remarks from our side:
Digitaal boekhouden heb je al gehad bij Avans
Remarks from the partner institution:
You can check your Learning Agreement using OSIRIS Student.
Best regards,
This is an automatically sent e-mail. It is not possible to reply to this e-mail.
Student maakt de aanpassing en academie ziet het daarna weer in de tegel > Ingediend voor verdere afhandeling.
Bij goedkeur na afkeur: vergeet niet het commentaar te verwijderen, waardoor deze in eerste instantie was afgekeurd anders blijft dat zichtbaar voor de student.
Klik je op JA dan gaat het vervolgens terug naar de student. E-mail (zie Osiris > Mededeling) verstuurd:
Dear student,
The status of your Learning Agreement is <status LA>.
Remarks from our side:
<commentaar-eigen-opleiding>
Remarks from the partner institution:
<commentaar-partner>
You can check your Learning Agreement using OSIRIS Student.
Best regards,
This is an automatically sent e-mail. It is not possible to reply to this e-mail.
Voorbeeld van zo'n mail:
Dear student,
The status of your Learning Agreement is Approved.
Remarks from our side:
Remarks from the partner institution:
You can check your Learning Agreement using OSIRIS Student.
Best regards,
This is an automatically sent e-mail. It is not possible to reply to this e-mail.
In sommige gevallen is het nodig om een PDF te maken van de Learning Agreement en deze te sturen naar de student. Hier vind je de werkinstructies.
Status (Learning Agreement) wijzigen = Learning Agreement DURING
Wanneer student de academie laat weten dat partner onderwijsinstelling niet akkoord is de veranderingen en commentaar moet worden doorgegeven aan academie.
Commentaar invullen in Osiris en bij ACTIES Status wijziging Afgekeurd door partner registreren
Klik op ACTIES
LET OP: in principe is dit alleen bedoeld voor de non-EU Learning Agreements: Afkeuren en Goedkeuren Learning Agreement doen wij als thuisinstelling (Avans) en bij de Actie 'Status Learning Agreement wijzigen' is ‘Goedgekeurd’ nadat partner ook definitief is. Je kunt dit echter ook gebruiken als workaround indien de communicatie via EWP (digitaal) niet goed is verlopen. Je kunt dan afkeuren of goedkeuren namens de partner. Gebruik dan ook het commentaarveld van de partner.
Student dient aangepaste LA oftewel Wijzigingsvoorstel (opnieuw) in via OSIRIS student.
Bij ‘Afgekeurd door partner’ krijg je een Mutatieverslag en de ‘waarschuwing’ Commentaar partner is niet ingevuld.
Status (Learning Agreement) wijzigen
Commentaar weghalen in Osiris en bij ACTIES Status wijziging Goedkeuren registreren(?)
Mutatieverslag geeft ‘Opmerking’. Dit kan pas wanneer Avans weer ‘Goedkeuren Learning Agreement’ heeft gedaan.
Commentaar weghalen in Osiris en bij ACTIES Status wijziging Definitief
Student ontvangt Mededeling genaamd ‘Status update for your Learning Agreement’:
Dear student,
The status of your Learning Agreement is Approved.
Bij Student > Buitenland > Learning Agreement zie je een ‘Changes Proposal’ oftewel Wijzigingsvoorstel Learning Agreement als Definitief geregistreerd staan:
Hieronder nog even het proces en de volgorde en de verschillende statussen welke een Learning Agreement kan hebben:
Het Learning Agreement kent de volgende statussen richting de student:
1. CO – Concept (Concept)
2. IN – Ingediend (Submitted)
3. AO – Afgekeurd (Rejected)
4. GO – Goedgekeurd (Approved)
5. AP – Afgekeurd door partner (Rejected by partner)
6. DE – Definitief (Final)
Na goedkeur door beide partners hebben we te maken met de volgende statussen:
